CMMS frente a hojas de cálculo
Gestionar el mantenimiento y las operaciones de las instalaciones con hojas de cálculo puede costarle más de lo que imagina. Muchas organizaciones comienzan gestionando su mantenimiento e instalaciones con hojas de cálculo. Estas forman parte de los paquetes de software estándar y son de fácil acceso. Sin embargo, a medida que las empresas crecen y buscan mantenerse a la vanguardia de la competencia, las hojas de cálculo pueden dejar de ser la forma más eficaz de gestionar las complejas operaciones. ¿Cómo afecta el uso y el llenado de hojas de cálculo al tiempo, la precisión, el dinero, la satisfacción del cliente y el negocio en general de su organización?
¿CMMS u hojas de cálculo? La preocupación número uno al implementar una solución de software CMMS es el gasto. ¿Pero es realmente más caro que una hoja de cálculo? ¡Comparemos las ventajas y desventajas para que pueda tomar la decisión comercial correcta, mejorar las operaciones y ahorrar dinero!
| Función | CMMS | Las hojas de cálculo |
|---|---|---|
| Funcionalidad | Herramientas, informes y funciones más potentes que proporcionan información en tiempo real para un análisis más profundo. | Proceso manual con capacidades y herramientas de análisis limitadas. |
| Fiabilidad de los datos | Los datos se introducen en una base de datos centralizada a la que pueden acceder muchas personas. De esta forma, siempre se dispone de información actualizada en tiempo real. | La actualización y combinación manual de hojas de cálculo genera errores que provocan faltas de comunicación, desperdicio de recursos, costos adicionales y demoras. |
| Laborioso | Los equipos de mantenimiento y gestión de instalaciones pueden actualizar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. La información siempre está actualizada. Se requieren pocos recursos para utilizar este sistema. | Introducir y combinar datos manualmente requiere mucho tiempo. Es posible que se necesiten recursos adicionales para gestionar y analizar los datos. |
| Órdenes de Trabajo | Actualizado electrónicamente desde cualquier lugar en tiempo real. La información, documentos, imágenes, manuales, etc. se almacenan y son accesibles en una base de datos centralizada. | Las copias en papel suelen perderse, extraviarse o dañarse. Verificar que los datos estén actualizados puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Los manuales, las imágenes y otros documentos no son fácilmente accesibles. |
| Mantenimiento preventivo | Con el software CMMS, los usuarios pueden programar fácilmente trabajos de mantenimiento preventivo y notificar automáticamente a los técnicos cuando es necesario realizar algún trabajo. | Las hojas de cálculo no tienen un proceso de notificación para ayudar a los técnicos a administrar sus asignaciones. |
| Control de inventario y seguimiento de repuestos | Actualizaciones automáticas de inventario, repuestos, proveedores, etc. | Las hojas de cálculo no son flexibles y los recuentos de inventario y repuestos son manuales y no se mantienen actualizados automáticamente. |
| Comunicaciones | Las órdenes de trabajo se envían automáticamente al técnico correspondiente. La priorización y distribución de las órdenes de trabajo se realizan en tiempo real. | La comunicación es limitada y requiere un proceso manual para contactar a los técnicos ante cualquier cambio. Las hojas de cálculo actualizadas manualmente son propensas a errores y la información no se actualiza en tiempo real. |
| Base de datos centralizada | Acceso 24 horas al día, 7 días a la semana a datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. | La recopilación y localización de datos en hojas de cálculo es un proceso manual. Los datos no están actualizados y son propensos a errores. |
| Actualizaciones en tiempo real | Acceso instantáneo a la actividad y el estado de la orden de trabajo. | Sin actualizaciones en tiempo real. |
| Informes y análisis | Cientos de informes para filtrar y extraer los datos relevantes para las organizaciones. Los informes están disponibles en cualquier momento con la información más actualizada. Los cálculos y análisis se realizan dentro de la estructura de informes. | La información debe actualizarse manualmente, por lo que los informes podrían no reflejar los datos más recientes. Los cálculos y análisis son manuales y, por lo tanto, propensos a errores. |
| Auditorías e Inspecciones | Actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real. Los datos se actualizan y mantienen electrónicamente en una base de datos centralizada. Fácil acceso para crear y extraer datos precisos para auditorías e inspecciones críticas. | Trabajo manual y lento. Las actualizaciones no son en tiempo real, son propensas a errores y a la pérdida de hojas de cálculo. Los informes se generan manualmente y la información puede no estar disponible. |
| Satisfacción del Cliente | Los clientes pueden enviar una solicitud de servicio desde cualquier lugar y en cualquier momento. Se les mantendrá informados sobre el estado y el progreso de su solicitud mediante correo electrónico. | Las hojas de cálculo no pueden ofrecer la misma interacción con el cliente que un sistema CMMS. Todas las notificaciones son procesos manuales. |
¿Por qué CMMS en lugar de hojas de cálculo?
- Las hojas de cálculo existen desde hace mucho tiempo, pero no ofrecen la flexibilidad y la precisión de una solución de software CMMS.
- El sistema CMMS optimiza y automatiza los procesos para adaptarse a las operaciones de mantenimiento de su organización.
- Los sistemas CMMS ahorran tiempo y dinero a las organizaciones y aumentan la productividad.
- Un sistema CMMS es fácilmente accesible desde un ordenador o dispositivo móvil, lo que proporciona a los usuarios las herramientas necesarias para actualizar la información en tiempo real.
- La flexibilidad de un CMMS proporciona a las organizaciones un sistema que se adapta a empresas de cualquier tamaño y de cualquier sector.
Hazte estas preguntas
- ¿Es importante mantenerse por delante de la competencia?
- ¿Quieres que tu equipo trabaje más rápido?
- ¿Quieres que tu equipo sea más eficiente?
- ¿Es importante la gestión de activos?
- ¿Quieres ahorrar tiempo y dinero?
- ¿Es importante responder a las inquietudes de los clientes?
¿Tiene dificultades para adoptar el sistema? Consejos prácticos de CMMS puede ayudar a impulsar la participación. Aprenda cómo herramientas de gestión de activos Impulsar la toma de decisiones informadas y reducir los costos.
Mire lo que nuestros clientes están diciendo
Si respondió "sí" a alguna de estas preguntas, ¿por qué no nos contacta hoy para una demostración gratuita y hablar con uno de nuestros especialistas en CMMS? El CMMS claramente gana al comparar... Ventajas y desventajas del mantenimiento.
Sobre el autor: Janet Jaquis es especialista en software CMMS con más de 8 años de experiencia en eWorkOrdersdonde desarrolla contenido educativo, guías técnicas, documentos técnicos y recursos de implementación para profesionales de la gestión del mantenimiento. Su trabajo abarca el mantenimiento preventivo, la gestión de órdenes de trabajo, la confiabilidad de los activos, el inventario y las piezas de repuesto, el mantenimiento móvil y la implementación de CMMS en operaciones de fabricación, atención médica, gobierno, alimentos y bebidas e instalaciones. El contenido de Janet se basa en testimonios de clientes, estudios de caso, investigación de la industria y participación continua con la eWorkOrders equipo de producto y base de clientes. Antes de eWorkOrdersDesarrolló su carrera profesional en AT&T en el área de tecnología empresarial, trabajando en el desarrollo y lanzamiento de AT&T WorldNet —uno de los primeros servicios de internet comerciales importantes— y desempeñándose como Gerente de Marketing de Producto para AT&T WorldNet y AT&T Satellite Services. Es licenciada en Marketing y anteriormente contaba con la certificación PMP (Project Management Professional).
