Mantenimiento de instalaciones: La guía completa para equipos de mantenimiento de instalaciones
El mantenimiento de instalaciones abarca el trabajo que garantiza la seguridad, el funcionamiento y la comodidad de un edificio y sus sistemas: climatización, electricidad, fontanería, seguridad contra incendios, la envolvente del edificio y los terrenos. Esta guía cubre qué incluye, los tipos de mantenimiento, cómo elaborar un programa, cómo priorizar las solicitudes, los indicadores clave de rendimiento (KPI) a seguir y una lista de verificación estacional.
¿Qué es el mantenimiento de instalaciones?
El mantenimiento de instalaciones consiste en la inspección, el mantenimiento, la reparación y la sustitución continua de los sistemas y la estructura física de un edificio para garantizar su seguridad, el cumplimiento de la normativa y su funcionalidad. Se aplica a todo tipo de instalaciones: oficinas, escuelas, hospitales, fábricas, almacenes, hoteles y locales comerciales.
Mientras que el mantenimiento de equipos se centra en la maquinaria de producción, el mantenimiento de instalaciones se centra en el edificio en sí y en los sistemas de los que dependen las personas: calefacción y refrigeración, electricidad, agua, iluminación, protección contra incendios, ascensores, techos y terrenos.
Mantenimiento de instalaciones frente a gestión de instalaciones
Los términos suelen confundirse. mantenimiento de instalaciones Es el trabajo práctico de mantener los edificios y los sistemas en funcionamiento. La gestión de instalaciones Es más amplio: también abarca la planificación de espacios, arrendamientos, ocupación, contratos con proveedores, seguridad y planificación de capital a largo plazo. El mantenimiento es una parte de la gestión de instalaciones. Para ver en qué se diferencia el software, consulte CMMS frente a CAFM.
¿Qué cubre el mantenimiento de las instalaciones?
| Sistema | Ejemplos de trabajo rutinario |
|---|---|
| HVAC | Cambio de filtros, limpieza de serpentines, comprobación de correas y motores, calibración de termostatos y controles, servicio de calderas y enfriadoras. |
| Sistema eléctrico | Inspecciones de paneles, escaneos térmicos, pruebas de generadores de emergencia, reparaciones y mejoras de iluminación. |
| Plomería | Revisión de fugas, limpieza de desagües, mantenimiento de calentadores de agua, pruebas de reflujo, reparación de accesorios de baño. |
| Seguridad contra incendios y protección de la vida | Inspecciones de extintores, alarmas, rociadores, alumbrado de emergencia y señales de salida. |
| Envoltura de construccion | Inspecciones de techos, limpieza de canalones, sellado de ventanas y puertas, paredes exteriores, áreas de estacionamiento. |
| Transporte vertical | Inspecciones y mantenimiento de ascensores y escaleras mecánicas, generalmente a cargo de contratistas autorizados. |
| Puertas y herrajes, techos, suelos, pintura, reparación de muebles. | |
| Jardines | Paisajismo, remoción de nieve y hielo, mantenimiento de lotes y aceras, drenaje |
La frecuencia de las inspecciones de los sistemas de seguridad contra incendios y los ascensores suele estar regulada por normativas, aseguradoras y autoridades locales, no solo por el fabricante. Consulte los requisitos aplicables a su edificio y jurisdicción.
Tipos de mantenimiento de instalaciones
| Tipo | Lo que significa | Ejemplo de instalación |
|---|---|---|
| Preventivo | Trabajo programado realizado antes de la falla, por tiempo o uso. | Cambiar los filtros del sistema de tratamiento de aire cada trimestre. |
| Predictivo / basado en condiciones | Trabajo desencadenado por una condición medida | Sustitución de un cojinete del motor tras un aumento en la lectura de vibración. |
| Correctivo | Reparación planificada de un problema detectado durante una inspección. | Programar la reparación de un parche en el techo detectado en una inspección de primavera. |
| Reactivo/de emergencia | Reparación imprevista tras una avería | Una tubería reventada o una unidad de techo defectuosa en verano. |
| Regular | Tareas pequeñas y recurrentes | Sustitución de bombillas, reparación de cierrapuertas |
| Diferido | Trabajos pospuestos por motivos de presupuesto o personal. | Retrasar un año la repavimentación de un estacionamiento |
Un programa de instalaciones saludables traslada el trabajo de la parte inferior de esta tabla hacia la parte superior. Mantenimiento preventivo es la base y mantenimiento diferido Esta es la señal de alerta: el trabajo pospuesto tiende a convertirse en fracasos mayores y más costosos.
Cómo crear un programa de mantenimiento de instalaciones
- 1. Elabore un inventario de activos. Enumere todos los sistemas del edificio y los equipos principales, indicando su ubicación, marca, modelo, antigüedad y estado.
- 2. Clasifica lo que más te importa. Usa una análisis de criticidad de activos para decidir qué sistemas reciben mayor atención. La seguridad de las personas y los sistemas que apagan el edificio tienen prioridad.
- 3. Establecer programas de mantenimiento preventivo. Empiece por las recomendaciones del fabricante y los requisitos del código, y luego ajústelos en función de su propio historial de fallos.
- 4. Establezca una única forma de solicitar trabajo. Ofrezca a los ocupantes una forma única y sencilla de enviar sus solicitudes, para que nada se pierda en conversaciones en los pasillos ni en correos electrónicos.
- 5. Definir prioridades. Acuerden qué se considera una emergencia y con qué rapidez se obtiene una respuesta en cada nivel (consulten la guía de prioridades a continuación).
- 6. Decidan quién realiza el trabajo. Elige qué trabajo se realiza internamente y cuál se subcontrata. Ver Mantenimiento interno frente a mantenimiento externo.
- 7. Planifica el presupuesto. Presupuesto para trabajos rutinarios, reemplazos planificados y una reserva para emergencias. Ver planificación del presupuesto de mantenimiento.
- 8. Medir y ajustar. Realiza un seguimiento mensual de algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) y utilízalos para reajustar los horarios y la plantilla.
Cómo priorizar las solicitudes de trabajo en las instalaciones
Sin prioridades claras, la petición más insistente es la que prevalece. Un sistema sencillo de cuatro niveles funciona para la mayoría de las instalaciones:
| Prioridad | Cuándo usarlo | Ejemplo | Ejemplo de objetivo de respuesta |
|---|---|---|---|
| 1. Emergencia | Peligro para las personas, daños materiales importantes o cierre del edificio. | Olor a gas, inundaciones, fallo de la alarma contra incendios, falta de calefacción en clima helado. | Responder inmediatamente |
| 2. Urgente | Afecta al funcionamiento o la comodidad de muchas personas; podría empeorar. | El sistema de climatización no funciona en un ala y el baño está fuera de servicio. | Tratamiento |
| 3 Rutina | Necesita reparación, pero tiene una solución alternativa. | Grifo que gotea, puerta atascada, bombilla fundida | Dentro de unos días |
| 4. Planificado | Mejoras y proyectos programados | Pintura, mejoras en la iluminación, mudanzas de muebles | programado |
Los objetivos de respuesta son solo ejemplos. Establezca los suyos propios según el personal disponible y las necesidades de los ocupantes, y luego haga un seguimiento de la frecuencia con la que los cumple. Publicar los niveles de prioridad también ayuda a los ocupantes a comprender por qué un grifo que gotea se soluciona después de que falle el sistema de climatización.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) para el mantenimiento de instalaciones
| KPI | Cómo calcularlo |
|---|---|
| Tasa de finalización de PM | (Órdenes de trabajo preventivo completadas a tiempo ÷ Órdenes de trabajo de mantenimiento preventivo pendientes) × 100 |
| Porcentaje de mantenimiento planificado | (Horas de mantenimiento planificadas ÷ Horas totales de mantenimiento) × 100 |
| Tiempo promedio de respuesta | Tiempo total desde la solicitud hasta la primera respuesta ÷ Número de solicitudes, clasificadas por nivel de prioridad |
| Atraso de órdenes de trabajo | Total estimado de horas de trabajo pendientes ÷ Horas de mano de obra disponibles semanalmente = semanas de trabajo pendiente |
| Costo de mantenimiento por pie cuadrado | Costo de mantenimiento anual ÷ Superficie total mantenida |
Por ejemplo: un equipo con 900 horas de trabajo abierto y 5 técnicos que trabajan 36 horas productivas a la semana (180 horas en total) tiene 900 ÷ 180 = 5 semanas de retrasoUn campus que gasta $450,000 al año para mantener 150,000 pies cuadrados tiene un costo de 450,000 ÷ 150,000 = $ 3.00 por pie cuadradoCifras como estas son muy útiles para realizar un seguimiento de su propia tendencia a lo largo del tiempo y comparar edificios dentro de su cartera. Para más información, consulte mantenimiento planificado frente a mantenimiento no planificado y cómo se acumulan las tareas de mantenimiento pendientes.
Lista de verificación para el mantenimiento estacional de las instalaciones
Spring
- Inspeccione el techo, las canaletas y los desagües para detectar daños causados por el invierno.
- Cambie el sistema de climatización a modo de refrigeración; limpie las bobinas y compruebe el funcionamiento del sistema de refrigerante.
- Reparar los daños causados por el hielo y las quitanieves en el estacionamiento y las aceras.
- Revise los sistemas de riego y la iluminación exterior.
Verano
- Vigile atentamente los equipos de refrigeración durante los periodos de máxima carga.
- Planifique los proyectos más grandes cuando la ocupación sea menor, cuando corresponda.
- Inspeccione y selle la envolvente del edificio.
Otoño
- Cambiar el sistema de climatización a calefacción; realizar el mantenimiento de calderas y hornos.
- Limpie las canaletas y los desagües después de la caída de las hojas.
- Pruebe los generadores de emergencia antes de las tormentas invernales.
- Prepare el equipo y los suministros para la remoción de nieve y hielo.
Invierno
- Proteja las tuberías en áreas sin calefacción para evitar que se congelen.
- Mantenga libres de nieve y hielo los senderos, las entradas y los estacionamientos.
- Vigile los tejados para detectar grandes acumulaciones de nieve y represas de hielo.
- Compruebe que los cierrapuertas y las burletes retengan el calor.
Para trabajos al aire libre, consulte el Calendario de mantenimiento estacional de jardinesPara obtener listas imprimibles, consulte la Lista de verificación de mantenimiento de instalaciones, Lista de verificación de sistemas HVAC comerciales, y lista de verificación de extintores y seguridad contra incendios.
Desafíos comunes en el mantenimiento de instalaciones
- Demasiado trabajo reactivo. Cuando la mayor parte del día se dedica a atender emergencias, se descuidan las labores de prevención, lo que genera aún más emergencias.
- Edificios y sistemas que envejecen. Los equipos más antiguos fallan con mayor frecuencia y las piezas de repuesto son cada vez más difíciles de encontrar.
- El mantenimiento diferido se está acumulando. El aplazamiento de los trabajos se convierte en problemas de capital mayores.
- Las solicitudes llegan de todas partes. Las llamadas, los correos electrónicos y las solicitudes en los pasillos se pierden o se duplican.
- Seguimiento del cumplimiento. Las inspecciones y los registros de seguridad contra incendios deben ser completos y fáciles de generar.
- Dotación de personal. Es difícil contratar técnicos cualificados, lo que hace que la planificación y la priorización sean aún más importantes.
Certificaciones de mantenimiento de instalaciones
En el mantenimiento y la gestión de instalaciones, son comunes varias certificaciones profesionales:
- CFM y FMP De IFMA (Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones), que abarca la práctica de la gestión de instalaciones.
- FMA Administrador de gestión de instalaciones de BOMI International, especializado en operaciones de edificios.
- CMRP (Profesional Certificado en Mantenimiento y Confiabilidad) de SMRP, especializado en mantenimiento y confiabilidad.
Para conocer los roles y las trayectorias profesionales, consulte puestos de gestión de instalaciones con alta demanda.
Cómo un CMMS respalda el mantenimiento de las instalaciones
Un único lugar para hacer peticiones. Los ocupantes envían las solicitudes a través de un único canal, y cada solicitud se convierte en una orden de trabajo rastreable. Ver software de solicitud de mantenimiento.
Programas preventivos que se ejecutan automáticamente. Las inspecciones y tareas de servicio recurrentes se generan automáticamente, por lo que no dependen de la memoria de nadie.
Registros de cada edificio y sistema. El historial de servicio, los costos y los registros de inspección están asociados a cada activo, lo que facilita el cumplimiento normativo y la planificación presupuestaria.
Indicadores clave de rendimiento (KPI) sin hojas de cálculo. Los tiempos de respuesta, la finalización del mantenimiento preventivo, la acumulación de trabajo pendiente y los costos provienen de las propias órdenes de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el mantenimiento de instalaciones?
El mantenimiento de las instalaciones consiste en la inspección, el servicio, la reparación y la sustitución continuos de los sistemas y la estructura de un edificio, incluidos los sistemas de climatización, electricidad, fontanería, seguridad contra incendios y para la protección de la vida, la envolvente del edificio y los terrenos, para mantener las instalaciones seguras, conformes a la normativa y utilizables.
¿Cuál es la diferencia entre mantenimiento de instalaciones y gestión de instalaciones?
El mantenimiento de instalaciones consiste en el trabajo práctico para que los edificios y sistemas funcionen correctamente. La gestión de instalaciones es más amplia e incluye también la planificación de espacios, los arrendamientos, los contratos con proveedores, la seguridad y la planificación de inversiones a largo plazo.
¿Qué tipos de mantenimiento de instalaciones existen?
Los principales tipos son el mantenimiento preventivo, predictivo o basado en condiciones, correctivo, reactivo o de emergencia, rutinario y diferido. Un programa sólido orienta el trabajo hacia el mantenimiento preventivo y planificado.
¿Cómo se deben priorizar las solicitudes de mantenimiento de las instalaciones?
La mayoría de las instalaciones utilizan cuatro niveles: emergencia (peligro para las personas o el edificio), urgente (afecta a muchas personas o podría empeorar), rutinario (tiene una solución alternativa) y planificado (proyectos programados). Cada nivel tiene su propio objetivo de respuesta.
¿Qué indicadores clave de rendimiento (KPI) debería monitorizar un equipo de mantenimiento de instalaciones?
Comience con la tasa de finalización del mantenimiento preventivo, el porcentaje de mantenimiento planificado, el tiempo de respuesta promedio por prioridad, el retraso en las órdenes de trabajo en semanas y el costo de mantenimiento por pie cuadrado.
Conclusión
El mantenimiento de las instalaciones garantiza la seguridad, la comodidad y el cumplimiento de la normativa en los edificios. Es fundamental conocer los recursos disponibles, priorizar las tareas importantes, programar el mantenimiento preventivo, canalizar todas las solicitudes a través de un único sistema, establecer prioridades de forma coherente y medir los resultados. Con el tiempo, esto permite que el equipo deje de atender emergencias y se centre en la planificación del trabajo.
Centraliza todas las solicitudes de construcción en un solo sistema.
El mantenimiento de las instalaciones funciona mejor cuando las solicitudes, los horarios y el historial de servicio se encuentran en un solo lugar. Ese es el trabajo de Software CMMS para la gestión de instalaciones. eWorkOrders Ha brindado soporte a las operaciones de mantenimiento durante más de 30 años, prestando servicios a los equipos de Honda y King River Packaging, y cuenta con una calificación de 4.9 en Capterra y G2.
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Sobre el autor: Janet Jaquis es Directora de Marketing en eWorkOrdersdonde escribe sobre estrategia de mantenimiento, fiabilidad de activos y software CMMS para equipos de mantenimiento e instalaciones.
