La gestión del mantenimiento es el núcleo de su negocio. Si no se gestiona correctamente, puede costarle mucho tiempo, dinero y, a veces, su negocio. La experiencia de gestión del mantenimiento hoy en día es muy diferente a la de hojas de cálculo, cuadernos, lápices y papel. Con la centralización y movilidad de los datos, las empresas están buscando un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) basado en la web para gestionar sus operaciones de mantenimiento.
No importa el tamaño de la empresa u organización que tenga, la cantidad de ubicaciones o el lugar del mundo en el que se encuentre, las empresas tienen objetivos similares:
Más sobre aplicaciones por industria.
- Mantenga registros detallados y precisos de todos los activos.
- Programe tareas y actividades de mantenimiento, mantenga registros históricos y realice un seguimiento del trabajo completado.
- Almacene todos los datos, como órdenes de trabajo, historial, manuales, etc., en una ubicación centralizada y tenga la capacidad de acceder a la información en cualquier momento desde cualquier ubicación, a través de una computadora, teléfono inteligente o dispositivo móvil.
- Genere los informes deseados.
- Implemente un programa donde todos los usuarios se sientan cómodos usando la solución.
- Protección contra la ciberseguridad.
¿Por qué necesita un software de gestión de mantenimiento?
Sin gestión de mantenimiento, puede haber retrasos importantes en productos y servicios, interrupciones en las operaciones comerciales y un aumento de los gastos. La gestión del mantenimiento ayuda a las empresas a organizar y gestionar el tiempo y los costes, para garantizar la eficiencia de los procesos y procedimientos manteniendo los recursos y controlando los costes.
¿Cuál es la mejor solución de gestión de mantenimiento?
Pasar de las hojas de cálculo, el papel y los lápices es un gran paso. La adopción del software del sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es el primer paso para agilizar y hacer que las operaciones de mantenimiento en sus instalaciones sean más económicas, efectivas y eficientes. Más sobre la gestión eficaz del mantenimiento.
Si desea comprender mejor el software CMMS, puede leer este artículo en “Qué es una GMAO”.
Cómo CMMS gestiona las tareas.
Para ayudarlo a comprender mejor las poderosas funciones de un CMMS, a continuación se describen algunas de las tareas de mantenimiento y cómo el uso de un software CMMS puede ayudar a administrar estos procesos, reducir costos y mejorar la productividad.
Órdenes de Trabajo
Una orden de trabajo es una solicitud formal de mantenimiento, reparación o tareas que deben realizarse y describe los procesos y procedimientos para completar esas tareas. Obtenga más información sobre las órdenes de trabajo
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Organizar, gestionar, priorizar y reasignar órdenes de trabajo.
- Administre y realice un seguimiento del tiempo de finalización de las órdenes de trabajo, el estado, los gastos del trabajo y más.
- Se puede programar el trabajo para que se realice en horas de menor actividad o en un horario más conveniente.
- Se pueden controlar el tiempo de mano de obra y las horas extras.
- Se pueden monitorear y controlar los gastos para el pedido de suministros y materiales.
- Acceda al historial de equipos relacionados, manuales, fotografías y otra información importante desde computadoras, teléfonos inteligentes o dispositivos móviles.
- Supervise el flujo de trabajo y aumente la eficiencia.
- Mantener y generar informes del historial de órdenes de trabajo.
Mantenimiento preventivo
El mantenimiento preventivo brinda a los usuarios la capacidad de controlar, planificar, programar e identificar los materiales, piezas y mano de obra para realizar reparaciones y mantenimiento dentro de un período de tiempo específico. Las ventajas del mantenimiento preventivo son mantener los equipos existentes en buenas condiciones de funcionamiento, evitar el tiempo de inactividad de los equipos, aumentar la esperanza de vida de los activos, disminuir el número de reparaciones importantes y controlar los gastos. Más en Mantenimiento preventivo.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Programación calendario de actividades de mantenimiento preventivo.
- Seguimiento del historial de mantenimiento.
- Controlar el tiempo de inactividad de los equipos.
- Reduzca las costosas fallas no planificadas de los equipos.
- Más control sobre los gastos de reparación.
Gestión de inventario de repuestos
La gestión de inventario es el proceso de tener el inventario de repuestos adecuado en stock, en el lugar correcto, en el momento correcto y al costo correcto. El objetivo es minimizar los costos ayudando a las organizaciones de mantenimiento a saber cuándo comprar más inventario en función de las tasas de uso de rutina.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Minimice el error humano y reduzca el tiempo necesario para la gestión manual del inventario.
- Inventario Just In Time compartido entre varios sitios.
- No es necesario cerrar su almacén para realizar recuentos cíclicos.
- Crear, rastrear y recibir órdenes de compra.
- Monitoreo y notificación automática de niveles de inventario.
Administración de proveedores
Integre perfectamente proveedores, proveedores, recursos e información de proveedores externos en su sistema de mantenimiento.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Realice un seguimiento de los proveedores que contribuyen a sus operaciones de gestión de mantenimiento, como proveedores de repuestos o fabricantes de equipos.
- Seguimiento de proveedores, órdenes de compra, devoluciones, etc.
- Realice un seguimiento de la información de contacto, facturas, historial laboral, horarios y más.
- Realice un seguimiento y mantenga un registro del tiempo de un proveedor, las piezas utilizadas y otros datos importantes.
Gestión de Activos Inventario
La gestión del ciclo de vida de los activos respalda el rendimiento de los activos durante todo el ciclo de vida de un activo, desde la adquisición hasta la eliminación del activo. Comprender el valor de la gestión de activos empresariales.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Mantener registros históricos de los activos.
- Sepa cuándo es el momento de retirar un activo. ¿Le está costando más de lo que vale?
- Analizar e interpretar datos históricos para determinar problemas y éxitos.
- Mejore la confiabilidad de los activos y reduzca los costos.
Descubra al experto orientación sobre gestión de activos Diseñado para profesionales del mantenimiento.
Sistema de información geográfica
Obtenga una vista completa y datos asociados con cada activo en un plano de planta, esquema, mapa del sitio o cualquier otra imagen. Información adicional sobre Gestión de activos SIG.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- El módulo GIS es un sistema de mapeo de sus activos de infraestructura.
- Los usuarios pueden localizar visualmente activos específicos para agregar o editar órdenes de trabajo o detalles de activos.
- Los trabajadores en el campo pueden confirmar fácilmente que están en la ubicación correcta o buscar detalles sobre la infraestructura antes de comenzar un trabajo.
Gestión de documentos
Gestión de documentos Es un sistema o proceso utilizado para capturar y almacenar documentos en papel, imágenes digitales y más.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Almacene y acceda a manuales, documentos, imágenes y dibujos en una ubicación centralizada.
Gestionar la mano de obra
Capture información crítica sobre una amplia gama de variables más allá de las horas de trabajo: inicio y finalización de trabajos, repuestos consumidos, tipo de trabajo realizado, habilidades empleadas, proveedores de repuestos y servicios involucrados, y más.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Realice un seguimiento del tiempo de las órdenes de trabajo, vacaciones, bajas por enfermedad, descansos, información de nómina y facturación.
- Controlar la programación y gestión de los costes laborales.
- Controle los costos operativos, evite las horas extras de mano de obra y garantice el tiempo de funcionamiento y la disponibilidad del equipo.
Acceso Móvil
CMMS le brinda la flexibilidad de acceder a toda la información sobre sus activos, órdenes de trabajo, mantenimiento preventivo y más desde cualquier lugar y en cualquier momento.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Acceda a datos de mantenimiento, vea manuales, documentos, información histórica, dibujos e imágenes desde un dispositivo móvil, en cualquier lugar y en cualquier momento.
- Los técnicos pueden actualizar las órdenes de trabajo desde cualquier lugar.
Informes y paneles
Cree y recopile los datos que ha estado recopilando dentro de su CMMS y transfórmelos en informes que sean significativos para usted y otros miembros de su organización. Cree paneles que le brinden una vista en tiempo real de todos sus sistemas. Comprensión de las métricas de fallo MTTR, MTBF y MTTF
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Supervise los flujos de trabajo y las actividades de mantenimiento para aumentar la eficiencia y mejorar la productividad.
- Cree informes que satisfagan las necesidades de su organización o negocio.
- Incorpore datos de KPI (indicadores clave de rendimiento) en las vistas de su panel.
Comunicaciones
Un CMMS le permite administrar órdenes de trabajo, activos e inventario mientras se comunica con el gerente o proveedor asignado directamente dentro de la orden de trabajo.
El software de gestión de mantenimiento ayuda a:
- Comunicaciones mejoradas entre los equipos de mantenimiento y otros departamentos.
- Cambie rápidamente las prioridades de trabajo, las órdenes de trabajo y las fechas de vencimiento y comuníqueselas rápidamente a todo el equipo de mantenimiento.
- Mejora la accesibilidad a la información en tiempo real y actualizada.
Actualizaciones en tiempo real
Los datos en tiempo real que siempre genera CMMS brindan a los usuarios y a la administración información más precisa.
Costos de control
El ahorro de costos se obtiene mediante una mejor gestión, más mantenimiento preventivo y menos mantenimiento correctivo no planificado.
Exactitud
Mejora la precisión con la importación directa de datos claros y concisos en tiempo real. Sin redundancia.
Cumplimiento
Genere informes detallados claros y precisos para auditorías de la industria e inspecciones de cumplimiento normativo.
Seguridad
CMMS mejora el seguimiento y el cumplimiento de la seguridad y crea un entorno de trabajo seguro para los empleados.
¡Importante! Ciberseguridad: elegir el proveedor adecuado.
La ciberseguridad se ha convertido ahora en una palabra cotidiana en todas las industrias. Con equipos de mantenimiento y confiabilidad de ataques de ransomware en todas las instalaciones, las organizaciones gubernamentales y los fabricantes deben evaluar su nivel de riesgo cibernético y mejorar sus acciones de mantenimiento preventivo cibernético.
Un proveedor con una puntuación baja en ciberseguridad puede abrir las puertas a violaciones de seguridad y detener su negocio.
Los proveedores dicen que tienen una red segura, pero ¿realmente la tienen? Hoy en día, existen empresas que se especializan en analizar redes de proveedores para garantizar que sus datos estén seguros. Estos proveedores proporcionan “cuadros de mando de seguridad” que los califican según su seguridad en varias categorías. Este sería un buen momento para elegir un proveedor que tenga una calificación del 100%. Al evaluar a un proveedor, pregúntele cuál es su calificación y que comparta su cuadro de mando de ciberseguridad con usted.
Ejemplo de cuadro de mando de ciberseguridad
Resumen
Como puede ver, la gestión del mantenimiento ha evolucionado mucho desde las hojas de cálculo, el lápiz y el papel. Las empresas que buscan una solución fiable deberían considerar... eWorkOrders, una G2 de alto rendimiento En el ámbito de los CMMS. Contar con un sistema de gestión de mantenimiento como un CMMS ofrece a los usuarios un conjunto de funciones que ayudan a:
- Reducir el tiempo de inactividad del equipo
- Mejorar la utilización de recursos/mano de obra
- Aumente la confiabilidad y la vida útil de los activos
- Gestionar y controlar la gestión de inventario
- Y más…
