Software de gestión de órdenes de trabajo

Nuestro software de sistema de gestión de órdenes de trabajo bien diseñado simplifica la gestión de todo el proceso de órdenes de trabajo de principio a fin. Con solo unos pocos clics, se puede ingresar, aprobar y enviar una orden de trabajo al técnico adecuado.

¿Qué es una orden de trabajo?

Las Órdenes de Trabajo son una parte crítica de la gestión de las operaciones de mantenimiento de una organización. Una orden de trabajo es una solicitud formal de mantenimiento, reparación o tareas que deben realizarse y describe los procesos y procedimientos para completar esas tareas.  Sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) El software automatiza y agiliza estos procesos desde el inicio de la tarea hasta su finalización.

Características de nuestro software de gestión de órdenes de trabajo

Con nuestro software de gestión de órdenes de trabajo, puede: 

  • Defina claramente instrucciones detalladas sobre lo que se debe hacer.
  • Cree, actualice y administre órdenes de trabajo desde una computadora, teléfono inteligente o dispositivo móvil.
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  • Adjunte facturas, documentos, esquemas, diagramas, archivos o fotografías a las órdenes de trabajo.
  • Acceder a manuales.
  • Adjuntar notas.
  • Proporciona colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo.
  • Identifique y registre los números de pieza.
  • Registre la hora de inicio y la hora de finalización.
  • Gestionar el tiempo de inactividad de los activos, gastos, materiales, etc.
  • Acceder y gestionar inventario.
  • Cree listas de verificación para garantizar que se sigan los procesos.
  • Y mucho más.

Solicitud de servicio (solicitud de trabajo) versus orden de trabajo

A Solicitud de servicio y mantenimiento (también conocida como Solicitud de trabajo) es una solicitud para una tarea de mantenimiento presentada por un miembro del personal que no pertenece al mantenimiento o por un cliente. Cuando el equipo de mantenimiento aprueba una solicitud de servicio, asignarán un técnico, programarán la tarea y se creará una orden de trabajo.

Una Orden de Trabajo es una autorización para que el equipo de mantenimiento realice tareas de mantenimiento.

Órdenes de trabajo pasadas y presentes

Estoy seguro de que algunos de ustedes se estarán preguntando cómo se compara su proceso actual de gestión de órdenes de trabajo con la tecnología actual. Echemos un vistazo a algunos de los procesos para ver cómo están a la altura:

papel y bolígrafo

El sistema de gestión de órdenes de trámites existe desde hace mucho tiempo y es fácil de usar, pero tiene funciones limitadas en el entorno en el que vivimos hoy. Debido a su facilidad de uso, se requiere poca capacitación y siempre tendrá un registro documental.

Algo tan fácil y sencillo de usar tiene muchos defectos. Los pedidos de documentación están sujetos a errores, pérdida o daños. Consumen mucho tiempo cuando intentas buscar, recuperar y clasificar pedidos de papeleo. Las órdenes de trámites tienden a tener inconsistencias e imprecisiones debido a errores humanos: palabras mal escritas, escritura ilegible, escriben el dígito incorrecto de un número de activo o especifican la cantidad de tiempo incorrecta que tomó completar un trabajo. Con papel y bolígrafo, no hay forma de identificar o corregir fácilmente estos errores.

Completar órdenes de trabajo con papel y bolígrafo requiere mucho tiempo y el tiempo de respuesta general para completar el trabajo es más lento con este método. Con papel y bolígrafo, comienza el proceso obteniendo la orden de trabajo de su gerente en persona, luego debe buscar dibujos, manuales o guías de solución de problemas y hojear toda esta documentación, luego ya está listo para continuar. la ubicación del activo para realizar el trabajo. Una vez en el lugar, es posible que deba localizar piezas de repuesto, lo que significa otro viaje de regreso a la planta para verificar el inventario. Una vez que se haya completado el trabajo, estará listo para completar la orden de trabajo y cerrarla; luego debe volver con su gerente para entregárselo personalmente y poder informarle que el trabajo se ha completado. Luego, la orden de trabajo se firma y se archiva. El proceso se repite para cada trabajo. Este proceso de flujo de trabajo no es eficiente y cuesta mucho tiempo y dinero a largo plazo.

Hojas de cálculo de Excel

Con el crecimiento de la industria informática, las empresas comenzaron a pasar del papel y el lápiz al uso de software de hojas de cálculo para gestionar sus órdenes de trabajo. Esta forma digital de gestionar órdenes de trabajo fue fácil de configurar y no era necesario ser un experto para utilizar la herramienta básica. Al utilizar hojas de cálculo para gestionar órdenes de trabajo, es menos probable que las organizaciones dañen o pierdan archivos. Ahora es más fácil compartir información con los miembros del equipo, buscar información, crear informes y reducir la cantidad de viajes de regreso a la planta.

Si bien las hojas de cálculo son un paso adelante respecto del papel y el lápiz, todavía existen muchos problemas relacionados con las hojas de cálculo que indican que esta todavía no es una forma eficiente de gestionar las órdenes de trabajo de mantenimiento. Algunas de estas hojas de cálculo deben compartirse entre equipos o departamentos, pero algunas se almacenan en una sola computadora, lo que dificulta ver información actualizada sobre una orden de trabajo. Los usuarios deben ser diligentes a la hora de compartir y realizar cambios en tiempo real. Si alguien guarda su orden de trabajo o la elimina antes de realizar una copia de seguridad del sistema, todo su trabajo se perderá para siempre. Estos también son propensos a tener problemas de seguridad porque cualquiera puede alterar los datos a menos que los proteja con contraseña. Esto conlleva otros problemas relacionados con la pérdida de contraseñas y su distribución a las personas adecuadas.

Las hojas de cálculo son difíciles de utilizar para el mantenimiento preventivo. Con capacidades de seguimiento limitadas y las tareas que requieren mucho tiempo para crear informes, esta todavía no es una forma eficiente de administrar sus órdenes de trabajo de mantenimiento. Las hojas de cálculo no tienen un proceso de notificación y los técnicos tienen que esperar instrucciones del responsable de mantenimiento. Las hojas de cálculo son fáciles de usar en modo de pantalla completa en una computadora, pero son muy difíciles de ver y navegar en dispositivos móviles.

Software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS)

La tecnología digital sigue mejorando cada vez más. Hay muchas ventajas y beneficios al gestionar sus órdenes de trabajo de mantenimiento con software CMMS. Una de las mayores ventajas de CMMS es tener todos los datos almacenados en una ubicación centralizada en la nube y poder gestionar las órdenes de trabajo desde cualquier lugar. El software CMMS brinda a los equipos la capacidad de compartir información, crear, rastrear, completar y analizar tareas en tiempo real desde cualquier lugar. La función de gestión de órdenes de trabajo de CMMS brinda a los usuarios la capacidad de ver historiales de activos, cargar documentos críticos como manuales, garantías, guías de solución de problemas, imágenes y esquemas. Los equipos de mantenimiento reciben notificaciones en tiempo real cuando las órdenes de trabajo se ingresan en el sistema. Una GMAO ahorra tiempo y dinero.

Tener todos sus datos en un sistema centralizado brinda a los usuarios la capacidad de ejecutar, ver y administrar su inventario desde cualquier lugar. Tenga siempre la información a su alcance con la capacidad de ejecutar informes detallados para ayudarle a prepararse para auditorías e inspecciones. Estos informes le brindan una mejor comprensión de cómo se están desempeñando sus procesos de gestión de órdenes de trabajo y mantenimiento. 

Existen muchas ventajas al utilizar una GMAO, en comparación con el papel, el bolígrafo y las hojas de cálculo. Algunos empleados consideran que la tecnología es un desafío, por lo que la adopción y aceptación de esta tecnología puede ser un poco más lenta. Pero eWorkOrders entiende que cada uno aprende a un ritmo diferente, por eso hemos adoptado herramientas muy eficientes para ayudar a capacitar fácilmente a los equipos. Desde seminarios web, vídeos, documentación, pantallas de ayuda y soporte técnico, hemos desarrollado las herramientas adecuadas para que cualquiera pueda adaptarse fácilmente a nuestra solución de software CMMS. Nuestro software es muy fácil de usar y tenemos testimonios de clientes que han usado una computadora pero se han adaptado a nuestro sistema rápidamente.

Por qué necesita órdenes de trabajo CMMS

Las órdenes de trabajo son el núcleo de un programa de mantenimiento. El software de órdenes de trabajo CMMS brinda a las organizaciones las herramientas para mantenerse actualizadas sobre mano de obra, proyectos y recursos.  eWorkOrders Las herramientas de gestión de órdenes de trabajo CMMS permiten a una organización tomar el control del trabajo pendiente y del trabajo próximo, realizar mejoras, aumentar la productividad laboral y seguir cumpliendo. Algunas de las características que las Órdenes de Trabajo CMMS pueden hacer por su organización incluyen:  

  • Proporciona una explicación detallada del problema, reparación o problema.
  • Gestione de forma más eficaz los recursos y herramientas necesarios para completar el mantenimiento.
  • Reduzca la confusión, los errores y la pérdida de información.
  • Acceda a todas sus órdenes de trabajo o asignaciones abiertas desde su computadora o dispositivo móvil.
  • Administre recursos y equilibre las cargas de trabajo de manera más eficiente.
  • Automatización de la programación del trabajo, recursos y trabajadores contratados.
  • Establecer puntos de referencia de reparación.
  • Busque rápida y fácilmente sus órdenes de trabajo y genere informes detallados interactivos.
  • Seguimiento de costos y gastos.
  • Acceda a información e historial detallados del cliente.
  • Notificaciones automáticas por correo electrónico.
  • El acceso móvil le brinda la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar.
  • Muchas más características más. 

Tipos de órdenes de trabajo y funciones

Las órdenes de trabajo se pueden utilizar en cualquier negocio y en cualquier industria. A continuación se muestran algunos ejemplos de los diferentes tipos de tareas para las que las empresas utilizan una gestión de órdenes de trabajo CMMS:

Orden de trabajo estándar

Una orden de trabajo estándar es una tarea de mantenimiento no crítica que no representa un riesgo inmediato para las instalaciones, sistemas, equipos o componentes. Algunos ejemplos son la retirada de equipos antiguos, la instalación de equipos nuevos y trabajos de mantenimiento no críticos, como proyectos cuyo propósito únicamente es de modernización o cosmético.

Mantenimiento preventivo

Esta orden de trabajo brinda a los usuarios la capacidad de programar tareas de mantenimiento de rutina en activos y equipos para minimizar averías inesperadas. El mantenimiento preventivo La orden de trabajo brinda a los usuarios la capacidad de controlar, planificar, programar e identificar los materiales, piezas y mano de obra para realizar el trabajo dentro de un período de tiempo específico. 

Prepárese para las inspecciones

Tener todo el historial de reparaciones y la documentación almacenados en un CMMS, con la capacidad de extraer los datos en informes personalizados, facilita la realización de informes de inspección y auditoría más eficientes.  

Reactivo\Emergencia

Una orden de trabajo reactiva o de emergencia se genera cuando se produce una avería en el equipo o una falla en la instalación y crea un entorno inseguro, o cuando un activo crítico necesita ser reparado de inmediato. Una orden de trabajo de emergencia se utiliza para registrar y realizar un seguimiento de cualquier trabajo realizado que no haya sido planificado de antemano.

Mantenimiento correctivo

Una orden de trabajo de mantenimiento correctivo se genera como resultado de una inspección periódica, mantenimiento preventivo, emergencia, etc., que identifica la falla en un tiempo razonable para planificar y programar el mantenimiento correctivo. 

Beneficios

Algunos beneficios y ventajas de implementar eWorkOrders El software de mantenimiento de órdenes de trabajo en su organización son:

  • Incrementar la disponibilidad y rendimiento de los equipos.
  • Controlar los costos.
  • Impulsar la productividad de los empleados.
  • Reducir las horas extras.
  • Mejorar el servicio al cliente.
  • Minimiza el papeleo.
  • Reducir el retraso en el mantenimiento.
  • Mejorar la seguridad.
  • Cumplir con las regulaciones de la empresa, estatales y federales.
  • Ahorra tu tiempo y dinero.
  • Y mucho más.

eWorkOrders ¡Tiene todas estas características y más! Contáctenos y hable con uno de nuestros ejecutivos de cuentas para guiarlo a través de una demostración en vivo.

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Recursos adicionales

Artículos y directorios de CMMS

Glosario de términos y definiciones de mantenimiento

¿Qué es una orden de trabajo?


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