Las inspecciones son una parte muy importante de su negocio. Garantizar la seguridad y protección de sus trabajadores y cumplir con los estándares puede resultar frustrante y complejo. Tratar de organizar y preparar todo para las auditorías de la EPA, OSHA y otras inspecciones de alimentos seguros y de calidad (SQF) significa mucho trabajo y mucho tiempo tratando de prepararse.
Qué puede hacer CMMS
Cada industria tiene sus propias directrices, regulaciones y estándares de cumplimiento específicos que deben cumplirse. Lo fundamental es estar preparado y poder atender estas solicitudes lo más rápido posible.
Una GMAO puede:
- Almacene y administre toda la información sobre activos y equipos para mostrar evidencia de cumplimiento y demostrar su eficiencia en la gestión de registros.
- Con CMMS, la preparación para auditorías e inspecciones ahora se puede realizar en menos tiempo. La recuperación instantánea de informes y el acceso a registros reduce el tiempo dedicado a buscar información en un archivador.
- CMMS crea un rastro de documentos desde la compra hasta el retiro.
- La estandarización de procesos reduce los errores y aumenta la eficiencia.
- El uso de un CMMS ayuda a las organizaciones a cumplir con las normas y evitar multas cuantiosas.
- Las auditorías e inspecciones se completan más rápido gracias al acceso instantáneo a información en tiempo real.
CMMS lo prepara para auditorías e inspecciones
El software CMMS le proporciona las herramientas que le ayudarán a prepararse fácilmente para auditorías e inspecciones. A continuación se describen algunos de los beneficios de utilizar el software CMMS que pueden ayudarle a prepararse para pasar auditorías e inspecciones de cumplimiento.
Estandarización de Procesos y Procedimientos
Tener procesos y procedimientos estándar implementados garantiza que todo se complete a tiempo y para su satisfacción.
Pista de auditoría
Al almacenar toda su información en un CMMS, siempre tendrá un registro de auditoría que registra automáticamente todos los cambios en las órdenes de trabajo, incluidos qué cambios específicos se realizaron, qué piezas se reemplazaron, quién los realizó y cuándo. Toda su información se almacena en un sistema centralizado, que le proporciona la documentación necesaria para ejecutar informes detallados para satisfacer las solicitudes de auditoría e inspecciones.
Firmas digitales
El documento de orientación sobre alimentos y medicamentos de EE. UU. FDA Título 21 CFR Parte 11 orienta a las industrias farmacéutica, médica y de alimentos y bebidas sobre el uso de firmas digitales. CMMS puede ayudarlo a demostrar el cumplimiento mediante firmas digitales en las órdenes de trabajo para demostrar que siguió todos los procesos y procedimientos adecuados. CMMS le brinda la capacidad de establecer permisos de aprobación digital para procesos y cierres de órdenes de trabajo para garantizar que se cumplan los requisitos. Tener la capacidad de documentar órdenes de trabajo durante todo el proceso y hacer que el empleado autorizado verifique digitalmente las tareas le proporcionará documentación detallada de cumplimiento cuando se realicen auditorías e inspecciones.
Informes
El software CMMS generalmente contiene informes integrados que muestran la información más actualizada relacionada con su equipo, actividades de mantenimiento (órdenes de trabajo) y mano de obra. Con la mayoría del software CMMS, usted tiene la capacidad de personalizar los informes para satisfacer sus necesidades particulares de inspección o auditoría de cumplimiento.
Los paneles personalizables le brindan la posibilidad de saber cómo se está desempeñando su organización de mantenimiento. Personalice el panel para cumplir con los requisitos de su organización y muestre la documentación de cumplimiento normativo de auditoría directamente desde su pantalla de inicio.
Tareas de mantenimiento preventivo
Para garantizar que se sigan los procesos y procedimientos adecuados, puede crear mantenimiento preventivo (PM) listas de verificación dentro del software CMMS para garantizar que las tareas se completen a tiempo y según las especificaciones de su organización. Algunas de estas tareas pueden contener información que especifica las tareas estándar o procedimientos adicionales para varios trabajos. Agregar listas de verificación a las órdenes de trabajo garantiza que se sigan los procedimientos en todo momento.
Auditorías de empleados
También es importante monitorear y realizar un seguimiento de la información de los empleados para las auditorías de cumplimiento normativo. Con un CMMS puede almacenar capacitaciones y certificaciones de empleados individuales, que pueden localizarse rápidamente cuando sea necesario. Un software CMMS le brinda la capacidad de mantener información de salud y seguridad más precisa para sus empleados en una ubicación centralizada.
Seguridad
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