Niveles mínimos y máximos de existencias y puntos de reorden: cómo el sistema CMMS automatiza el reabastecimiento.
Establecer los niveles mínimos y máximos de inventario adecuados marca la diferencia entre un almacén que reabastece automáticamente y uno que sufre constantes fluctuaciones entre faltantes y exceso de existencias. A continuación, se explica cómo funcionan los niveles mínimos y máximos, los puntos de reorden, cómo se calculan y cómo un sistema CMMS los mantiene aplicados automáticamente.
¿Qué son los niveles mínimos y máximos de existencias?
Los niveles mínimo y máximo de existencias son los dos umbrales que definen la cantidad de una pieza determinada que debe tener su almacén. El mínimo es la cantidad disponible que activa un nuevo pedido; si se encuentra por debajo de este nivel, corre el riesgo de quedarse sin existencias antes de que llegue el próximo envío. El máximo es el límite que no conviene superar, ya que mantener un nivel superior inmoviliza capital en piezas que podrían permanecer sin usar durante meses o incluso años.
En conjunto, los niveles mínimo y máximo convierten la pregunta "¿cuánto debemos almacenar?" de una mera conjetura en una regla que el almacén —y un sistema CMMS— pueden aplicar de forma consistente, pieza por pieza, sin que nadie tenga que acordarse de comprobarlo.
¿Qué es un punto de reorden?
El punto de reorden es la cantidad específica disponible que activa una orden de compra; en la mayoría de los casos, coincide con el nivel mínimo de existencias. Cuando la cantidad de una pieza cae al punto de reorden o por debajo de él, se debe realizar un nuevo pedido de inmediato para que el stock de reposición llegue antes de que se agoten las existencias.
El punto de reorden existe porque la entrega no es instantánea. Entre el momento en que el stock alcanza el mínimo y el momento en que llega físicamente el nuevo stock, los técnicos siguen consumiendo lo que queda; el punto de reorden debe tener en cuenta ese lapso, no solo el día en que el stock llega a cero.
Cómo calcular los niveles mínimos y máximos y los puntos de reorden.
La fórmula estándar para un punto de reorden es:
| Variable | Lo que significa |
|---|---|
| Punto de pedido | (Uso diario promedio × Plazo de entrega en días) + Stock de seguridad |
| Uso diario promedio | Cuántas unidades de la pieza se consumen por día, según el uso histórico. |
| Tiempo De Espera | ¿Cuántos días tarda el vendedor en entregar un pedido una vez realizado? |
| Stock de seguridad | Una cantidad de reserva para cubrir picos de demanda inesperados o retrasos en los envíos. |
| Nivel mínimo | Normalmente se establece igual al punto de reorden. |
| Nivel máximo | Nivel mínimo + la cantidad solicitada en cada ocasión (la cantidad del pedido) |
Por ejemplo: una pieza con un promedio de 2 unidades utilizadas por día, un plazo de entrega del proveedor de 10 días y un margen de seguridad de 5 unidades tiene un punto de reorden (y nivel mínimo) de 25 unidades — (2 × 10) + 5. Si la cantidad estándar de pedido es de 30 unidades, el nivel máximo se establecería en 55.
Estas cifras no son estáticas: las tasas de uso varían según el volumen de producción, la estacionalidad y la antigüedad de los equipos, y los plazos de entrega de los proveedores también cambian. Los niveles establecidos una sola vez y que nunca se revisan tienden a perder precisión con el tiempo.
Cómo un CMMS automatiza el reordenamiento de mínimos y máximos
Realizar un seguimiento manual de los niveles mínimos y máximos comparándolos con los recuentos de existencias en tiempo real de cientos de piezas no es realista; este es precisamente el tipo de comprobación repetitiva y basada en reglas que un sistema CMMS está diseñado para gestionar automáticamente.
Monitoreo continuo. Cada vez que se extrae, recibe o ajusta una pieza en una orden de trabajo, el sistema compara la nueva cantidad disponible con la cantidad mínima configurada para esa pieza.
Alertas automáticas de reordenamiento. En el momento en que la cantidad disponible alcanza el mínimo, se envía una alerta al contacto de compras con el número de pieza, el proveedor preferido y la cantidad de reposición sugerida; nadie tiene que acordarse de revisar el estante.
Recálculo basado en el uso. Dado que un sistema CMMS registra cada transacción de piezas, puede mostrar datos de consumo reales a lo largo del tiempo, lo que permite revisar y ajustar los niveles mínimos y máximos en función del uso real en lugar de basarse en conjeturas.
Un conjunto de reglas por cada parte, aplicadas de forma coherente. Una vez configurados los niveles mínimos y máximos, se aplican siempre de la misma manera, independientemente de quién esté trabajando en el almacén ese día.
Errores comunes al configurar los niveles mínimo y máximo
- Establecer los niveles una sola vez y no volver a modificarlos. Los índices de uso y los plazos de entrega cambian; un nivel que era correcto hace un año puede ser incorrecto ahora.
- Utilizar el mismo stock de seguridad para cada pieza. Una pieza crítica con un largo plazo de entrega necesita un margen de seguridad mayor que un artículo común de envío rápido.
- Ignorando la volatilidad del plazo de entrega. El plazo de entrega promedio de un proveedor y su plazo de entrega en el peor de los casos pueden ser muy diferentes; basar el stock de seguridad únicamente en el promedio no deja margen para posibles retrasos.
- Establecer un máximo demasiado alto "por si acaso". Así es como los almacenes acaban con capital inmovilizado en existencias sobrantes y de lenta rotación, en lugar de invertirlo en otros lugares.
¿Cuál es la diferencia entre un punto de reorden y un nivel mínimo de existencias?
En la mayoría de los casos, son la misma cantidad: la cantidad disponible que debería generar una nueva orden de compra. Algunas organizaciones las diferencian ligeramente, utilizando el mínimo como límite inferior y el punto de reorden como el umbral justo por encima, pero en general se establecen de forma idéntica.
¿Con qué frecuencia se deben revisar los niveles mínimos y máximos?
Como mínimo, se revisan los niveles cada vez que el patrón de uso de una pieza cambia notablemente o el plazo de entrega de un proveedor varía. Muchos equipos revisan los niveles trimestralmente utilizando datos de consumo reales, ya que el uso de piezas individuales puede variar gradualmente sin que nadie se dé cuenta.
¿Cada parte necesita su propio nivel mínimo/máximo?
Idealmente, sí; una regla general no contempla las diferencias reales en la tasa de uso, el tiempo de entrega y la criticidad entre las piezas. Un sistema CMMS permite realizar un seguimiento de los niveles individuales de cada pieza a gran escala, algo que una hoja de cálculo manual no permite.
Conclusión
Los niveles mínimos y máximos de existencias y los puntos de reorden transforman la gestión de inventario, pasando de ser una decisión diaria a una regla que el almacén sigue de forma consistente. Un sistema CMMS es lo que hace que la aplicación de esa regla, paso a paso, sea realmente práctica. Calcular correctamente el inventario desde el principio y revisarlo a medida que cambian el uso y los plazos de entrega evita que el almacén oscile entre la falta de existencias y el exceso de stock.
Consulte Reordenamiento mínimo/máximo en eWorkOrders
eWorkOrders Ha brindado soporte a las operaciones de mantenimiento durante más de 30 años, prestando servicios a los equipos de Honda y King River Packaging, y cuenta con una calificación de 4.9 en Capterra y G2.
Sobre el autor: Janet Jaquis es Directora de Marketing en eWorkOrdersdonde escribe sobre estrategia de mantenimiento, fiabilidad de activos y software CMMS para equipos de mantenimiento e instalaciones.
