Verificación de Firma Electrónica en un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) es una característica crítica que garantiza la integridad y seguridad de las operaciones de mantenimiento. Cuando se requiere una firma electrónica, el CMMS solicita al usuario que vuelva a ingresar sus credenciales antes de ejecutar la operación. Este proceso sirve como firma electrónica y genera un evento de auditoría, proporcionando un registro confiable de la actividad.
Beneficios Clave
Mejora de la seguridad
Al exigir a los usuarios que se vuelvan a autenticar antes de realizar operaciones confidenciales, el CMMS mejora la seguridad general del sistema y evita el acceso o las modificaciones no autorizadas.
Seguimiento de auditoría y rendición de cuentas
Cada firma electrónica genera un evento de auditoría, creando un registro detallado de quién realizó la operación y cuándo. Este registro de auditoría mejora la responsabilidad y facilita el seguimiento y la revisión de las actividades de mantenimiento.
Eficiencia mejorada y costos reducidos
Los flujos de trabajo de firma y aprobación más rápidos aceleran los procesos de mantenimiento y reducen los retrasos.
Mayor accesibilidad y comodidad
Los usuarios pueden firmar documentos de forma remota desde cualquier ubicación con conexión a Internet, mejorando la accesibilidad.
Las firmas electrónicas están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana, lo que permite una mayor flexibilidad en la firma de documentos.
Cumplimiento de la normativa
Muchas industrias altamente reguladas, como fabricación farmacéutica, están sujetos a regulaciones estrictas como FDA 21 CFR Parte 11. Esta regulación exige el uso de firmas electrónicas para garantizar la confiabilidad, integridad y seguridad de las firmas y registros electrónicos. La implementación de la verificación de firma electrónica en un CMMS permite a las organizaciones de estas industrias reguladas cumplir eficientemente con estos rigurosos requisitos reglamentarios.
Impacto ambiental reducido
La eliminación del papel mediante el uso de firmas electrónicas en una CMMS reduce el desperdicio de papel y el impacto ambiental de la impresión y el envío de documentos.
¿Cómo funciona la verificación de firma electrónica con eWorkOrders?
Cuando un orden de trabajo requiere una firma electrónica, el CMMS solicita al técnico en el campo que vuelva a ingresar sus credenciales en su dispositivo móvil antes de completar la orden de trabajo. Este proceso de reautenticación sirve como firma electrónica, generando un evento de auditoría que captura la identidad del técnico, la fecha/hora y las acciones específicas tomadas. Luego, la orden de trabajo firmada se sincroniza nuevamente con el CMMS, lo que proporciona un registro seguro y auditable de la actividad de mantenimiento. La verificación de firma electrónica garantiza la responsabilidad y el cumplimiento de eWorkOrders Realizado de forma remota mediante tecnología móvil.
Preguntas Frecuentes
¿Qué tan seguras son las firmas electrónicas en una GMAO?
Las firmas electrónicas en una GMAO son muy seguras cuando se implementan correctamente. Utilizan métodos de autenticación sólidos, sellado a prueba de manipulaciones y pistas de auditoría detalladas para garantizar la integridad de los documentos firmados. El CMMS también genera un evento de auditoría para cada firma, lo que brinda responsabilidad.
¿Cómo mejoran las firmas electrónicas la eficiencia en una GMAO?
Las firmas electrónicas agilizan los flujos de trabajo de mantenimiento al eliminar la necesidad de imprimir, enviar faxes, enviar por correo y almacenar documentos en papel. Permiten procesos de firma y aprobación más rápidos, acelerando las operaciones de mantenimiento y reduciendo los retrasos. Los usuarios pueden firmar documentos de forma remota, mejorando la accesibilidad y la flexibilidad.
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