Administradores de instalaciones y los beneficios de CMMS
Los días en que se gestionaban las instalaciones utilizando una hoja de cálculo, papel y lápiz se están convirtiendo en cosa del pasado. Vivimos en un mundo acelerado, donde las empresas buscan utilizar tecnología moderna para mantenerse al día con la competencia, trabajar más rápido, trabajar de manera más inteligente, aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la productividad. Los Facility Managers son una parte clave de la estructura de una empresa y contribuyen al resultado final de la organización. Tienen la responsabilidad de mantener activos valiosos, como propiedades, planta y equipo, así como otros edificios que albergan personal, productos, maquinaria auxiliar, inventario de materiales y otras funciones importantes de una organización.
Algunas de las tareas diarias de un Gerente de Instalaciones incluyen administrar órdenes de trabajo, programar y realizar mantenimiento preventivo, administrar inventarios de piezas, rastrear equipos, entre otras tareas. Gestionan y coordinan equipos, controlan costos, manejan fallas, administran equipos e instalaciones obsoletos, administran múltiples sitios y diversos recursos, ¡y más! Todas estas tareas y roles requieren mucho tiempo y son desafiantes. Un sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) es una solución de software automatizada que ayuda a los administradores de instalaciones a optimizar sus operaciones de mantenimiento mediante la gestión de órdenes de trabajo, la planificación y el cumplimiento del mantenimiento y las reparaciones, el seguimiento de activos, el seguimiento del inventario, la gestión de costos y el cumplimiento de diversos estándares de cumplimiento.
¿Qué puede hacer CMMS por los Facility Managers?
Gestión de Activos Inventario
Un CMMS permite a los administradores de instalaciones y usuarios gestionar activos en múltiples sitios y acceder a datos en tiempo real. Al acceder a un CMMS desde una computadora o dispositivo móvil, el usuario obtiene información en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento. consejos sobre activos Ayudar a los equipos de mantenimiento a reducir el riesgo y optimizar el rendimiento.
Una CMMS almacena todo en una ubicación centralizada y segura y ayuda a los administradores a controlar sus activos, además de:
• Administrar registros de mantenimiento • Administrar todos los activos • Almacenar contratos de servicio
• Almacenar datos históricos • Seguimiento y gestión de actualizaciones • Almacenar certificaciones de seguridad
• Registrar el historial de reparaciones • Administrar el ciclo de vida del equipo • Registrar las lecturas del medidor
• Programar mantenimiento • Seguimiento de la ubicación de los activos • Cumplir con los requisitos de inspección
• Gestionar fallas de equipos • Almacenar documentos importantes • Gestionar tendencias
• Gestionar el tiempo de inactividad • Almacenar esquemas • Calibrar con equipos
Algunas soluciones CMMS integran Sistema de Información Geográfica (GIS) Tecnología que puede mejorar enormemente el seguimiento de activos y órdenes de trabajo.
Mantenimiento preventivo
Prolongar la vida útil de los activos, prevenir el tiempo de inactividad y reducir los costos de mantenimiento son tareas que requieren mucho tiempo y, sin embargo, son fundamentales para el negocio. Con un CMMS, los procesos están automatizados, como la programación de inspecciones y la realización de mantenimiento preventivo, lo que se traduce en evitar costosas reparaciones de emergencia. Tener un plan de mantenimiento proactivo extiende la vida útil del equipo y reduce los costos operativos generales de las funciones de mantenimiento.
Órdenes de Trabajo
La función de órdenes de trabajo CMMS es la solución perfecta para que los administradores de instalaciones les ayuden a realizar un seguimiento y gestionar eficazmente el mantenimiento y las reparaciones a través de una única interfaz fácil de usar. CMMS es una base de datos centralizada donde los usuarios pueden:
• Realizar solicitudes de servicio • Monitorear actualizaciones de estado en tiempo real
• Priorizar y volver a priorizar las órdenes de trabajo • Solicitar aprobaciones
• Emitir órdenes automáticamente a los equipos de mantenimiento • Administrar las horas de mano de obra
• Dejar comentarios sobre el desempeño de las órdenes de trabajo • Administrar proveedores
• Identifique filtros que enrutan solicitudes • Utilice el acceso móvil desde cualquier lugar y en cualquier momento
• Administrar múltiples ubicaciones • Localizar órdenes de trabajo y documentos importantes
Manejo de inventario:
Una de las mayores luchas de los Facility Managers es la gestión de los materiales y repuestos de mantenimiento. Un CMMS proporciona información en tiempo real y mantiene a los departamentos de servicio actualizados sobre la escasez de suministro que afecta la programación diaria. Un CMMS rastrea la ubicación física de los activos y elementos del inventario en todas las instalaciones. Un CMMS puede agilizar las tareas de inventario y ayudar a:
• Brindar acceso instantáneo al personal autorizado. • Proporcionar información del proveedor (costos, productos, etc.)
• Supervisar el stock de materiales, herramientas y piezas • Crear órdenes de compra
• Identificar materiales y piezas por ubicación • Seguimiento de mercancías enviadas/recibidas
• Realice un seguimiento más preciso del inventario • Establezca niveles de inventario
• Reducir el tiempo de inactividad • Planificación, generación de informes y análisis de inventario
• Almacenar información histórica. • Almacenar documentos y esquemas valiosos, etc.
Auditoría y Cumplimiento
ALas auditorías, los protocolos internos y los estándares regulatorios son muy fáciles de administrar dentro de un CMMS. Mantenerse al día con los estándares cambiantes y poder demostrar su cumplimiento en cualquier momento puede llevar mucho tiempo y ser tedioso. Un CMMS es un sistema automatizado, centralizado y seguro que ayuda con el proceso de seguimiento de estándares y su actualización en cualquier momento. Una CMMS es una herramienta útil para ayudar a los administradores de instalaciones a organizarse mejor al reducir su dependencia de la memoria y automatizar muchas actividades diarias rutinarias. Un CMMS hace que la gestión de instalaciones sea más eficiente y efectiva al controlar y reducir el costo de las auditorías y el cumplimiento, lo que luego se traduce en mayores ganancias.
Un CMMS ayuda a los equipos de mantenimiento a mantenerse organizados y cumplir con los reguladores externos al:
• Proporcionar acceso a documentos históricos • Almacenamiento de registros y capacitación de empleados
• Grabar datos desde una computadora o dispositivo móvil • Proporcionar información precisa sobre la vida útil de los activos
• Mantener registros precisos de las órdenes de trabajo. • Seguimiento y monitoreo de las actividades previas a la auditoría.
• Mantener los equipos de producción seguros y confiables. • Generar informes para auditorías e inspecciones.
• Proporcionar fácil acceso a manuales y procedimientos de seguridad
• Almacenar datos críticos de seguros de contratistas/proveedores y agregar la capacidad de actualizar certificados electrónicamente. • Mantener las tareas de auditoría y PM actualizadas en tiempo real.
Móvil
Con el software CMMS Mobile, los técnicos de campo pueden usar una computadora o dispositivo móvil para:
• Acceder a órdenes de trabajo • Ingresar lecturas de monitoreo de condición
• Buscar todas las órdenes de trabajo • Acceder al inventario
• Ver, abrir y cerrar órdenes de trabajo • Ingresar compras al contado
• Registrar el estado y finalización del trabajo • Registrar notas
• Recuperar detalles de activos, especificaciones, esquemas e historial de órdenes de trabajo • Seguimiento del tiempo y las horas de mano de obra
