Elegir un sistema de gestión de mantenimiento para su organización puede resultar abrumador. Ya sea que esté comenzando desde cero o desee actualizar un sistema existente, esta es una tarea importante y desea asegurarse de tomar la decisión correcta. Debe elegir la solución adecuada que cumpla con sus objetivos comerciales y sea escalable para crecer con sus necesidades comerciales.
Sólo querrás tomar esta decisión una vez, por lo que es fundamental que hagas los deberes con antelación. Esto le ahorrará mucho tiempo, dinero y molestias para garantizar que tendrá un sistema que satisfaga sus necesidades actuales y futuras.
¿Qué es el software de gestión de mantenimiento?
Software de gestión de mantenimiento como un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) iUn software que centraliza la información de mantenimiento y simplifica los procesos de las operaciones de mantenimiento. El CMMS organiza y ayuda a las organizaciones a gestionar las actividades de mantenimiento para, en última instancia, aumentar la productividad de los activos, reducir los costos y optimizar los procesos. Aunque tentador, software CMMS gratuito A menudo carece de escalabilidad y soporte.
Los siguientes consejos son una guía que le ayudará en el proceso de elegir el software CMMS adecuado que satisfaga su crecimiento actual y futuro previsto.
Nota: No todos los proveedores ofrecen los mismos paquetes o funciones, por lo que es importante analizar sus requisitos para asegurarse de que el proveedor satisfaga sus necesidades y comprenda todos los costos.
#1 Definir objetivos
Es importante identificar todos los departamentos de la organización que se verán afectados por la implementación de un CMMS. Identificar todas las necesidades desde el principio en las primeras etapas le ayudará a estar un paso más cerca de elegir la solución de software CMMS adecuada. Con esta información, puede evaluar las diferentes funciones y tener un CMMS con todas las funciones que se adaptará a todas las operaciones de mantenimiento de su negocio.
¿Qué problemas estás intentando resolver? Documente todos sus problemas de mantenimiento y sus necesidades comerciales antes de reunirse con un proveedor. Algunas sugerencias a considerar:
- ¿Cuál es el mayor problema de mantenimiento que está intentando resolver?
- ¿Necesita una programación de mantenimiento preventivo?
- ¿Es importante poder hacer mantenimiento predictivo?
- ¿Necesitas gestionar el inventario de repuestos?
- ¿Necesita realizar un seguimiento y mantener la información de los activos (historial de reparaciones y costos) desde la compra hasta la eliminación?
- ¿Quieres poder gestionar y realizar un seguimiento de todas tus órdenes de trabajo desde cualquier lugar?
- ¿Necesita adjuntar listas de verificación a las órdenes de trabajo?
- ¿Necesita aprobaciones para órdenes de trabajo?
- ¿Necesita cargar fotografías y otros documentos a las órdenes de trabajo?
- Necesitas Gestión de flotas?
- ¿Necesita informes detallados para auditorías, inspecciones, etc.?
- ¿Necesitas gestionar los gastos de mantenimiento?
- ¿Necesita integrarse con algún sistema adicional?
- ¿Necesita tener una visión clara de sus operaciones de mantenimiento?
#2 ¿Basado en la nube o local?
¿Basado en la nube o local, cuál es el adecuado para su empresa? Esta decisión puede tener un gran impacto en los costos y recursos de implementación.
CMMS basado en la nube
El software CMMS basado en la nube es un servicio alojado al que se puede acceder a través de Internet.
- No es necesario instalar hardware ni software.
- El proveedor se encargará de las copias de seguridad, la seguridad y las actualizaciones.
- Los sistemas CMMS basados en la nube permiten a las empresas centrarse en las responsabilidades principales evitando la necesidad de contratar recursos adicionales.
- Menor costo inicial y costo total de propiedad (TCO).
- Sin costos de licencia de software
- No hay nuevos requisitos de infraestructura
CMMS local
El software de mantenimiento local se instala y se ejecuta en las computadoras de la organización que utilizan el software.
La organización que compra el software es responsable de:
- Compre los derechos de uso del software por adelantado.
- Compre el equipo necesario para ejecutar el software.
- Instale el software o pague a un tercero para que lo instale.
- Personal de TI dedicado para soporte y mantenimiento.
- El personal de TI controla la seguridad y el uso del software.
- Controlar datos y sistemas generales.
- Los datos confidenciales se almacenan y manejan internamente.
- Usted es responsable de todas las actualizaciones de software.
- Las nuevas funciones y las correcciones de errores suelen tener costes adicionales.
#3 Evaluación de características y beneficios
Debe asegurarse de que el Características de los CMMS propuestos tienen todas las capacidades para satisfacer los requisitos de su negocio. Hable con los proveedores, solicite una demostración y haga preguntas. El objetivo de un CMMS es automatizar tantos procesos de mantenimiento manual como sea posible.
#4 ¿Es escalable el CMMS?
Al elegir el software CMMS, es importante pensar en cómo el sistema respaldará sus operaciones de mantenimiento a medida que su organización crezca. Elegir un sistema que sea escalable le ahorrará mucho dinero y la molestia de buscar un nuevo sistema porque su sistema actual ya se le ha quedado pequeño.
Al pensar en un CMMS, debe considerar el crecimiento futuro, agregar más usuarios o almacenamiento de datos; debe asegurarse de que el software que está comprando sea flexible para satisfacer sus crecientes necesidades. Además, las funciones adicionales pueden conllevar costos adicionales que debes considerar.
Si elige una solución CMMS local, también debe considerar la compra de licencias adicionales y la cantidad de licencias que puede comprar. Con usuarios adicionales y una base de datos más grande, es posible que necesite comprar espacio adicional en el servidor para acomodar el almacenamiento de archivos adicional. Es posible que también se necesiten recursos adicionales para administrar y mantener el software CMMS local.
#5 ¿Es el CMMS fácil de usar?
Fácil de usar significa que el software es fácil de usar, fácil de entender y tiene una interfaz limpia para todas las características y funcionalidades que su negocio requiere. Lo que una persona considera “fácil” se basa en su propia habilidad, conocimiento o experiencia. ¿Cómo se superan las diversas habilidades? Debe preguntar al proveedor qué tipo de capacitación o videos de ayuda ofrece. Tenga en cuenta que no todos los usuarios utilizarán todas las funciones, por lo que debe asegurarse de que los usuarios avanzados tengan los conocimientos y las habilidades necesarios para acceder a las funciones. Lo mejor que puedes hacer es obtener una demostración y hacer preguntas.
#6 Acceso móvil
Selección de un GMAO con móvil El acceso le brinda a su equipo de mantenimiento la capacidad de administrar sus tareas de mantenimiento desde cualquier lugar. Esto aumenta su tiempo de respuesta, eficiencia y productividad. Los técnicos pueden administrar y completar órdenes de trabajo, listas de verificación y más en sus dispositivos móviles. Pueden buscar información histórica o verificar los niveles de inventario en el departamento de repuestos directamente desde su dispositivo móvil.
#7 Seguridad de datos
La ciberseguridad se ha convertido ahora en una palabra cotidiana en todas las industrias. Con equipos de confiabilidad y mantenimiento de ataques de ransomware en todas las instalaciones, las organizaciones deben evaluar su nivel de riesgo cibernético e implementar planes para asegurarse de que sus datos CMMS estén protegidos.
Los proveedores dicen que tienen una red segura, pero ¿realmente la tienen? Hoy en día, existen empresas que se especializan en analizar redes de proveedores para garantizar que sus datos estén seguros. Estos proveedores proporcionan Calificación de los “cuadros de mando de seguridad” sobre su seguridad en varias categorías. Este sería un buen momento para elegir un proveedor que tenga una calificación del 100%. Al evaluar a un proveedor, pregúntele cuál es su calificación y que comparta su cuadro de mando de ciberseguridad con usted.
Un proveedor con una puntuación baja en ciberseguridad puede abrir las puertas a violaciones de seguridad y detener su negocio.
#8 Costos
No todos los CMMS son iguales y ciertos proveedores de servicios cobran tarifas adicionales, por lo que debe hacer preguntas con anticipación para asegurarse de obtener lo que solicita.
A continuación se presentan algunas preguntas sobre precios que quizás desee hacer:
- ¿Hay cargos separados por la instalación?
- ¿Cobran por soporte?
- ¿Las actualizaciones son gratuitas?
- ¿Necesito hacer algo con las actualizaciones?
- ¿Hay alguna tarifa por el hospedaje?
- ¿Hay algún cargo por la formación?
- ¿Hay algún costo adicional?
La mayoría del software CMMS basado en web tiene un precio según la cantidad de usuarios y el nivel de funciones. Estos son los tres planes más comunes:
Plan de suscripción mensual por usuario
Este es un plan de suscripción mensual, donde las empresas solo pagan por la cantidad de empleados que realmente usan el software. Estos planes suelen venir en varios niveles según el nivel de funciones,
Algunos planes también brindan un portal de mantenimiento donde cualquiera puede enviar una solicitud de orden de trabajo con una identificación y contraseña opcionales.
Plan de suscripción mensual
Este plan de suscripción mensual generalmente incluye una cantidad máxima de usuarios y sitios de trabajo, así como un conjunto específico de funciones. Esta suscripción está estructurada más para pequeñas empresas con operaciones básicas y un número limitado de usuarios.
Tarifa única de licencia perpetua
Los sistemas locales son herramientas que se instalan y ejecutan físicamente en las computadoras de una organización. Todos los gastos asociados con la instalación, actualizaciones, mantenimiento, corrección de errores, licencias, almacenamiento de datos, etc. son responsabilidad de la organización que compró el hardware local. La tarifa de licencia perpetua es mucho más alta que la tarifa de suscripción y se paga como una suma global durante la implementación.
Versiones gratuitas de CMMS
Hay dos tipos de paquetes CMMS “gratuitos”.
Algunos proveedores de CMMS afirman que su CMMS es “gratuito”, pero luego le cobran por soporte telefónico y por correo electrónico, tarifas de alojamiento, usuarios adicionales y otros servicios. O puede que no tenga ningún soporte.
Hay otros proveedores de CMMS que ofrecen versiones gratuitas de su solución paga. Pero estas versiones le brindan funciones y características muy limitadas durante un período de tiempo limitado. Quizás quieras pensar si quieres tomarte el tiempo y los recursos para utilizar este software durante un período de tiempo limitado.
Se requiere mucho trabajo en estas pruebas de corta duración que no le brindan acceso a las funciones que realmente necesita y pueden ser frustrantes o no ser una buena indicación de si el software funciona. Si decidió hacer una prueba, establezca los criterios para las funciones con las que desea trabajar.
Tómese el tiempo para obtener una demostración en vivo con el proveedor. Tenga a alguien de su equipo de mantenimiento en la demostración, porque ellos son los que la usarán más.
#9 ¿Es creíble el proveedor?
Asegúrese de que el proveedor tenga buena reputación, sea confiable y tenga la experiencia necesaria para abordar cualquier problema que pueda surgir. Debe buscar información como la cantidad de años en el negocio, una cartera de productos, un programa de seguridad y calificaciones en los sitios de reseñas.
Pregúntele al proveedor cuántos años de experiencia práctica en CMMS tiene su equipo de soporte. Un proveedor que tiene un equipo de ventas con años de experiencia en mantenimiento real de CMMS es una verdadera ventaja. Tener que interactuar con alguien que tiene experiencia real de más de una semana de capacitación en CMMS es una indicación positiva de que este proveedor se toma en serio la tarea de brindar una excelente experiencia al cliente. Tener experiencia práctica aporta muchas ventajas. Hablan su idioma, entienden de qué está hablando, pueden identificarse con cualquier situación y brindan recomendaciones adicionales y una gran cantidad de consejos útiles. Piense seriamente en este proveedor.
Consulte las reseñas de sus clientes en sitios de comparación como Capterra u otros sitios de reseñas para ver qué otros tienen que decir sobre ellos.
Tómese el tiempo para evaluar su interacción con el proveedor durante la demostración. Esta es una decisión importante que está tomando y desea hacerlo bien la primera vez.
#10 Soporte técnico
Vas a tener tu CMMS por mucho tiempo, por lo que querrás asegurarte de tener lo mejor soporte técnico. Es importante comprender la base de conocimientos del equipo técnico.
* ¿Tienen experiencia práctica a largo plazo para que usted se sienta cómodo cuando surja una emergencia? alguien podrá comprender su situación y responder fácilmente.
* ¿El soporte técnico es gratuito mientras esté con ese proveedor?
* ¿Cómo se brinda soporte técnico? (teléfono, soporte por correo electrónico o portal web)
* ¿Tiene acceso a otros recursos de autoayuda, como pantallas de ayuda o vídeos?
Algunos proveedores ofrecen chat en vivo, pero la mayoría cobra una tarifa por esta opción. Algunos requieren la compra de un plan de soporte para recibir asistencia. Descubra cómo. gestión de repuestos Contribuye a las operaciones de mantenimiento eficientes.
Resumen
Vivimos en un mundo muy rápido y competitivo, y las empresas enfrentan el desafío de encontrar la forma más asequible, eficiente y efectiva de hacer crecer su negocio y ser rentables. El objetivo del software CMMS es hacer que su operación de mantenimiento sea más eficiente mediante la automatización de muchos procesos, la gestión de datos y la eliminación de la redundancia y los errores humanos. CMMS le brinda las herramientas para administrar su programa de mantenimiento preventivo y extender la vida útil de sus activos. Seguir los consejos descritos anteriormente para seleccionar una solución de software CMMS le ayudará en el proceso de selección de un proveedor que le ayudará a cumplir con sus requisitos para que su organización de mantenimiento funcione al máximo rendimiento.
Próximos pasos
¿Aún tienes preguntas? ¿Quiere una demostración gratuita? Llámenos para obtener más información sobre los beneficios del software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) y cómo la implementación de una solución de software CMMS puede ayudar a mejorar sus operaciones de mantenimiento.
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