Todos los activos que posee una empresa, desde vehículos y maquinaria pesada hasta hardware informático y licencias digitales, tienen un valor que debe supervisarse, gestionarse y optimizarse cuidadosamente. Un Sistema de Gestión de Activos (SGA) proporciona la estructura y el marco digital necesarios para hacerlo eficientemente. |  |
¿Qué es un sistema de gestión de activos?
Un AMS es una combinación de software, procesos y tecnologías diseñadas para supervisar y controlar los activos a lo largo de su ciclo de vida. Los activos pueden ser físicos (vehículos, maquinaria, instalaciones), digitales (licencias, documentos, archivos multimedia) o financieros (inversiones, arrendamientos). El objetivo es maximizar el valor, el rendimiento y la longevidad, minimizando al mismo tiempo los riesgos y los costos.
Un sistema de gestión de activos bien implementado centraliza los datos de los activos en una única plataforma, lo que permite a los equipos optimizar el uso, reducir el desperdicio y cumplir con las normas operativas, legales y financieras. Las organizaciones que carecen de estos sistemas a menudo se enfrentan a silos de datos, compras redundantes, mantenimientos omitidos y riesgos de incumplimiento. Un CMMS moderno permite a las organizaciones... Realice un seguimiento y optimice los activos con un potente software de gestión, mejorando la visibilidad y reduciendo el tiempo de inactividad.
Tipos de sistemas de gestión de activos
La elección del sistema adecuado depende de la naturaleza de sus activos, ya sean físicos, digitales, de TI o de toda la empresa. Descubra si CMMS o EAM para seguimiento de activos Se adapta mejor a los objetivos de su empresa. A continuación, se detallan los tipos principales, sus propósitos y casos de uso comunes:
| Tipo | Descripción | Casos de uso principal | Industrias |
|---|---|---|---|
| Gestión de activos físicos | Se centra en el seguimiento, servicio y mantenimiento de activos tangibles como maquinaria, equipos, vehículos y edificios. | Mantenimiento preventivo, seguimiento del ciclo de vida, gestión de la depreciación | Manufactura, logística, salud, construcción, bienes raíces |
| Gestión de activos digitales (DAM) | Organiza, almacena, recupera y distribuye archivos digitales como logotipos, vídeos, PDF y fotos. Garantiza la coherencia de la marca y optimiza el flujo de trabajo. | Intercambio de contenido, control de versiones, gestión de derechos | Marketing, publicidad, publicaciones, medios, diseño. |
| Gestión de activos de TI (ITAM) | Administra software, hardware y equipos de red. Monitorea el uso, supervisa las licencias y garantiza el cumplimiento de la seguridad. | Seguimiento de licencias, auditorías de dispositivos, planificación del ciclo de vida | Tecnología, educación, servicios financieros, TI corporativa |
| Gestión de activos empresariales (EAM) | Proporciona una visión completa de los activos físicos en múltiples sitios y departamentos. Incluye funciones de CMMS y herramientas de planificación estratégica de activos. | Planificación de capital, mantenimiento a gran escala, análisis de rendimiento | Servicios públicos, petróleo y gas, transporte, sector público |
10 características y capacidades clave de un sistema de gestión de activos
Un AMS de alto rendimiento hace mucho más que simplemente controlar el inventario. A continuación, se detallan las funciones más valiosas de un AMS moderno, junto con ejemplos de su aplicación práctica.
1. Base de datos de activos centralizada
En el corazón de cualquier AMS se encuentra una única fuente de información: un repositorio digital centralizado para todos los activos de la organización. Cada registro de activos puede incluir:
- Números de serie e identificaciones
- Marca/modelo, proveedor y detalles de compra
- Estado y vencimiento de la garantía
- Ubicación de activos (vinculada al GPS o a los planos del edificio)
- Personal asignado
- Última fecha de servicio, próximo mantenimiento debido
- Fotografías, planos y documentos
Ejemplo: Un administrador de instalaciones que supervisa 14 ubicaciones puede ver todas las unidades HVAC en un solo tablero, comparar datos de tiempo de ejecución y rastrear el historial de servicio en todos los edificios.
2. Programación de mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo (MP) reduce las averías, prolonga la vida útil de los activos y mejora la seguridad. Las plataformas AMS permiten a las organizaciones programar órdenes de trabajo recurrentes según:
- Intervalos de tiempo (por ejemplo, cada 90 días)
- Métricas de uso (por ejemplo, después de 1,000 horas de funcionamiento)
- Inspecciones basadas en calendario (por ejemplo, controles de cumplimiento anuales)
Los cronogramas de PM se pueden automatizar, asignar a técnicos específicos y realizar un seguimiento hasta su finalización.
Ejemplo: Un administrador de flota recibe una alerta de que un camión de reparto se acerca a su próximo cambio de aceite, según el kilometraje. Se genera automáticamente una orden de trabajo con las piezas necesarias listadas con antelación.
3. Gestión de órdenes de trabajo
Eficiente gestión de órdenes de trabajo El seguimiento es esencial tanto para el mantenimiento planificado como para el no planificado. Un AMS admite:
- Creación, priorización y asignación de órdenes de trabajo
- Costos de mano de obra y materiales estimados vs. reales
- Notas del técnico, registros de tiempo y archivos adjuntos (por ejemplo, fotos)
- Seguimiento del estado (abierto, en progreso, completado, vencido)
Ejemplo: Durante un corte de energía, un técnico usa una tableta para acceder al registro de activos de un generador, verifica su historial de reparaciones y completa una orden de trabajo en el sitio con fotos anotadas.
4. Control de inventario y repuestos
La disponibilidad de repuestos puede determinar el tiempo de respuesta del mantenimiento. Los sistemas AMS conectan los activos con los componentes necesarios y rastrean:
- Niveles de existencias por ubicación
- Umbrales de reorden y plazos de entrega
- Historial de compras y proveedores preferidos
- Relaciones entre piezas y activos (por ejemplo, filtros para máquinas específicas)
Ejemplo: Un fabricante recibe una alerta cuando su stock de sellos hidráulicos está por debajo del límite de reposición. Se activa automáticamente un reordenamiento del proveedor preferente.
5. Integración de códigos de barras, códigos QR y RFID
Las plataformas AMS agilizan las auditorías físicas y los registros de entrada y salida mediante:
- Lectores de códigos de barras y QR a través de dispositivos móviles
- Etiquetas RFID para escaneo de proximidad automatizado
- Funcionalidad NFC de registro táctil para técnicos en el campo
Ejemplo: En un distrito escolar, cada activo informático (por ejemplo, las computadoras portátiles de los estudiantes) está etiquetado con un código de barras. Las auditorías de inventario pueden completarse en horas en lugar de semanas.
6. Acceso móvil para técnicos de campo
El personal de mantenimiento no puede permitirse volver a un escritorio para actualizar los registros. La funcionalidad móvil les permite:
- Acceda a los registros de activos en tiempo real
- Enviar órdenes de trabajo desde el campo
- Escanee códigos de barras y registre reparaciones al instante
- Captura fotos y notas directamente en el sistema
Las funciones de AMS móvil mejoran los tiempos de respuesta, reducen el papeleo y garantizan la precisión.
Ejemplo: Un administrador de propiedades inspecciona una unidad HVAC con fugas, registra un nuevo problema a través del móvil y asigna la reparación a un contratista, todo desde el sitio.
7. Informes y paneles personalizables
El análisis es donde AMS se convierte en una herramienta estratégica. Los gerentes y ejecutivos pueden generar información en tiempo real mediante:
- Paneles personalizados por departamento, ubicación o clase de activo
- KPI como el tiempo de inactividad por activo, el costo por reparación y el ROI
- Registros de auditoría e informes de cumplimiento de mantenimiento
- Previsión de tendencias para la planificación presupuestaria
Ejemplo: El director financiero utiliza el AMS para ver los costos de reparación mensuales por ubicación e identificar qué sitios tienen los gastos de mantenimiento no planificados más altos.
8. Roles y permisos de usuario
Los datos confidenciales de los activos deben protegerse. Los sistemas AMS permiten a los administradores definir:
- Ver/editar/eliminar permisos por rol (por ejemplo, técnico vs. finanzas)
- Alcance de acceso por clase de activo, ubicación o equipo
- Registro de actividades para trazabilidad
Ejemplo: Un proveedor de mantenimiento externo puede ver las órdenes de trabajo asignadas, pero no puede ver otros activos de la empresa ni datos financieros.
9. Cumplimiento y preparación para auditorías
Industrias como la atención médica, la manufactura y el procesamiento de alimentos requieren un estricto cumplimiento de las normas regulatorias. Un AMS ayuda...
- Registrar toda la actividad de mantenimiento con marcas de tiempo y firmas
- Programación de inspecciones obligatorias
- Adjuntar certificados de cumplimiento a los registros de activos
- Generación de informes de auditoría formateados en segundos
Ejemplo: Un ingeniero biomédico de un hospital utiliza el sistema para generar un informe de inspección completo de 200 bombas de infusión para una auditoría de la Comisión Conjunta.
Explora cómo un CMMS para estadios mejora la eficiencia y el cumplimiento.
10 Integración de sistema
Las plataformas AMS funcionan mejor cuando se integran con su infraestructura tecnológica existente. La mayoría de los sistemas ofrecen integraciones con:
- ERP (por ejemplo, SAP, Oracle) para finanzas y adquisiciones
- MES para programación de producción y datos de máquinas
- SCADA/IoT para monitorización de equipos en tiempo real
- Sistemas de recursos humanos y tickets para la asignación y soporte de activos
Ejemplo: Una empresa de servicios de agua integra su sistema de gestión de aguas residuales (AMS) con sensores IoT en su infraestructura de tuberías. Las alertas del sistema SCADA activan órdenes de trabajo automatizadas en el AMS cuando se detectan anomalías.
Beneficios de implementar un sistema de gestión de activos
A continuación se presentan los resultados más impactantes que las organizaciones experimentan después de implementar un AMS moderno:
| Beneficio | Descripción detallada |
|---|---|
| Reducción del tiempo de inactividad no planificado | Previene fallas costosas y disruptivas de los equipos al automatizar tareas de mantenimiento preventivo, generar alertas para señales tempranas de deterioro y permitir que los equipos de mantenimiento intervengan antes de que los problemas se agraven. |
| Mayor longevidad de los activos | Maximiza la vida útil del equipo al garantizar que el servicio se realice en intervalos óptimos según los datos de uso, las condiciones ambientales y las recomendaciones del fabricante, lo que ayuda a diferir importantes inversiones de capital. |
| Control de costos y presupuesto de mantenimiento | Proporciona visibilidad granular del gasto en mano de obra, repuestos, proveedores y activos individuales. Ayuda a pronosticar presupuestos futuros, comparar gastos reales con los previstos e identificar áreas de alto costo para intervenciones estratégicas. |
| Estandarización en todas las instalaciones o departamentos | Implementa flujos de trabajo de mantenimiento uniformes, documentación y protocolos de inspección en todos los sitios o equipos, lo que garantiza la coherencia en la prestación del servicio, simplifica el cumplimiento y permite una evaluación comparativa del rendimiento confiable. |
| Cumplimiento normativo y reducción de riesgos | Realiza un seguimiento de las inspecciones, certificaciones y registros de mantenimiento para cumplir con los requisitos de cumplimiento de los organismos reguladores (p. ej., OSHA, FDA, ISO). Reduce el riesgo de multas por incumplimiento y mejora la preparación para auditorías. |
| Mayor productividad del equipo | Minimiza el tiempo dedicado a la entrada manual de datos, la coordinación de tareas y el seguimiento en papel al digitalizar la gestión de órdenes de trabajo, lo que permite la finalización de tareas móviles y mejora el acceso de los técnicos a los datos históricos y los procedimientos operativos estándar. |
| Planificación mejorada de inventario y adquisiciones | Alinea las compras con los datos de consumo en tiempo real, lo que ayuda a prevenir la falta de existencias o el exceso de inventario. Monitorea las tendencias de uso de piezas, identifica artículos obsoletos y facilita las compras consolidadas para ofrecer mejores condiciones a los proveedores. |
| Soporte de decisiones en tiempo real | Proporciona a los gerentes y ejecutivos paneles de control en vivo que muestran el estado de los activos, las tareas abiertas, los indicadores de riesgo y las métricas financieras, lo que permite tomar decisiones rápidas e informadas sobre la asignación de recursos, reparaciones y planificación de capital. |
| Ganancias en sostenibilidad y eficiencia energética | Permite el seguimiento del consumo energético, las emisiones y las prácticas de eliminación de activos. Identifica equipos ineficientes, facilita la planificación de reemplazos y contribuye a iniciativas ESG o de sostenibilidad más amplias. |
| Colaboración mejorada entre departamentos | Centraliza los datos de activos para que los equipos de operaciones, finanzas, TI, cumplimiento normativo y compras puedan trabajar desde el mismo sistema. Mejora la coordinación entre equipos, reduce la duplicación de esfuerzos y agiliza las aprobaciones. |
eWorkOrders – Una solución completa de gestión de activos y mantenimiento
eWorkOrders Es un sistema de gestión de activos y CMMS basado en la nube que ofrece funcionalidades de nivel empresarial con la simplicidad y flexibilidad que necesitan los equipos medianos. Aproveche el CMMS para... optimizar la producción del equipo. Habilitar seguimiento remoto de activos y generación de informes de mantenimiento mediante herramientas CMMS en la nube. Con clientes en los sectores de la manufactura, la salud, el gobierno, el sector inmobiliario y la educación, eWorkOrders se ha ganado una reputación por combinar facilidad de uso con profundas capacidades de configuración y un sólido soporte al cliente.
A diferencia de los sistemas tradicionales que requieren una infraestructura de TI compleja y largos plazos de implementación, eWorkOrders Se puede configurar rápidamente, requiere una capacitación mínima y se adapta a su negocio, ya sea que administre 100 activos o 100,000 XNUMX en varios sitios.
CARACTERÍSTICAS PRINCIPALES
- Seguimiento del ciclo de vida de los activos: Adquisición de registros, garantía, mantenimiento, uso y retiro en un solo lugar.
- Mantenimiento preventivo: Automatice los cronogramas de mantenimiento preventivo en función del tiempo, el uso o la condición, lo que reduce el tiempo de inactividad y los costos de reparación.
- Órdenes de trabajo: Cree, asigne y complete tareas con acceso móvil, carga de fotografías y seguimiento de piezas.
- Compatibilidad con dispositivos móviles y códigos QR: Escanee los activos en el campo para ver el historial o registrar actualizaciones al instante, incluso sin conexión.
- Gestión de inventario y proveedores: Realice un seguimiento de las piezas de repuesto, administre las órdenes de compra y vincule a los proveedores con activos específicos.
- Informes y paneles: Obtenga KPI en tiempo real, informes de costos, registros de auditoría y métricas de rendimiento de activos.
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Conclusión
Un Sistema de Gestión de Activos (SGA) es más que una simple herramienta para el seguimiento de equipos: es la base para operaciones más inteligentes. Al automatizar el mantenimiento, estandarizar procesos, mejorar la visibilidad y apoyar la planificación estratégica, un SGA ayuda a las organizaciones a reducir costos, prolongar la vida útil de los activos y mejorar el rendimiento del equipo. También desempeña un papel fundamental en el cumplimiento de las normas de cumplimiento y los objetivos de sostenibilidad.
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FAQs
¿Qué es un sistema de gestión de activos?
Un sistema de gestión de activos es una plataforma digital que ayuda a las organizaciones a rastrear, gestionar y mantener sus activos físicos y digitales a lo largo de su ciclo de vida. Centraliza los datos de los activos, automatiza los programas de mantenimiento y proporciona visibilidad en tiempo real del rendimiento, el uso y los costes. El sistema es compatible con múltiples departamentos, como operaciones, finanzas y cumplimiento normativo, garantizando la disponibilidad, fiabilidad y preparación para auditorías de los activos. Gracias a sus informes e integraciones avanzados, también facilita una mejor planificación del capital y la asignación de recursos.
¿Cuáles son los 3 tipos principales de gestión de activos?
Los tres tipos principales son la Gestión de Activos Físicos, la Gestión de Activos Digitales (GAD) y la Gestión de Activos de TI (GIT). La GAD se centra en el seguimiento de equipos, edificios e infraestructura para optimizar el tiempo de actividad y el mantenimiento. Los sistemas GAD se utilizan para almacenar y controlar contenido digital, como imágenes, vídeos y archivos de diseño, generalmente en entornos creativos o de marketing. La GIT está diseñada para gestionar hardware, licencias de software e infraestructura de TI, garantizando el cumplimiento normativo, la seguridad y el control del ciclo de vida.
¿Cuál es un ejemplo de un sistema de gestión de activos?
eWorkOrders Es un ejemplo ampliamente utilizado de un sistema de gestión de activos que combina el seguimiento de activos, la automatización del mantenimiento, el registro de cumplimiento normativo y la gestión de inventario en una única plataforma basada en la nube. Es compatible con diversos sectores, como la manufactura, la sanidad y la administración pública, ofreciendo acceso móvil, escaneo de códigos QR e informes en tiempo real. Gracias a su interfaz intuitiva y escalabilidad, ayuda tanto a pequeños equipos como a grandes empresas a optimizar sus operaciones y reducir los costes relacionados con los activos. Su sólida compatibilidad e integración lo convierten en una opción práctica para organizaciones con infraestructura en crecimiento.
¿Cuáles son las 5 P de la gestión de activos?
Las 5 P de la gestión de activos son Planificación, Personas, Procesos, Rendimiento y Políticas. La planificación garantiza que los objetivos de los activos se alineen con la estrategia organizacional y las necesidades futuras. Las personas se refieren a los roles y responsabilidades de quienes gestionan y utilizan el sistema. Los procesos definen cómo se adquieren, mantienen y eliminan los activos de forma estructurada y repetible. El rendimiento mide si los activos generan el valor esperado, mientras que las políticas establecen las reglas de gobernanza que garantizan la rendición de cuentas, el cumplimiento normativo y la coherencia de los estándares.
¿Aún tienes preguntas sobre la implementación, las etiquetas o los programas de mantenimiento? Consulta nuestra Sección de preguntas frecuentes sobre gestión de activos.
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