1. Organiza el diseño

La distribución determina la rapidez con la que se puede encontrar y extraer una pieza. Algunos principios se aplican a la mayoría de los almacenes:

• Coloca los productos de mayor rotación cerca del mostrador. Las piezas que se suministran con mayor frecuencia (filtros, correas, elementos de fijación comunes, lubricantes) deberían estar más cerca del plazo de suministro, para que los viajes más frecuentes sean los más cortos.
• Agrupar por tipo, no por máquina. Mantenga todos los rodamientos juntos, todas las correas juntas, etc. Un mismo rodamiento suele servir para varias máquinas, y agruparlos por máquina genera existencias duplicadas en diferentes lugares.
• Separe las piezas que no se puedan reparar. Asigne a las piezas defectuosas o en espera de reparación un área claramente marcada, para que nunca se entreguen por error. Esto es de suma importancia para piezas rotativas y reparables.
• Guarda los objetos pesados ​​en la parte baja. Los motores, las cajas de engranajes y las bombas grandes deben colocarse en los estantes inferiores o en estanterías para palés, por seguridad y para facilitar su manipulación.
• Deja espacio para crecer. Un almacén repleto obliga a colocar las piezas en lugares "temporales" que luego se vuelven permanentes y terminan perdiéndose.

3. Estandarizar los números de pieza y las descripciones.

Los registros duplicados de piezas son uno de los problemas más comunes y costosos en los almacenes. El mismo rodamiento se registra como "Rodamiento 6205", "Rodamiento 6205" y "Rodamiento de bolas 6205-2RS", y el almacén termina con tres registros, tres contenedores y más existencias de las necesarias, mientras que el sistema indica que la pieza está agotada.

• Utilice un único formato de nomenclatura. Empiece por el sustantivo y luego los detalles: "Rodamiento de bolas, 6205-2RS" en lugar de descripciones libres.
• Anote el número de pieza del fabricante. junto con su número interno, para que las piezas puedan coincidir y reordenarse con precisión.
• Busca antes de añadir. Establezca como norma buscar en los registros existentes antes de crear una pieza nueva.
• Eliminar duplicados Cuando los encuentres, fusiona el inventario y el historial en un solo registro.

5. Asegure el almacén.

Un almacén abierto donde cualquiera puede tomar piezas es la forma más rápida de perder precisión en el inventario. El objetivo no es ralentizar a los técnicos, sino asegurar que cada pieza que sale quede registrada.

• Limitar el acceso. Cierre el almacén con llave o asegúrense de que haya un encargado durante los turnos principales.
• Disponer de un proceso para después del horario laboral. Los equipos nocturnos y de fin de semana siguen necesitando repuestos. Ofrézcales una forma sencilla de registrar lo que se llevan, como escanear la pieza y cotejarla con la orden de trabajo, en lugar de dejar la puerta abierta.
• Mantenga bajo control el stock de satélites. Las piezas almacenadas en la línea de producción o en el vehículo del técnico siguen siendo inventario. Regístrelas en el sistema o consérvelas como consumibles de bajo costo.

7. Medir el rendimiento del almacén

Algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) muestran si el almacén está funcionando correctamente. Realícelos mensualmente para poder observar tendencias, no solo una cifra aislada.

Por ejemplo: en un mes en el que 600 órdenes de trabajo necesitaban piezas y 18 se retrasaron porque faltaba una pieza, la tasa de desabastecimiento es 18 ÷ 600 × 100 = 3%. Si un almacén emitió $600,000 en piezas durante un año y mantuvo un promedio de $400,000 en inventario, la rotación de inventario es 600,000 ÷ 400,000 = 1.5.

No existe un único número “correcto” para todos los almacenes. Lo que importa es la dirección: que las roturas de stock disminuyan mientras que la precisión aumente, sin que el valor del inventario aumente para lograrlo. Para ver el conjunto completo de 12 métricas con fórmulas, consulte Indicadores clave de rendimiento (KPI) del inventario de repuestos.

Cómo un CMMS da soporte al almacén

La mayoría de estas prácticas dependen de una cosa: que cada pieza y cada transacción se registren en un solo lugar. Ahí es donde entra en juego un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS).

Un registro por parte. Los números de pieza, las descripciones, las ubicaciones, los proveedores y los niveles mínimos y máximos residen en un único sistema en lugar de en hojas de cálculo y memoria.

Piezas vinculadas a órdenes de trabajo. La emisión de piezas en una orden de trabajo actualiza el recuento y registra qué activo las utilizó, lo que genera el historial de costos y uso necesario para las decisiones de almacenamiento.

Alertas automáticas de reordenamiento. Cuando las existencias alcanzan su mínimo, se avisa a la persona adecuada antes de que el estante quede vacío.

Escanear y contar. Escaneo de código de barras Acelera la emisión y el recuento de ciclos, y reduce los errores por piezas incorrectas.

Conclusión

Un buen almacén de mantenimiento, reparación y operaciones (MRO) no se trata de tener más piezas, sino de tener las piezas correctas, en ubicaciones conocidas y con cada transacción registrada. Organice la distribución, asigne un lugar específico a cada pieza, estandarice las descripciones, controle la recepción y la emisión, establezca reglas de almacenamiento y mida los resultados. Estos hábitos transforman el almacén, que suele ser una causa de tiempos de inactividad, en uno de los factores que contribuyen a la rápida recuperación de los equipos.