Programe una demostración gratuita
Sin compromiso • Toma menos de un minuto
Captura de firma digital para CMMS
Captura de firma Se trata de una función del sistema CMMS que recopila una firma electrónica con marca de tiempo directamente en una lista de verificación de una orden de trabajo, ya sea de un técnico, supervisor, operador o cliente, y la almacena permanentemente en el registro como prueba documentada de que el trabajo fue autorizado, realizado o aceptado.
Si un inspector solicitara ver el registro firmado de una orden de trabajo cerrada el martes pasado, ¿cuánto tiempo tardaría en proporcionarlo y seguiría siendo legible? eWorkOrders Sustituye las firmas manuscritas, las hojas de aprobación en papel y los PDF escaneados por firmas digitales capturadas directamente en la lista de verificación de la orden de trabajo. Cada firma tiene fecha y hora, está vinculada al firmante y se almacena permanentemente en la orden de trabajo, pudiendo recuperarse en cualquier centro, año o auditoría.
Una firma manuscrita en una orden de trabajo en papel es un pasivo que aún no ha auditado. Una firma digital en eWorkOrders es la evidencia.
¡Los clientes nos aman!
Características de captura de firma en eWorkOrders
Cada sección a continuación describe qué hace la función y cómo funciona. eWorkOrders.
Recopile firmas en cualquier dispositivo con pantalla táctil, directamente en la lista de verificación de la orden de trabajo.
Los técnicos, supervisores, operarios o clientes firman directamente en la lista de verificación de la orden de trabajo utilizando cualquier teléfono, tableta o computadora con pantalla táctil iOS o Android. La firma se captura como una imagen y se almacena en el registro de la orden de trabajo. No se imprime, escanea ni archiva ningún formulario en papel.
Cada firma se captura con una marca de tiempo automática y el nombre del firmante. Las firmas permanecen en el orden de trabajo como parte de la lista de verificación completada, pasando a formar parte del registro permanente del trabajo.
Configurar varios puntos de firma en una sola lista de verificación
Listas de verificación en eWorkOrders Se puede configurar con múltiples pasos de firma: autorización previa al trabajo antes de que un técnico ingrese a un área restringida, finalización del trabajo por parte del técnico al terminar, verificación del supervisor antes del cierre y aceptación del cliente para el trabajo realizado por la empresa de servicios. Cada firma pasa a formar parte del registro de la lista de verificación completada en la orden de trabajo.
Las listas de verificación se pueden configurar para que se carguen automáticamente en tipos específicos de órdenes de trabajo, de modo que los mantenimientos preventivos, las calibraciones, los permisos de trabajo en caliente o las inspecciones incluyan los pasos de firma correctos de forma predeterminada. Cualquier lista de verificación también se puede agregar manualmente a cualquier orden de trabajo cuando un trabajo necesita una aprobación adicional. Esto admite documentación de cumplimiento requisitos que exigen firmas de autorización y verificación por separado.
Exportar las órdenes de trabajo firmadas como registros PDF listos para la inspección.
Cada orden de trabajo firmada en eWorkOrders Se puede exportar como un PDF formateado que contiene los detalles del trabajo, la lista de verificación completada, las piezas utilizadas, el tiempo de mano de obra, las fotos adjuntas y todas las firmas con marcas de tiempo. La exportación está formateada para la revisión del inspector; no se trata de un volcado de datos sin procesar.
Cuando un regulador, auditor, compañía de seguros o abogado solicita un registro firmado específico, este puede recuperarse y exportarse en segundos desde el módulo de informes — por número de orden de trabajo, rango de fechas, activo o técnico. Sin carpetas, sin archivadores, sin archivos PDF escaneados que revisar.
![Maintenance manager reviewing completed work orders on the eWorkOrders CMMS dashboard](https://eworkorders.com/eworkorders/wp-content/uploads/signature-capture-biilt-signature.webp")
Incorpore los requisitos de firma en la lista de verificación, no en la memoria.
In eWorkOrdersLos requisitos de firma se incluyen en la lista de verificación. Cuando una lista de verificación incluye un paso de firma, quien la completa lo percibe como parte del trabajo, no como algo que deba recordar posteriormente. La lista de verificación hace que la firma sea visible y esperada.
Las listas de verificación se pueden configurar para que se carguen automáticamente en las órdenes de trabajo de un tipo determinado (calibraciones, mantenimientos preventivos, permisos de trabajo en caliente, inspecciones de seguridad), de modo que los pasos de firma correctos aparezcan por defecto. Cualquier lista de verificación también se puede agregar manualmente a cualquier orden de trabajo cuando un trabajo específico necesita una aprobación adicional. Los gerentes pueden revisar el trabajo completado y las firmas desde la Afiliados sin perseguir papeles.
¿Qué es la captura de firmas en un CMMS?
Captura de firma es la capacidad del CMMS que registra una firma electrónica en un orden de trabajo La lista de verificación, recopilada en una pantalla táctil por un técnico, supervisor, operador o cliente, se guarda permanentemente en el registro con la fecha y hora y el nombre del firmante. En industrias reguladas, es el componente que convierte una acción de mantenimiento en un registro documentado. En cualquier industria, marca la diferencia entre «estamos bastante seguros de que el trabajo se realizó» y «aquí está el registro firmado, con la fecha y hora y el nombre de la persona que lo verificó». La falta de registros de auditoría, los registros electrónicos sin firmar y los controles débiles de firma electrónica fueron algunos de los principales hallazgos citados en el 61 % de las cartas de advertencia de la FDA en 2021, lo que convierte a esta en la deficiencia de documentación más importante en el mantenimiento regulado.
Para los responsables de mantenimiento en industrias reguladas (farmacéutica, alimentaria y de bebidas, de dispositivos médicos, sanitaria y aeronáutica), la firma digital es imprescindible. Las normas 21 CFR Parte 11, ISO 9001, ISO 13485, OSHA PSM y Joint Commission exigen la firma documentada de las actividades de mantenimiento. Para los responsables de mantenimiento en industrias no reguladas, la firma digital sigue siendo el mecanismo que demuestra que el trabajo fue autorizado antes de su inicio, completado según lo especificado y aceptado por el solicitante, lo cual es fundamental en caso de reclamación de garantía, consulta con el seguro o disputa sobre el alcance del proyecto.
La diferencia entre un PDF escaneado y una firma digital en el sistema CMMS: Una imagen escaneada de una firma manuscrita es una imagen archivada por separado del sistema de mantenimiento. Una firma digital capturada en eWorkOrders Se registra directamente en la lista de verificación de la orden de trabajo, se le asigna una marca de tiempo por el sistema y se almacena con el resto del registro del trabajo; por lo tanto, la evidencia reside con el trabajo que documenta, no en una sala de archivos separada.
See eWorkOrders En acción: programe una demostración en vivo, sin compromiso.
Qué puedes hacer con la captura de firmas en eWorkOrders
Cada firma se captura, se le asigna una marca de tiempo y se almacena permanentemente en la orden de trabajo, lo que facilita el cumplimiento normativo, la rendición de cuentas y la documentación de auditoría en todos los sectores.
| Capacidad de firma | Cuando se utiliza | Se requiere un plan | Cómo eWorkOrders lo maneja |
|---|---|---|---|
| Autorización previa al trabajoPermiso antes de comenzar | Entrada a espacios confinados, trabajos en caliente, trabajos de alto riesgo para la seguridad, trabajos en propiedades de clientes. | Empresa | Se puede incorporar un paso de autorización previa al trabajo en la lista de verificación para trabajos que requieren permiso de trabajo o bloqueo/etiquetado. La firma se registra con fecha y hora, junto con el nombre del firmante, lo que crea documentación que acredita que la autorización se otorgó antes de que comenzara el trabajo. |
| Firma de finalización del técnicoCertificación de trabajos realizados | Órdenes de trabajo que requieren la firma del técnico al finalizar. | Empresa | En la lista de verificación, el técnico firma la persona que realizó el trabajo, certificando que se llevó a cabo según lo descrito y que se completaron todos los pasos de la lista. Esto crea el registro principal que vincula a una persona específica con la acción de mantenimiento correspondiente. |
| Verificación del supervisorAprobación de calidad | Trabajos críticos para el cumplimiento normativo, calibraciones, reparaciones de alto valor, trabajos de garantía. | Empresa | Un paso de verificación por parte del supervisor en la lista de control solicita al supervisor de mantenimiento que revise la orden de trabajo completada y la firme para verificar la calidad, la correcta cumplimentación de la lista de control y el cumplimiento del procedimiento. Esto facilita las prácticas de documentación en las que la revisión la realiza una persona distinta a quien ejecutó el trabajo. |
| Aceptación del cliente/operadorCierre del servicio | Trabajos de contratistas de servicios, trabajos en instalaciones orientadas al inquilino, lanzamiento de la línea de producción | Empresa | En la lista de verificación, el paso de aceptación del cliente registra la firma del cliente, inquilino u operador de producción que aprueba el trabajo realizado. Para los contratistas de servicios, este es el registro de aceptación del trabajo facturable. Para los equipos internos, se trata de la aprobación de "equipo devuelto a producción", un registro que previene disputas sobre la fecha de puesta en servicio de un activo. |
| Aprobación de inspección y auditoríaCertificación reglamentaria | Inspecciones y auditorías internas de la FDA, OSHA, EPA y JCAHO. | Empresa | Las listas de verificación de inspección (verificaciones de sistemas contra incendios, inspecciones de calderas, verificaciones de calibración, auditorías de seguridad) incluyen un paso de firma que registra la certificación del inspector de que la inspección se realizó y el activo pasó o no los criterios requeridos. inspección reglamentaria documentación. |
| Aprobación en varias etapasAprobaciones secuenciales | Órdenes de trabajo que requieren más de una firma consecutiva | Empresa | Una sola lista de verificación puede incluir varios pasos de firma: autorización previa al trabajo, finalización por parte del técnico, verificación del supervisor, aceptación del cliente; cada uno se registra a medida que avanza el trabajo. La lista de verificación completa muestra cada firma con su fecha y hora y el nombre del firmante. |
| Acuse de recibo de la declaraciónLeer y reconocer | Sesiones informativas sobre seguridad, reconocimiento de políticas, confirmaciones de capacitación. | Empresa | Los pasos de la lista de verificación pueden combinar una declaración específica con una firma: «He leído el procedimiento de bloqueo/etiquetado para este activo» o «Reconozco los riesgos identificados en esta orden de trabajo». La declaración y la firma se registran juntas como parte de la lista de verificación completada. |
La función de captura de firmas está disponible en el plan Enterprise.
La captura de firma digital, que incluye la aprobación en varias etapas de las listas de verificación y la exportación completa de la orden de trabajo en formato PDF, está disponible en el eWorkOrders Plan empresarial. Todos los planes incluyen usuarios ilimitados; sin tarifas de licencia por firmante. Ver precios y planes para más detalles.
Todas las capacidades esenciales que su equipo necesita
Desde la autorización hasta el cierre y la exportación a PDF, eWorkOrders Registra todas las aprobaciones necesarias en la lista de verificación de la orden de trabajo.
Las firmas se capturan directamente en cualquier teléfono, tableta o computadora iOS o Android con pantalla táctil. No se requiere hardware de tableta de firma por separado. El firmante usa su dedo o un lápiz óptico, la firma visual se muestra en la pantalla y el registro se almacena inmediatamente en la orden de trabajo. Funciona en el mismo dispositivo que el técnico ya usa para mantenimiento móvil.
Cada firma se sella con la hora del sistema en el momento de la captura, no con la hora de creación de la orden de trabajo ni con una fecha introducida por el usuario. Este es el campo que los reguladores, auditores y asesores legales revisan en primer lugar al verificar un registro.
Cada firma se registra junto con el nombre del firmante en el registro de la orden de trabajo. La imagen de la firma, el nombre y la fecha y hora se almacenan juntos como parte de la lista de verificación completada, de modo que cualquier persona que revise el registro posteriormente pueda ver quién firmó y cuándo.
Una vez capturada, la firma pasa a formar parte de la lista de verificación completada en el registro de la orden de trabajo. La firma, la fecha y hora y el nombre del firmante se conservan junto con el historial del trabajo, no en un sistema de archivo aparte ni en un formulario en papel. Cuando se recupera la orden de trabajo posteriormente, las firmas se incluyen con ella.
Los pasos de la lista de verificación permiten asociar una declaración específica a la firma: «He completado el procedimiento de bloqueo/etiquetado», «Reconozco los riesgos de espacios confinados identificados en este trabajo» o «Verifico que las lecturas de calibración se encuentran dentro de los límites de tolerancia». La declaración y la firma se registran juntas como parte de la lista de verificación completada.
Las órdenes de trabajo firmadas se exportan como archivos PDF formateados que contienen el registro completo: detalles del trabajo, listas de verificación, piezas, mano de obra, fotos y todas las firmas con marcas de tiempo y nombres de los firmantes. El formato está diseñado para su entrega directa a un inspector de la FDA, un oficial de cumplimiento de OSHA, un perito de la Joint Commission o un ajustador de seguros sin procesamiento adicional.
Las órdenes de trabajo se pueden buscar por número de orden, rango de fechas, activo, técnico, estado y tipo de orden. Cuando un auditor solicita los registros de calibración del segundo trimestre, la respuesta se obtiene con solo unos clics en el módulo de informes. Las firmas ya están incluidas en las órdenes de trabajo que arroja la búsqueda.
Cuando una lista de verificación incluye un paso de firma, quien la completa lo percibe como parte del trabajo, no como algo que deba recordar posteriormente. Las listas de verificación pueden diseñarse de manera que el paso de firma sea parte integral de su finalización, convirtiendo la aprobación en una parte visible y esperada del flujo de trabajo, en lugar de una tarea posterior.
Los gerentes pueden ver las órdenes de trabajo completadas en el panel de control: qué se ha enviado, qué técnico lo envió y el estado de la lista de verificación. Los supervisores pueden abrir la orden de trabajo, revisar la lista de verificación completada y las firmas, y tomar las siguientes medidas desde una sola vista.
Para organizaciones con múltiples instalaciones, el historial de órdenes de trabajo se centraliza. Un responsable de cumplimiento normativo puede revisar las órdenes de trabajo firmadas en todas las sedes desde una única vista, lo que resulta útil para auditorías de múltiples instalaciones, presentaciones regulatorias y revisiones internas de calidad. Cada orden de trabajo conserva el contexto de la sede, el activo y el técnico.
La captura de firmas está totalmente integrada con la ejecución de órdenes de trabajo móviles: los técnicos completan listas de verificación, registran piezas, toman fotos y recogen firmas en la misma sesión móvil sin cambiar de aplicación. La firma se aplica al mismo registro de la orden de trabajo, creando un documento unificado en lugar de documentos en papel y digitales separados.
eWorkOrders La captura de firmas respalda las prácticas de documentación requeridas en las industrias reguladas por la FDA, las operaciones con certificación ISO y las instalaciones cubiertas por la OSHA. Las firmas se registran con fecha y hora, se vinculan al firmante y se almacenan con la orden de trabajo, lo que proporciona el registro de mantenimiento en el que confían las operaciones reguladas de fabricación de productos farmacéuticos, dispositivos médicos y alimentos durante las inspecciones.
Cómo una firma pasa de la pantalla táctil al registro listo para auditoría
Así es como se ve realmente el flujo de trabajo de captura de firmas en eWorkOrders — desde el momento en que se aplica una firma hasta el momento en que aparece en la mano de un auditor.
El responsable de mantenimiento crea una lista de verificación que incluye los pasos de firma necesarios; por ejemplo, una lista de verificación de calibración con un paso de firma de finalización por parte del técnico y un paso de firma de verificación por parte del supervisor; una lista de verificación de permisos de trabajo en caliente con un paso de firma de autorización previa al trabajo. La lista de verificación se puede configurar para que se cargue automáticamente en las órdenes de trabajo de un tipo específico, o se puede agregar manualmente a cada orden de trabajo según sea necesario. Los pasos de firma se almacenan en la lista de verificación, por lo que aparecen dondequiera que se utilice.
La solicitud de firma aparece como un paso de la lista de verificación en el punto del trabajo donde se requiere: autorización previa al inicio de la lista, finalización por parte del técnico cerca del final, verificación por parte del supervisor una vez que el técnico haya terminado, aceptación del cliente al momento de la entrega. El firmante ve la declaración que está firmando junto con los detalles de la orden de trabajo. Nada sucede de forma automática: cada firma es una acción explícita en la lista de verificación.
El firmante dibuja su firma en la pantalla táctil con el dedo o un lápiz óptico. La firma visual se genera en tiempo real y puede revisarse y modificarse antes de confirmarla. Una vez confirmada, la firma se captura como una imagen y se almacena con el nombre del firmante. El reloj del sistema registra la hora exacta. No se utiliza ningún formulario en papel. El dispositivo requerido es el que el firmante ya tenga: un teléfono, una tableta o un ordenador portátil.
Una vez realizada la firma, esta se almacena en el registro de la orden de trabajo como parte de la lista de verificación completada: la imagen de la firma, el nombre del firmante, la declaración firmada y la marca de tiempo se registran conjuntamente. La firma pasa a formar parte del historial permanente de la orden de trabajo, al que se puede acceder siempre que se consulte la orden de trabajo.
Una vez que se hayan completado todos los pasos de la lista de verificación y se hayan recopilado todas las firmas, la orden de trabajo se puede cerrar. El registro cerrado genera automáticamente el documento completo: detalles del trabajo, todas las listas de verificación, todas las piezas utilizadas, todas las horas de mano de obra, todas las fotos adjuntas y todas las firmas con sus marcas de tiempo y declaraciones. El registro alimenta el módulo de informes, historial de activosy cualquier cola de informes regulatorios sin esfuerzo adicional.
Cuando un investigador de la FDA, un inspector de OSHA, un perito de la Joint Commission, un ajustador de seguros o un auditor interno solicita un registro firmado específico, este se recupera del sistema en segundos mediante el número de orden de trabajo, el rango de fechas, el activo o el técnico. El archivo exportado es un PDF formateado, listo para entregar directamente al solicitante sin necesidad de reformatearlo, volver a escanearlo ni buscarlo en un archivador. El registro firmado se ve igual un año después que el día en que se firmó.
¿Por qué los equipos de mantenimiento eligen? eWorkOrders para captura de firma
Diseñado para el mantenimiento desde 1995. Captura de firmas que resiste el escrutinio regulatorio, integrada en la lista de verificación donde realmente se realiza el trabajo.
Firmas en eWorkOrders La información se guarda en la lista de verificación, el mismo lugar donde se documenta el trabajo. La firma, los pasos de la lista y la orden de trabajo constituyen un único registro. No hay un módulo de firma independiente que gestionar, ni archivos adjuntos que rastrear, ni archivos PDF escaneados que buscar posteriormente.
Cada firma se registra con el nombre del firmante y la fecha y hora. La imagen de la firma, el nombre y la hora del sistema se almacenan juntos en el registro de la orden de trabajo, de modo que cualquier persona que revise el registro posteriormente pueda ver quién firmó, cuándo y para qué paso de la lista de verificación.
Cuando un inspector solicita un registro firmado específico, la diferencia entre "cuatro minutos desde el sistema de gestión de mantenimiento computarizado" y "seis horas desde un archivo" puede ser la diferencia entre una inspección sin problemas y una observación en el Formulario 483. eWorkOrders Produce discos firmados bajo pedido.
Fundada en 1995. Diseñada para clientes, incluyendo fabricantes regulados por la FDA, sistemas de salud y operadores de aviación. Más de 120 premios del sector. Altamente valorada en Capterra, G2 y GetApp. Las funciones críticas para el cumplimiento normativo no son un añadido, sino la base de su arquitectura.
Cuando se programa una inspección de la FDA, usted llama a una persona que le atenderá para confirmar los procedimientos de exportación de PDF, revisar la configuración de la lista de verificación o explicarle cómo configurar su firma antes de que llegue el inspector. No es un chatbot, ni una cola de espera, ni un proveedor en una zona horaria diferente.
Seguridad de nivel empresarial: inicio de sesión único (SSO), controles de acceso de usuarios y una de las calificaciones de seguridad más altas en la industria de los sistemas de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS). Las firmas se capturan a través de las mismas sesiones de usuario autenticadas que el resto del sistema, por lo que la identidad del firmante registrada coincide con la de la persona que ha iniciado sesión.
Desafíos comunes en la aprobación de documentos y cómo superarlos eWorkOrders Los resuelve
La mayoría de los equipos de mantenimiento saben que necesitan una mejor documentación de aprobación; el reto consiste en encontrar un sistema donde las firmas figuren en el propio trabajo, en lugar de en un archivo aparte que puede o no ser recuperable cuando llegue el auditor. Las infracciones a la integridad de los datos, que incluyen la falta de registros de auditoría y controles débiles de firma electrónica, fueron citadas en el 61 % de las cartas de advertencia de la FDA en 2021, lo que las convierte en una de las deficiencias de documentación más importantes en el mantenimiento regulado. eWorkOrders Resuelve cada uno de estos problemas colocando firmas donde se realiza el trabajo: en la lista de verificación, en la orden de trabajo.
Firmas con tinta fresca: ilegibles, perdidas o cuestionadas
Los formularios de firma en papel se archivan en carpetas, se almacenan en depósitos, se dañan con la humedad o se extravían hasta que nadie los encuentra. Cuando un auditor solicita ver el registro firmado de hace 18 meses, la respuesta suele ser "tendremos que buscarlo", lo cual nunca es la respuesta que un inspector desea. eWorkOrders Sustituye por completo las firmas en papel por capturas digitales almacenadas en la orden de trabajo y recuperables en segundos.
El 79% de los acuerdos se firman en 24 horas. utilizando plataformas de firma electrónica — en comparación con los días o semanas que implican los procesos de aprobación en papel, que requieren transporte físico, archivo y recuperación.
La aprobación depende de la memoria, no del flujo de trabajo.
Cuando los requisitos de firma dependen de que alguien recuerde obtener una firma, algunas se omitirán. Los técnicos están ocupados, los supervisores tienen poco trabajo y el trabajo se cierra sin la autorización o verificación requerida. La deficiencia se descubre durante una auditoría, no cuando aún se puede solucionar. eWorkOrders Incorpora los pasos clave directamente en la lista de verificación, de modo que la aprobación final es una parte visible del trabajo en lugar de una tarea aparte que hay que recordar.
La falta de registros de auditoría y los registros electrónicos sin firmar se encuentran entre los hallazgos más importantes en las inspecciones de la FDA. — lagunas en la documentación que la inclusión de la aprobación en la lista de verificación ayuda a prevenir desde el origen.
Los archivos PDF escaneados se almacenan por separado del trabajo.
Escanear una firma manuscrita y guardar la imagen crea un archivo PDF en otro lugar: en una unidad compartida, en una cadena de correos electrónicos, en una carpeta que nadie actualiza. Cuando llega la solicitud de auditoría, recuperar la firma y asociarla a la orden de trabajo correcta se convierte en una búsqueda manual. eWorkOrders Captura las firmas directamente en la lista de verificación de la orden de trabajo, por lo que la aprobación y el trabajo que documenta constituyen un solo registro.
La Parte 11 del Título 21 del Código de Regulaciones Federales (21 CFR Parte 11) exige que las firmas electrónicas estén vinculadas al documento que firman. — Mantener las firmas en la propia orden de trabajo refuerza ese vínculo mucho mejor que el almacenamiento de archivos por separado.
La separación de funciones es documentación, no solo un procedimiento.
Los marcos regulatorios exigen que la persona que realiza el trabajo no sea la misma que lo verifica. Esto debe constar en el propio registro. eWorkOrders Las listas de verificación pueden incluir pasos de firma separados para el técnico y el supervisor, cada uno con su propio nombre y marca de tiempo, de modo que el registro completado muestre dos firmas distintas para dos funciones distintas, exactamente la evidencia que busca un auditor.
Los marcos regulatorios como 21 CFR Parte 11 e ISO 9001 requieren una separación de funciones documentada. — y esa documentación es la que produce una lista de verificación con múltiples firmas.
Captura de firmas para todos los sectores
Ya sea que su empresa esté regulada por la FDA, cubierta por la OSHA o simplemente desee contar con registros defendibles en caso de que algo salga mal, la captura de firmas es la capa de evidencia que protege la operación.
La norma 21 CFR Parte 11 de la FDA exige que las firmas electrónicas estén vinculadas al documento que firman, que se les registre la fecha y hora de su firma y que se conserven. eWorkOrders La función de captura de firmas mantiene las firmas en la propia lista de verificación de la orden de trabajo, lo que respalda los registros de mantenimiento que cumplen con los requisitos de la FDA para la inspección de las Buenas Prácticas de Fabricación (BPF), la Ley de Modernización de la Seguridad Alimentaria (FSMA) y la documentación de Controles Preventivos.
Las encuestas de la Joint Commission, las inspecciones de CMS y las regulaciones de la FDA sobre dispositivos médicos requieren la firma documentada de la documentación relativa al mantenimiento y la calibración de los equipos clínicos. eWorkOrders Captura la firma de finalización del técnico biomédico y la verificación del supervisor con marcas de tiempo que cumplen con los requisitos de documentación de JCAHO y FDA sin necesidad de formularios en papel.
Las normas OSHA PSM, ISO 9001 e ISO 45001 exigen la firma documentada de los procedimientos de mantenimiento críticos para la seguridad, en particular el bloqueo/etiquetado, los permisos de trabajo en caliente y la entrada a espacios confinados. eWorkOrders Las listas de verificación incorporan la autorización previa al trabajo y las firmas de finalización del técnico directamente en el flujo de trabajo, en lugar de en recordatorios de procedimiento. Son utilizadas por Honda, Siemens y plantas de fabricación en todo el mundo.
Para los contratistas de servicios, la captura de firmas constituye el registro de aceptación del trabajo facturable. Para los equipos internos de gestión de instalaciones, se trata de la documentación de traspaso al inquilino y del acuerdo de nivel de servicio (SLA). eWorkOrders Registra la aprobación del cliente al finalizar el trabajo, en el mismo dispositivo que utilizó el técnico para la ejecución del mismo, eliminando así las disputas sobre la finalización y el alcance del proyecto.
Los informes de cumplimiento de la EPA requieren la verificación documentada por parte del operador de las inspecciones y las acciones correctivas. eWorkOrders Registra la aprobación del inspector con marcas de tiempo que alimentan automáticamente los informes de cumplimiento, lo que permite presentar informes de gestión de datos y mantener registros de calidad internos en estaciones de bombeo, plantas de tratamiento y sitios remotos.
Los informes de inspección del Departamento de Transporte, los registros de mantenimiento de vehículos comerciales y la documentación de reclamaciones de garantía se benefician de una firma documentada. eWorkOrders Captura las firmas del conductor, el técnico y el supervisor en las órdenes de trabajo de mantenimiento de la flota, lo que facilita la documentación de la FMCSA, la recuperación de la garantía y la resolución de disputas sin necesidad de órdenes de reparación en papel.
Resultados comprobados: clientes reales
"La capacidad de verificar qué trabajo se realizó y qué piezas se utilizaron no tiene precio."
Mike
eWorkOrders CMMS agiliza el mantenimiento de 42 locales de McDonald's
Durante los últimos 24 años, he gestionado el mantenimiento y reparación de más de 42 restaurantes McDonald's. El eWorkOrders CMMS ha agilizado muchos procesos y mejorado la productividad en la gestión...
eWorkOrders CMMS agiliza el mantenimiento de 42 locales de McDonald's
Durante los últimos 24 años, he gestionado el mantenimiento y reparación de más de 42 restaurantes McDonald's. El eWorkOrders CMMS ha simplificado muchos procesos y mejorado la productividad en la gestión de solicitudes de servicio, órdenes de trabajo y comunicaciones entre mi equipo de 7 técnicos de mantenimiento y los gerentes generales del restaurante. Antes de la implementación de eWorkOrdersManteníamos listas individuales de reparaciones y solicitudes en las distintas tiendas. Tener que gestionar todo el mantenimiento de todas estas instalaciones, equipos, refrigeradores, etc., nos dejaba a mí y a mi equipo con listas muy largas. Aunque pensábamos que el proceso funcionaba bien, sabíamos que debía haber una forma más eficiente de gestionar nuestras instalaciones. Después de reunirnos con Norm, mi representante de cuentas, comprendió mis desafíos e hizo una demostración. eWorkOrders Software CMMS que me mostró las capacidades y cómo eWorkOrders podría mejorar mis procesos existentes. Decidimos implementar eWorkOrders en todos nuestros restaurantes. ¡Ese fue el mejor movimiento que he hecho jamás! A todos los gerentes generales de la tienda les encanta saber que todas sus solicitudes las ingresaron en el eWorkOrders Se está haciendo un seguimiento del sistema y se completará de manera muy oportuna, incluyendo el pedido de piezas, etc. Con el sólido conjunto de informes estándar, ahora podemos hacer un seguimiento de las actividades a nivel individual y de tienda, y analizar los datos para mejorarlas. ¡Poder presentar una solicitud de servicio y gestionar órdenes de trabajo desde un dispositivo móvil es simplemente fantástico! Ojalá tuviera... eWorkOrders hace años que. Gracias, Norm, por tu ayuda y profesionalismo para ponernos en marcha con eWorkOrdersNorm siempre está disponible cuando tengo preguntas o problemas para mejorar lo que hago, ya que no soy muy experto en informática. La buena noticia es que tú no tienes por qué serlo. Espero no parecer un vendedor, porque no lo soy; solo soy un cliente muy satisfecho. Lea el caso de estudio completo
Mike
Carmel
Mantenimiento optimizado, mejor comunicación y conocimiento de KPI con eWorkOrders
El uso de la eWorkOrders La plataforma ha facilitado la gestión y agilización de nuestro flujo de trabajo de operaciones y mantenimiento. Las características del sistema, junto con la capacidad de respuesta del eWorkOrders tec ...
Mantenimiento optimizado, mejor comunicación y conocimiento de KPI con eWorkOrders
El uso de la eWorkOrders La plataforma ha facilitado la gestión y agilización de nuestro flujo de trabajo de operaciones y mantenimiento. Las características del sistema, junto con la capacidad de respuesta del eWorkOrders El equipo técnico de soluciones personalizadas ha permitido a nuestra empresa aumentar la productividad y la eficiencia, integrar datos con otros sistemas, mejorar las comunicaciones de mantenimiento de las instalaciones, agilizar nuestros procesos comerciales y realizar una evaluación comparativa de mejora continua de procesos a través del análisis de KPI.
Carmel
Rhett
¡Ahorró $150,000! eWorkOrders Entiende los requisitos del cliente
eWorkOrders ¡Le ahorró a mi cliente (el Departamento de Transporte de Virginia) más de $150,000 al año solo en personal! Antes de que implementaran... eWorkOrdersVDOT estaba administrando múltiples sistemas, con múltiples plataformas...
¡Ahorró $150,000! eWorkOrders Entiende los requisitos del cliente
eWorkOrders ¡Le ahorró a mi cliente (el Departamento de Transporte de Virginia) más de $150,000 al año solo en personal! Antes de que implementaran... eWorkOrders, VDOT gestionaba múltiples sistemas, con múltiples plataformas. Al ser una instalación gubernamental, son muy conscientes de los presupuestos y gastos. Con el eWorkOrders Con la solución CMMS, tienen toda la información de inventario y activos, documentos, horarios e información almacenada en una ubicación centralizada, accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Gracias a la implementación y la facilidad de uso de eWorkOrders Gracias a la solución centralizada de CMMS, ya no necesitaban que varias personas gestionaran varios sistemas heredados y pudieron reducir su plantilla y destinar a estos empleados a otra área. En general, el sistema ahorró tiempo y dinero, y aumentó la productividad y la eficiencia.
Ha sido genial trabajar con el eWorkOrders ¡Equipo! Comprendieron las necesidades y requisitos de mis clientes, así como sus limitaciones presupuestarias, y trabajaron con ellos para que pudieran implementar el software rápidamente.
Recomiendo ampliamente este equipo a cualquier empresa que realmente quiera lograr el éxito con una nueva solución CMMS. ¡Es realmente agradable trabajar con un equipo que escucha lo que usted quiere y necesita y ofrece una solución con un resultado excepcional! eWorkOrders se dedica a ayudar con éxito a las organizaciones durante el proceso de implementación y garantizar que los clientes se sientan cómodos con su sistema. eWorkOrders ¡Tiene el mejor equipo profesional, técnico y de gestión que trabaja en conjunto para garantizar la satisfacción del cliente!
Rhett
¿Preparado para sustituir las firmas en papel por registros digitales listos para auditoría?
Preguntas frecuentes sobre la captura de firmas
Todo lo que los responsables de mantenimiento se preguntan antes de elegir un sistema CMMS para la aprobación del cumplimiento normativo y la documentación de auditoría.
¿Qué es la captura de firmas en un CMMS?
La captura de firma es la capacidad del CMMS que registra una firma electrónica en una lista de verificación de orden de trabajo —recopilada en una pantalla táctil de un técnico, supervisor, operador o cliente— y la almacena permanentemente en el registro con una marca de tiempo y el nombre del firmante. eWorkOrdersCada firma se registra como un paso de la lista de verificación y permanece en la orden de trabajo como parte del registro del trabajo completado.
Does eWorkOrders ¿Documentación 21 CFR Parte 11 que admite la captura de firmas?
eWorkOrders Respalda las prácticas de documentación que exige la Parte 11 del Título 21 del Código de Regulaciones Federales (21 CFR Parte 11): las firmas se capturan a través de sesiones de usuario autenticadas, el sistema las marca con la hora y las vincula al registro de la orden de trabajo específica que firman. El cumplimiento final de la Parte 11 es responsabilidad de la organización regulada, pero eWorkOrders Proporciona la base de registro utilizada por las industrias reguladas por la FDA, incluidas la farmacéutica, la de dispositivos médicos y la de fabricación de alimentos.
¿Qué dispositivos se pueden utilizar para capturar firmas?
Las firmas se pueden capturar en cualquier teléfono inteligente iOS o Android, cualquier tableta o cualquier computadora de escritorio con pantalla táctil. No se requiere hardware de panel de firmas por separado. El firmante usa su dedo o un lápiz óptico en el dispositivo que ya está en uso para la orden de trabajo. Este es el mismo dispositivo que se usa para eWorkOrders mantenimiento móvil — Sin hardware nuevo, sin instalación de software nuevo.
¿Se pueden recoger varias firmas en una sola orden de trabajo?
Sí, una sola lista de verificación puede incluir varios pasos de firma. Una configuración común consiste en la autorización previa del supervisor antes de comenzar el trabajo, la firma del técnico al finalizar la tarea, la verificación del supervisor durante la revisión de calidad y la aceptación del cliente u operador al momento de la entrega. Cada firma pasa a formar parte de la lista de verificación completada con su propia marca de tiempo, nombre del firmante y declaración asociada.
¿Cómo se almacenan las firmas después de su captura?
Una vez capturada, la firma se almacena en la orden de trabajo como parte de la lista de verificación completada: la imagen de la firma, el nombre del firmante, la declaración firmada y la marca de tiempo se conservan juntos. Cuando se recupera la orden de trabajo posteriormente para su revisión, las firmas ya están presentes. El registro no se encuentra en un archivo aparte, una unidad compartida ni un archivo PDF escaneado.
¿Cómo se integran las firmas requeridas en el flujo de trabajo?
Las firmas están integradas en las listas de verificación. Cuando una lista de verificación incluye un paso de firma, quien la firma la considera parte del proceso de completar la lista, no algo que deba recordar posteriormente. Las listas de verificación se pueden configurar para que se carguen automáticamente en las órdenes de trabajo de un tipo específico (calibraciones, mantenimientos preventivos, permisos de trabajo en caliente, inspecciones), y también se pueden agregar manualmente a cualquier orden de trabajo. La lista de verificación es la que incorpora el requisito de firma al trabajo.
¿Cómo se recupera una orden de trabajo firmada durante una auditoría?
Las órdenes de trabajo firmadas se pueden recuperar desde el módulo de informes Por número de orden de trabajo, rango de fechas, activo, técnico o tipo de orden de trabajo. La recuperación tarda segundos. La exportación es un PDF formateado que contiene el registro completo: detalles del trabajo, listas de verificación, piezas, mano de obra, fotos y todas las firmas con sus marcas de tiempo y declaraciones, listo para entregar directamente a un inspector de la FDA, un oficial de cumplimiento de OSHA, un perito de la Joint Commission o un ajustador de seguros.
¿Funciona la captura de firmas en industrias no reguladas?
Sí, si bien la captura de firmas es fundamental para las operaciones reguladas por la FDA, OSHA, ISO y la Joint Commission, los equipos no regulados la utilizan para la aceptación de facturas de contratistas de servicios, la documentación de traspaso de inquilinos, la evidencia de reclamaciones de garantía, la protección contra disputas de seguros y la rendición de cuentas interna. En cualquier situación donde la "prueba de que el trabajo se completó y aceptó" sea importante, las firmas digitales superan a los formularios manuscritos.
Cual eWorkOrders ¿El plan incluye la captura de firmas?
La captura de firmas, que incluye la aprobación en varias etapas de las listas de verificación y la exportación a PDF lista para el inspector, está incluida en el eWorkOrders Plan empresarial. Todos los planes incluyen usuarios ilimitados, por lo que no hay tarifa de licencia por firmante. Ver precios y planes Para obtener información detallada sobre las características por nivel.
Recursos para la captura de firmas y el cumplimiento normativo
Guías, plantillas y herramientas para ayudar a su equipo a sacar el máximo provecho de las firmas digitales y la documentación de cumplimiento normativo.
Muy bien valorado en Capterra, G2, GetApp y Software Advice.
Más de 120 premios de la industria · Líder de categoría en 2025 · 2026
Ver todos los premios →
Deja de esperar que tus registros de firmas sobrevivan a una auditoría. Empieza a demostrarlo.
Únase a Honda, McDonald's, Kings River Packing y miles de equipos de mantenimiento que gestionan su documentación de cumplimiento en eWorkOrders captura de firma.
Todas las estadísticas de terceros provienen de investigaciones del sector publicadas de forma independiente y de acceso público. Las imágenes de los distintivos de Capterra, G2, GetApp y Software Advice son propiedad intelectual de sus respectivos dueños y se muestran de acuerdo con las políticas de uso de distintivos de cada plataforma. eWorkOrders Las imágenes utilizadas en esta página son propiedad de Information Services Group LLC y se utilizan con su autorización. eWorkOrders® es una marca registrada de Information Services Group LLC. En esta página no se hace referencia a nombres ni marcas comerciales de la competencia. |
1. Administración de Alimentos y Medicamentos de EE. UU. Datos de inspección del año fiscal 2023: aproximadamente el 31 % de las inspecciones (5,800 de 18 539) dieron como resultado hallazgos que indicaban acciones voluntarias u oficiales. |
2. Análisis de las cartas de advertencia de la FDA, 2021: el 61 % de las cartas de advertencia citaban violaciones de la integridad de los datos, incluidas la falta de registros de auditoría y controles de firma electrónica deficientes. |
3. FDA 21 CFR Parte 11. Requisitos de registros electrónicos y firmas electrónicas para equipos de mantenimiento. |
4. Certinal. Estadísticas de firma electrónica 2025: tiempos de respuesta de los documentos y métricas de adopción. |
