Indicadores clave de rendimiento (KPI) del inventario de repuestos: 12 métricas con fórmulas
No se puede mejorar un almacén sin medirlo. Aquí tienes 12 KPI de inventario de repuestos, agrupados según su significado, cada uno con su fórmula, un ejemplo práctico y los aspectos a tener en cuenta, además de cuáles son los mejores para empezar y cómo establecer objetivos que se ajusten a tu operación.
Los 12 KPI de un vistazo
Los KPI de inventario de repuestos se dividen en cuatro grupos. Los KPI de disponibilidad muestran si las piezas están disponibles cuando se necesitan. Los KPI de precisión muestran si los registros son fiables. Los KPI de costos muestran si el almacén tiene la cantidad correcta. Los KPI de procesos muestran si las compras y los proveedores están cumpliendo con los plazos establecidos.
| KPI | Grupo procesos | Fórmula |
|---|---|---|
| Tasa de desabastecimiento | Disponibilidad | (Órdenes de trabajo retrasadas por falta de una pieza ÷ Órdenes de trabajo que necesitaban piezas) × 100 |
| Tasa de relleno | Disponibilidad | (Solicitudes de piezas atendidas inmediatamente desde el stock ÷ Total de solicitudes de piezas) × 100 |
| Tiempo de inactividad por espera de piezas | Disponibilidad | Horas totales de inactividad del equipo cuya causa fue una pieza faltante o entregada con retraso. |
| Precisión del registro de inventario | Exactitud | (Recuentos que coinciden con el registro del sistema ÷ Recuentos totales) × 100 |
| Cumplimiento de la emisión de órdenes de trabajo | Exactitud | (Repuestos emitidos contra una orden de trabajo ÷ Total de repuestos emitidos) × 100 |
| Giros de inventario | Costo | Valor anual de las piezas emitidas ÷ Valor promedio del inventario |
| Días de inventario disponible | Costo | 365 ÷ Rotación de inventario |
| Costo de transporte | Costo | Valor promedio del inventario × Tasa de costo anual de mantenimiento |
| Porcentaje de existencias muertas | Costo | (Valor de las piezas sin uso en 24 meses ÷ Valor total del inventario) × 100 |
| Valor del inventario como porcentaje del valor del activo. | Costo | (Valor total del inventario de MRO ÷ Valor de reposición del equipo al que da soporte) × 100 |
| Tarifa de pedido de emergencia | Proceso | (Pedidos de compra urgentes o con entrega rápida ÷ Total de pedidos de compra) × 100 |
| Entrega puntual por parte del proveedor | Proceso | (Pedidos recibidos en la fecha prometida ÷ Total de pedidos recibidos) × 100 |
Todos los ejemplos que se muestran a continuación utilizan el mismo almacén de muestra, por lo que las cifras son consistentes: 600 órdenes de trabajo mensuales que requieren repuestos, un inventario promedio de aproximadamente $400,000 y $600,000 en repuestos distribuidos anualmente. Son ejemplos ilustrativos, no referencias del sector.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) de disponibilidad
¿Está disponible la pieza cuando un técnico la necesita?
1. Tasa de desabastecimiento
Fórmula: (Órdenes de trabajo retrasadas por falta de una pieza ÷ Órdenes de trabajo que necesitaban piezas) × 100
Ejemplo: 600 órdenes de trabajo necesitaron piezas el mes pasado y 18 se retrasaron esperando una pieza: 18 ÷ 600 × 100 = 3%.
La forma más directa de determinar si el almacén está fallando a los técnicos es registrar qué piezas causaron cada falta de existencias.
2. Tasa de llenado
Fórmula: (Solicitudes de piezas atendidas inmediatamente desde el stock ÷ Total de solicitudes de piezas) × 100
Ejemplo: De 600 solicitudes, 570 fueron atendidas en el acto: 570 ÷ 600 × 100 = 95%.
El indicador del índice de desabastecimiento, medido en el mostrador. Una disminución en el índice de cumplimiento de pedidos es una señal de alerta temprana antes de que la falta de existencias comience a retrasar los pedidos.
3. Tiempo de inactividad por espera de piezas
Fórmula: Horas totales de inactividad del equipo cuya causa fue una pieza faltante o entregada con retraso.
Ejemplo: Tres averías este mes requirieron una espera de 4, 6 y 4 horas para la entrega de repuestos: 14 horas.
Vincula el almacén con la producción. Multiplícalo por el coste por hora de inactividad para mostrar el impacto en el negocio.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) de precisión
¿Se puede confiar en los registros de inventario?
4. Exactitud del registro de inventario
Fórmula: (Recuentos que coinciden con el registro del sistema ÷ Recuentos totales) × 100
Ejemplo: 12 de las 13 piezas contadas hoy coincidieron con sus registros: 12 ÷ 13 × 100 = 92.3%.
Si los registros son incorrectos, todos los demás KPI también lo son. Medido a través de inventario cíclico.
5. Cumplimiento de la emisión de órdenes de trabajo
Fórmula: (Repuestos emitidos contra una orden de trabajo ÷ Total de repuestos emitidos) × 100
Ejemplo: 940 de 1,000 problemas el mes pasado estaban relacionados con una orden de trabajo: 940 ÷ 1,000 × 100 = 94%.
Las piezas entregadas sin una orden de trabajo no generan historial de costos ni de uso del activo, y son una fuente común de errores de conteo.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) de costes
¿El almacén tiene la cantidad correcta de existencias?
6. Rotación de inventario
Fórmula: Valor anual de las piezas emitidas ÷ Valor promedio del inventario
Ejemplo: $600,000 en piezas emitidas durante el año, con un inventario promedio de $400,000: 600,000 ÷ 400,000 = 1.5 curvas.
El inventario de MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) tiene una rotación más lenta que el inventario de producción, ya que las piezas de repuesto críticas permanecen almacenadas por diseño. Preste atención a la tendencia y a las razones, no solo a la cantidad.
7. Días de inventario disponible
Fórmula: 365 ÷ Rotación de inventario
Ejemplo: 365 ÷ 1.5 = aproximadamente 243 días del inventario disponible.
La misma información que en los turnos, pero de una forma más fácil de explicar: cuánto tiempo durarían las existencias actuales con el ritmo de uso actual.
8. Costo de mantenimiento
Fórmula: Valor promedio del inventario × Tasa de costo anual de mantenimiento
Ejemplo: Inventario promedio de $400,000 × una tasa de mantenimiento de inventario de ejemplo del 20% = anual de $80,000 USD.
Permite visualizar el coste del exceso de existencias. Su equipo financiero puede proporcionarle su tasa de coste de mantenimiento real.
9. Porcentaje de existencias obsoletas
Fórmula: (Valor de las piezas sin uso en 24 meses ÷ Valor total del inventario) × 100
Ejemplo: $60,000 en piezas no se han movido en 24 meses, de un total de $400,000: 60,000 ÷ 400,000 × 100 = 15%.
Separe el verdadero stock muerto de repuestos críticos y para seguros, que están destinadas a permanecer en el estante.
10. Valor del inventario como porcentaje del valor del activo.
Fórmula: (Valor total del inventario de MRO ÷ Valor de reposición del equipo al que da soporte) × 100
Ejemplo: $400,000 de inventario que respalda $50 millones de equipo: 400,000 ÷ 50,000,000 × 100 = 0.8%.
Sitúa el tamaño del inventario en el contexto de la planta a la que da soporte, lo cual es más útil que comparar cantidades brutas en dólares entre diferentes ubicaciones.
KPI de proceso
¿Los departamentos de compras y proveedores están al día?
11. Tasa de órdenes de emergencia
Fórmula: (Pedidos de compra urgentes o con entrega rápida ÷ Total de pedidos de compra) × 100
Ejemplo: 12 de 150 órdenes de compra del mes pasado fueron aceleradas: 12 ÷ 150 × 100 = 8%.
Las órdenes de emergencia cuestan más y, por lo general, se basan en niveles mínimos y máximos que están fijados demasiado bajos o que no se hacen cumplir.
12. Entrega puntual por parte del proveedor
Fórmula: (Pedidos recibidos en la fecha prometida ÷ Total de pedidos recibidos) × 100
Ejemplo: 135 de 150 pedidos llegaron a tiempo: 135 ÷ 150 × 100 = 90%.
Los retrasos de los proveedores obligan a aumentar el stock de seguridad. Realiza un seguimiento por proveedor para ver cuáles son los responsables.
¿Qué KPI empezar?
Hacer un seguimiento de los 12 desde el primer día es más de lo que la mayoría de los equipos pueden manejar. Si estás empezando desde cero, comienza con estos cuatro:
- Tasa de desabastecimientoPorque es lo que sienten los técnicos.
- Precisión del registro de inventario, porque todos los demás números dependen de ello.
- Giros de inventario, porque muestra si tienes exceso de existencias.
- Tasa de pedidos de emergencia, porque muestra si tus reglas de almacenamiento están funcionando.
Agregue los demás una vez que estos cuatro se midan de manera consistente cada mes. mejores prácticas para almacenes de MRO Esta guía abarca los hábitos cotidianos que influyen en estas cifras.
Cómo establecer objetivos
Los valores de referencia publicados para el inventario de MRO varían ampliamente según la industria, el tamaño de la planta y la cantidad de repuestos críticos que posee cada instalación, por lo que una cifra que es correcta para una planta puede ser incorrecta para otra. Un enfoque más confiable:
- Primero, mida un valor de referencia. Realice un seguimiento de cada KPI durante al menos tres meses antes de establecer un objetivo.
- Establecer objetivos como mejoras. “Reducir las roturas de stock del 3% al 2% este año” es más útil que una cifra del sector que puede no ajustarse a su planta.
- Observa pares de KPI simultáneamente. La falta de existencias siempre se puede reducir comprando más inventario. El objetivo es tener menos faltas de existencias. sin giros que bajan o costos de mantenimiento que aumentan.
- Revisar mensualmente, actuar trimestralmente. Las cifras varían considerablemente de un mes a otro. Busque tendencias antes de modificar las reglas de inventario.
Errores comunes al realizar el seguimiento de los KPI de inventario
- Confiar en indicadores clave de rendimiento (KPI) basados en registros erróneos. Si la precisión del inventario es baja, las cifras de rotación, existencias obsoletas y faltantes no son fiables. Solucione primero el problema de la precisión.
- Considerar las piezas de repuesto críticas como existencias obsoletas. Las piezas reservadas intencionadamente para equipos críticos siempre parecerán de movimiento lento. Infórmelas por separado.
- Perseguir turnos a expensas del tiempo de actividad. Reducir el inventario para mejorar la rotación de existencias puede aumentar las roturas de stock y los tiempos de inactividad, lo que resulta mucho más costoso.
- Seguimiento sin actuar. Cada KPI debe conducir a una decisión: ajustar un nivel mínimo/máximo, liquidar el stock obsoleto o hablar con un proveedor que se ha retrasado.
Cómo un CMMS hace posible los KPI de inventario
Cada KPI anterior depende de los datos de las transacciones: qué se emitió, recibió, pidió, contabilizó y a qué orden de trabajo pertenecía. Recopilar esta información manualmente es lo que impide que la mayoría de los equipos midan el inventario.
Las transacciones se registran en el momento en que ocurren. Las piezas emitidas en órdenes de trabajo y recibidas contra órdenes de compra le brindan información sobre el uso, la rotación y el cumplimiento de la emisión sin necesidad de un seguimiento separado.
Historial de órdenes de trabajo. Los retrasos y los tiempos de inactividad registrados en las órdenes de trabajo muestran dónde la falta de piezas perjudica realmente la producción.
Cuentas en el mismo sistema. Los resultados del recuento cíclico alimentan directamente el registro de precisión del inventario.
Informes en lugar de hojas de cálculo. Al tener los datos centralizados, los indicadores clave de rendimiento (KPI) pueden revisarse mensualmente sin necesidad de que nadie los reconstruya manualmente.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los KPI más importantes para el inventario de repuestos?
Comience con la tasa de desabastecimiento, la precisión de los registros de inventario, la rotación de inventario y la tasa de pedidos de emergencia. En conjunto, estos indicadores muestran si hay piezas disponibles, si los registros son confiables, si tiene exceso de existencias y si sus reglas de gestión de inventario están funcionando.
¿Cómo se calcula la rotación de inventario para las piezas de MRO?
Divida el valor anual de las piezas emitidas entre el valor promedio del inventario. Por ejemplo, si se emiten $600,000 en piezas en un año con un inventario promedio de $400,000, la rotación es de 1.5. El inventario de MRO (mantenimiento, reparación y operaciones) suele rotar más lentamente que el inventario de producción, ya que las piezas de repuesto críticas se mantienen en reserva a propósito.
¿Cuál es la diferencia entre la tasa de desabastecimiento y la tasa de cumplimiento de pedidos?
La tasa de cumplimiento mide con qué frecuencia se atiende de inmediato una solicitud de piezas desde el inventario. La tasa de falta de existencias mide con qué frecuencia se retrasan las órdenes de trabajo por la falta de una pieza. La tasa de cumplimiento sirve como alerta temprana; la tasa de falta de existencias muestra el impacto en el trabajo de mantenimiento.
¿Cuál es un nivel de precisión aceptable en el registro de inventario de un almacén de mantenimiento?
Depende de tu punto de partida y de la importancia de tus repuestos. Mide tu punto de partida mediante el conteo cíclico y luego establece objetivos de mejora. La precisión es fundamental para las piezas críticas y de alto valor, por lo que muchos equipos la registran por separado para estas.
Conclusión
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) del inventario de repuestos transforman el almacén, que antes generaba quejas, en un espacio manejable. Empiece con algunos, asegúrese de que los registros sean precisos, establezca una línea de base y supervise la disponibilidad y el costo simultáneamente, para que las mejoras en uno no se produzcan a expensas del otro.
Mide tu almacén sin necesidad de rehacer las hojas de cálculo.
Los KPI de inventario son tan buenos como las transacciones que los respaldan. Registrar cada emisión, recepción y recuento en un solo lugar es el trabajo de Gestión de repuestos e inventario en un CMMS. eWorkOrders Ha brindado soporte a las operaciones de mantenimiento durante más de 30 años, prestando servicios a los equipos de Honda y King River Packaging, y cuenta con una calificación de 4.9 en Capterra y G2.
Sobre el autor: Janet Jaquis es Directora de Marketing en eWorkOrdersdonde escribe sobre estrategia de mantenimiento, fiabilidad de activos y software CMMS para equipos de mantenimiento e instalaciones.
