Repuestos críticos: cómo identificarlos y almacenarlos
Las piezas de repuesto críticas son aquellas que no se pueden permitir esperar. Cuando una máquina clave falla y la pieza tarda semanas en llegar, el costo se contabiliza en pérdida de producción, no en el precio de la pieza. A continuación, le mostramos cómo identificar las piezas de repuesto críticas, decidir cuáles almacenar, protegerlas en el depósito y mantener la lista actualizada.
¿Qué son las piezas de repuesto críticas?
Las piezas de repuesto críticas son componentes cuya ausencia, en caso de fallo, provocaría consecuencias inaceptables: una parada prolongada de la producción, un riesgo para la seguridad o el medio ambiente, o un problema normativo. Suelen ser piezas para equipos críticos que son caras, difíciles de conseguir o ambas cosas.
Lo que hace que una pieza sea crítica no es la frecuencia con la que se usa. Muchos repuestos críticos permanecen en el estante durante años. Se conservan porque el costo de No Disponer de uno cuando se necesita es mucho más caro que mantenerlo.
Repuestos críticos frente a repuestos para seguros frente a repuestos comunes
| Tipo | ¿Qué es? | Cómo se abastece |
|---|---|---|
| Repuestos comunes | Piezas de uso frecuente y fáciles de conseguir, como filtros, correas y sujetadores. | Por uso, con niveles mínimo/máximo |
| Repuestos críticos | Piezas para equipos críticos donde la falta de existencias provoca tiempos de inactividad importantes o riesgos; pueden utilizarse ocasionalmente. | Almacenado a propósito, con niveles establecidos para la protección, no solo para el uso. |
| Repuestos de seguros | Un tipo de repuesto crítico que rara vez o nunca se espera que falle, pero que sería desastroso si lo hiciera, como un motor grande, una caja de engranajes principal o un transformador. | Por lo general, se guardaba una unidad "por si acaso", que se revisaba en lugar de reordenarse según su uso. |
La distinción es importante porque las normas habituales de gestión de inventario no se aplican a las piezas de repuesto críticas o de reserva. Una pieza con un historial de uso prácticamente nulo se consideraría obsoleta y se retiraría del mercado. En el caso de una pieza de repuesto de reserva, esa sería precisamente la decisión equivocada.
Cómo identificar piezas de repuesto críticas
Empiece por el equipo y luego vaya bajando hasta las piezas. análisis de criticidad de activos Te indica qué máquinas son las más importantes. A partir de ahí, evalúa cada pieza según algunos factores.
| Factor | Pregunta para hacer |
|---|---|
| criticidad del equipo | ¿Qué tan crítica es la máquina a la que pertenece esta pieza? |
| Impacto del fallo | Si esta pieza falla, ¿la máquina se detiene, funciona con rendimiento reducido o sigue funcionando? |
| El plazo de ejecución | ¿Cuánto tiempo tarda en llegar un reemplazo, incluyendo el envío? |
| Disponibilidad | ¿Es de un solo proveedor, hecho a medida o está a punto de quedar obsoleto? |
| Solución | ¿Existe alguna máquina de respaldo, solución alternativa o solución temporal? |
Un método de puntuación sencillo
Califica cada uno de los primeros cuatro factores del 1 (bajo) al 5 (alto), y califica la solución alternativa del 1 (solución alternativa sencilla) al 5 (sin solución alternativa). Suma todas las puntuaciones para obtener un total de 25. Muchos equipos consideran crítico cualquier valor que supere un umbral determinado, por ejemplo, 18.
Por ejemplo: un motor de accionamiento en una línea de producción principal (criticidad del equipo 5), donde una falla detiene la línea (impacto 5), con un plazo de entrega de 8 semanas (plazo de entrega 5), disponible en un solo proveedor (disponibilidad 4) y sin motor de respaldo (solución alternativa 5) obtiene una puntuación de 24. Se trata de una pieza de repuesto crítica. Un filtro para la misma línea podría obtener una puntuación de 5 + 2 + 1 + 1 + 2 = 11: importante mantenerlo en stock, pero gestionado como una pieza de repuesto común.
El umbral y la escala anteriores son solo un ejemplo. Lo importante es puntuar cada parte de la misma manera, para que la lista refleje el riesgo real en lugar de la opinión de quien más grita.
¿Deberías tenerlo en stock? Un análisis rápido de costos.
Mantener una pieza de repuesto crítica cuesta dinero cada año: almacenamiento, capital inmovilizado, seguro y el riesgo de que quede obsoleta. La pregunta es si ese costo es menor que el tiempo de inactividad que se correría al no tenerla.
| Compara | Cómo estimarlo |
|---|---|
| Coste previsto de no tener existencias | Probabilidad de fallo por año × Coste del tiempo de inactividad mientras se espera la pieza |
| Costo de almacenamiento | Precio de la pieza × Su tasa de costo anual de mantenimiento |
Por ejemplo: una caja de cambios cuesta $8,000. Si falla sin tener una de repuesto a mano, la línea se detiene durante 3 días esperando un reemplazo, con un costo de tiempo de inactividad de $5,000 por hora: 72 horas × $5,000 = $360,000. Si se estima una probabilidad de falla del 10% en un año determinado, el costo esperado de no tener existencias es 0.10 × $360,000 = anual de $36,000 USD. Usando un ejemplo de tasa de costo de mantenimiento del 20%, mantener una unidad de repuesto cuesta $8,000 × 0.20 = anual de $1,600 USD. Almacenarlo es la opción obvia.
Utilice sus propios datos. Su equipo de finanzas puede proporcionarle la tasa de costo de mantenimiento, y el costo por tiempo de inactividad y el historial de fallas provienen de sus registros de mantenimiento. Incluso las estimaciones aproximadas suelen facilitar la decisión.
Cómo proteger las piezas de repuesto críticas en el almacén
Identificar las piezas de repuesto críticas es solo la mitad del trabajo. La otra mitad consiste en asegurarse de que estén presentes y sigan siendo utilizables cuando se produzca la avería.
- Márquelos en el sistema. Marque las piezas de repuesto críticas para que todos sepan que no son existencias comunes.
- Resérvalos. No permita que un trabajo rutinario o planificado consuma una pieza de repuesto esencial. Si un trabajo planificado requiere la misma pieza, solicite una para ese trabajo.
- Vuelva a realizar el pedido inmediatamente después de su uso. Cuando se utiliza una pieza de repuesto crítica, su reemplazo debe solicitarse el mismo día, no cuando alguien se da cuenta de que el estante está vacío.
- Guárdalos correctamente. Manténgalos limpios, secos y protegidos. Algunos requieren cuidados durante su almacenamiento: los motores grandes y las cajas de engranajes pueden necesitar que sus ejes giren periódicamente, y los sellos, las correas y algunos componentes electrónicos tienen una vida útil limitada.
- Cuéntalos a menudo. Coloque los repuestos críticos en la clase más frecuente de su inventario cíclico programa, para que sepas que están ahí antes de que los necesites.
- Considere las unidades reparables. Muchos repuestos críticos, como motores, bombas y cajas de engranajes, se pueden gestionar como piezas giratorias: una unidad averiada se repara y se convierte en la siguiente unidad de repuesto.
Mantenga actualizada la lista de repuestos críticos.
Elaborar una lista de repuestos críticos no es un proyecto que se realiza una sola vez. Los equipos cambian, los proveedores cambian y las piezas quedan obsoletas.
- Revísalo al menos una vez al año.y siempre que se añada, sustituya o retire equipo crítico.
- Esté atento a la obsolescencia. Si un fabricante anuncia que una pieza va a dejar de fabricarse, decida con antelación si comprar una adicional, buscar una alternativa o planificar una actualización.
- Retire las piezas de repuesto de los equipos que ya no funcionan. Las piezas de repuesto críticas para una máquina que ha sido retirada del servicio son simplemente existencias obsoletas.
- Aprende de los fracasos. Si una avería se prolongó porque faltaba una pieza, vuelva a puntuar esa pieza.
Cómo un CMMS ayuda a gestionar las piezas de repuesto críticas
La gestión de repuestos críticos depende de saber qué piezas pertenecen a qué equipo y de poder ver su estado de un vistazo.
Partes vinculadas a activos. Cuando las piezas se conectan al equipo al que pertenecen, es fácil ver qué repuestos son compatibles con máquinas críticas y qué repuestos ya no tienen una máquina a la que dar soporte.
Historial de fallos y tiempos de inactividad. El historial de órdenes de trabajo muestra con qué frecuencia fallan los equipos y cuánto tiempo permanecen inactivos, lo que proporciona datos reales en lugar de estimaciones para la puntuación y el control de costes mencionados anteriormente.
Alertas de reordenamiento. Si se establece el mínimo de una pieza de repuesto crítica en 1, se activará una alerta en el momento en que se utilice.
Un lugar para la lista. La lista de repuestos críticos se encuentra junto con el resto del inventario, no en una hoja de cálculo aparte que se queda obsoleta.
Preguntas frecuentes
¿Qué hace que una pieza de repuesto sea fundamental?
Una pieza de repuesto es fundamental cuando su ausencia durante una avería provocaría consecuencias inaceptables, como una parada prolongada de la producción o un riesgo para la seguridad. Los factores clave son la criticidad del equipo, las consecuencias de la avería, el tiempo de espera para obtener un repuesto, la dificultad para conseguirlo y la existencia de una solución alternativa.
¿Qué es una rueda de repuesto de seguro?
Una pieza de repuesto de seguridad es una pieza crítica que rara vez falla, pero que causaría un tiempo de inactividad importante si lo hiciera, como un motor grande o la caja de cambios principal. Generalmente se mantiene como una sola unidad y se revisa periódicamente, en lugar de reponerla según su uso.
¿Cuántas piezas de repuesto críticas debería tener?
A menudo basta con una, sobre todo para repuestos de emergencia. Consuma más si la pieza falla con frecuencia, si varias máquinas la comparten o si el plazo de entrega de la pieza de repuesto es largo en comparación con la frecuencia de las fallas. Un cálculo rápido de costes, comparando el coste previsto del tiempo de inactividad con el coste de mantener la pieza en stock, ayuda a confirmar la cantidad necesaria.
¿Deberían utilizarse repuestos críticos para el mantenimiento planificado?
En general, no. Las piezas de repuesto críticas deben reservarse para fallos imprevistos. Si un trabajo planificado requiere la misma pieza, pida una para ese trabajo, de modo que la pieza de repuesto crítica permanezca en stock.
Conclusión
Las piezas de repuesto críticas son aquellas que se almacenan para protección, no por conveniencia. Identifíquelas evaluando la criticidad del equipo, el impacto de la falla, el tiempo de entrega, la disponibilidad y las soluciones alternativas. Confirme la decisión con una simple verificación de costos, protéjalas del uso rutinario, realice un recuento frecuente y revise la lista anualmente. Un programa de repuestos críticos bien implementado puede convertir una interrupción de varias semanas en una reparación el mismo día.
Tenga la pieza lista antes de que falle la máquina crítica.
Un repuesto crítico solo te protege si sabes que está en stock. Vincular las piezas con el equipo al que dan soporte es el trabajo de Gestión de repuestos e inventario en un CMMS. eWorkOrders Ha brindado soporte a las operaciones de mantenimiento durante más de 30 años, prestando servicios a los equipos de Honda y King River Packaging, y cuenta con una calificación de 4.9 en Capterra y G2.
Sobre el autor: Janet Jaquis es Directora de Marketing en eWorkOrdersdonde escribe sobre estrategia de mantenimiento, fiabilidad de activos y software CMMS para equipos de mantenimiento e instalaciones.
