Las empresas están bajo una presión cada vez mayor para mantenerse al día con las últimas tecnologías en el acelerado entorno empresarial actual. Como resultado, existe una mayor necesidad de que los empleados adopten nuevo software para mejorar la eficiencia, la colaboración y el rendimiento general. Sin embargo, convencer a los empleados para que utilicen software nuevo puede resultar complicado. Muchos empleados pueden mostrarse reacios a cambiar, no entender los beneficios del software o no estar seguros de cómo utilizarlo correctamente. Como empresa, su éxito depende de que todos sus empleados adopten este nuevo software. Simplemente decirles que tienen que hacerlo no les dará la ventaja de que los trabajadores lo utilicen en todo su potencial. Las empresas deben comprender las frustraciones de los empleados y crear estrategias para abordar sus inquietudes y encontrar formas de inspirar a los empleados a adoptar nuevo software para que puedan seguir siendo competitivos y alcanzar los objetivos de la empresa.
Con el enfoque correcto, las empresas pueden ayudar a los empleados a superar sus frustraciones y adoptar con éxito un nuevo software. Es importante que las empresas creen una cultura que acepte el cambio y reconozcan que puede ser un proceso difícil para los empleados; brindarles los recursos necesarios, el apoyo y una comunicación clara puede ayudar a facilitar la transición y aumentar las posibilidades de éxito. adopción.
Para ayudar a que la transición sea lo más fácil posible, recopilamos algunos consejos rápidos para ayudarlo a comprender los problemas y cómo puede inspirar a su equipo a comenzar a utilizar software como CMMS u otras soluciones de software.
El compromiso de los empleados comienza con la dirección
Como empresario, tienes dos objetivos principales:
- Implemente procesos que se mantengan al día con la tecnología, hagan crecer el negocio, agilicen los procesos y proporcionen un entorno seguro, limpio y agradable para los empleados.
- entregar un gran empleado experiencia para evitar la frustración de los empleados.
Selección de software
Sabes que vas a reemplazar o implementar un nuevo sistema de software. Cada uno tiene sus propias ideas sobre lo que les gustaría, lo que no les gustaría o lo que es bueno tener. Si preguntas a 50 personas qué quieren, obtendrás cientos de ideas. Este paso es importante para determinar qué se necesita realmente, qué anticipa que necesitará a medida que la empresa crezca, la flexibilidad del software y, por supuesto, la presupuesto.
Comunicaciones
- Antes de elegir un equipo de selección de software, debe preparar comunicaciones para que los equipos conozcan su metas y objetivos).
- Involucrar a las personas adecuadas en el proceso de selección. El equipo seleccionado debe incluir miembros que estén usando el software hoy o que lo usarán. Estos miembros principales del equipo también deberían celebrar reuniones departamentales en las que participen los equipos individuales que las utilizarán.
Crear una lista de verificación
La siguiente lista de comprobación es un punto de partida que le ayudará a elegir el software adecuado para su organización:
Paso Uno: Identifica tus necesidades: Los miembros principales del equipo deben trabajar con sus equipos para determinar qué características y funciones específicas se necesitan. Los equipos deben ser realistas y comprender que existe un presupuesto que no se puede exceder.
- Necesario: Cosas sin las cuales no pueden vivir.
- Futuro: Cosas que no utilizas actualmente, pero que a medida que la empresa crezca serían un gran activo. Para CMMS, tal vez Asset Mapping pueda visualizar sus activos y órdenes de trabajo en un mapa.
- Es bueno tener: Estas son cosas que sería bueno tener, pero siempre puedes ponerlas en tu lista en caso de que el proveedor tenga un paquete que incluya estas características.
- .Una vez que esta lista se haya reducido, comunicado, discutido y acordado, estará listo para el siguiente paso.
Paso Dos: Investigue
A continuación se muestra una lista básica, que puede incorporar a los planes de su organización, porque cada organización tiene sus propias especificaciones y requisitos.
- Investigue diferentes opciones con diferentes proveedores y compare sus características, precios y reseñas.
- Verifique la compatibilidad con el software existente.
- Considere la escalabilidad.
- Busque una interfaz fácil de usar: asegúrese de que el software sea fácil de navegar y utilizar para los empleados.
- Comprueba si hay compatibilidad móvil.
- Revise el soporte del proveedor.
- Comprueba si hay seguridad de datos.
- Considerar de contacto con otras herramientas y plataformas.
- Considere el costo de las distintas funciones. Aquí es donde las listas que creaste resultan útiles. de (lo necesito ahora, en el futuro o es bueno tenerlo). Usted desea que el software se adapte a todos estos, pero también necesita que los proveedores le informen sobre los costos “adicionales” asociados con ellos, ahora y en el futuro.
- Demostración del software. Esto es importante para obtener una demostración en vivo. Ingrese con su lista de preguntas y características.
Comprender por qué a los empleados les resulta difícil adaptarse al nuevo software
La resistencia al cambio puede ser un problema común al introducir nuevo software o procesos en una organización.
Estoy seguro de que hay muchas razones por las que los empleados no quieren adaptarse al uso de software nuevo, pero esto es un comienzo de algunas de las razones más comunes por las que no quieren adaptarse al software nuevo. Por supuesto, puede haber una persona que nunca cambie y no hay forma de cambiar de opinión. Reunirse con los empleados y comprender bien lo que sienten puede ayudarlo a discutir los problemas y idear una estrategia que sea beneficiosa para ambos.
Resistencia al cambio: Por diversas razones, los empleados pueden resistirse al cambio cuando se trata de adoptar nuevas software. El miedo a lo desconocido es una explicación común. Es posible que los empleados no estén dispuestos a cambiar sus rutinas y hábitos actuales porque no se sienten cómodos aprendiendo algo nuevo. Los empleados también pueden estar preocupados por el impacto del nuevo software en sus funciones y cargas de trabajo, así como por cómo afectará a su seguridad laboral. Los empleados también pueden resistirse al cambio debido a una falta de comprensión del beneficios del nuevo software, es posible que no vean la necesidad de hacerlo y que no estén motivados para aprenderlo. Además, los empleados pueden mostrarse reacios a cambiar porque carecen de confianza en su capacidad para comprender software nuevo; pueden sentirse abrumados o inseguros de sí mismos, lo que los hace menos dispuestos a intentarlo.
El nuevo software reemplazará su trabajo. Un empleado puede sentir que un nuevo software reemplazará su trabajo por diversas razones. Una razón podría ser la falta de comprensión sobre el propósito y la función del software. Si un empleado no comprende cómo el software lo ayudará en su función actual o cómo mejorará su trabajo, es más probable que crea que reemplazará su trabajo.
Otra razón puede ser que hayan visto situaciones similares en el pasado en las que se introdujeron nuevas tecnologías y se eliminaron puestos de trabajo, lo que puede hacerlos más aprensivos respecto del nuevo software y más propensos a pensar que reemplazará su trabajo.
Falta de entendimiendo: Es menos probable que los empleados que no comprenden el software nuevo lo utilicen por diversas razones. El problema principal es que los empleados pueden encontrar el software difícil y frustrante de usar si no lo entienden, lo que genera emociones de desánimo y falta de voluntad para utilizar el software. Además, si los empleados no entienden cómo utilizar el software de forma eficaz, es posible que no puedan hacer su trabajo con tanta eficiencia como deberían, lo que les lleva a creer que el software no merece la pena. Además, el miedo de los empleados a cometer errores y la falta de confianza en sus capacidades para utilizar el software pueden disuadirlos de usarlo, lo que resulta en una pérdida de productividad. Además, la resistencia al cambio, especialmente si el software es algo nuevo y desconocido, también puede influir en que los empleados no quieran utilizar el software.
Falta de formación y apoyo: La falta de programas de capacitación y apoyo puede ser una barrera importante para los empleados que desean utilizar software nuevo. Los empleados pueden sentirse abrumados y confusos acerca de cómo utilizar el software si no reciben la capacitación y las herramientas adecuadas para comprenderlo y utilizarlo de manera eficiente. Esto puede generar insatisfacción y falta de confianza en su capacidad para utilizar el software, lo que puede provocar que se nieguen a utilizarlo. Además, sin la capacitación suficiente, los empleados tienen más probabilidades de cometer errores y tener dificultades para completar sus trabajos correctamente, lo que resulta en una menor productividad. Además, la falta de apoyo puede hacer que los empleados se sientan solos e ignorados, lo que los disuade aún más de utilizar el software. Los empleados pueden tener dificultades para manejar los problemas o consultas que surjan si no tienen acceso a asistencia y soporte continuos, y es posible que no puedan utilizar todo el potencial del software. La falta de capacitación y soporte puede crear un entorno en el que los empleados no se sientan equipados o alentados a utilizar el nuevo software, lo que lleva a un menor uso y una implementación menos exitosa.
Complejidad: Los empleados pueden enfrentar desafíos importantes cuando se trata de adaptarse al nuevo software. Algunos programas son complejos y difíciles de usar, lo que dificulta que los empleados comprendan cómo usarlos y obtengan la información necesaria que necesitan. La complejidad del sistema puede desanimar a los usuarios, lo que resulta en una falta de participación. Si el software no es fácil de usar e intuitivo, es menos probable que los usuarios lo utilicen porque su navegación requiere mucho tiempo y es frustrante. Como resultado, es esencial asegurarse de que el software se desarrolle teniendo en cuenta la facilidad de uso, haciéndolo lo más sencillo posible de usar y navegar para los empleados, con el fin de aumentar las posibilidades de adopción. Tómese el tiempo para ver una demostración en vivo de las funciones que desea utilizar.
Inconveniencia: Los empleados pueden resistirse a adoptar un nuevo software si no lo incorporan a su flujo de trabajo diario porque comprender y utilizar un nuevo software exige esfuerzo y tiempo adicionales. Es posible que crean que comprenden bien sus procesos y herramientas actuales y no ven ninguna razón para cambiar. Los empleados pueden mostrarse reacios a cambiar a un nuevo software si no proporciona mejoras o beneficios significativos con respecto a las herramientas actuales que utilizan.
Miedo al fracaso: El cambio puede ser desafiante y abrumador, y los empleados pueden preocuparse por no poder utilizar el nuevo software de manera eficaz o eficiente. Esta preocupación puede deberse a una falta de confianza en sus propias capacidades para aprender cosas nuevas o a una falta de confianza en el nuevo software. Es posible que tengan miedo de cometer errores o de no poder hacer su trabajo tan bien como antes. Este miedo puede hacer que los empleados eviten el nuevo software por completo o lo utilicen con moderación, lo que afecta su productividad y la productividad general del nuevo software. Es importante que la gerencia brinde capacitación adecuada, soporte y comunicación clara para aliviar estos temores y ayudar a los empleados a adoptar un nuevo software con éxito.
Falta de incentivos: Los empleados pueden sentirse desmotivados para dedicar el tiempo y el esfuerzo necesarios para aprender software nuevo si no ven ningún beneficio al usarlo. Es posible que los empleados no reconozcan la necesidad de utilizar el software si no está directamente relacionado con sus actividades laborales o no tiene una influencia inmediata en su desempeño laboral. Es posible que no se sientan motivados a cambiar su software actual si el programa no aumenta su productividad general o su satisfacción laboral. La gerencia debe describir claramente los beneficios del nuevo software y cómo mejorará los procesos de trabajo y el desempeño para fomentar la adopción.
Los viejos hábitos tardan en morir: Esto puede ser una barrera importante para que los empleados adopten un nuevo software. Las personas son criaturas de hábitos y puede resultarles difícil cambiar la forma en que han estado trabajando durante mucho tiempo. Es posible que se sientan cómodos con el software y los procesos que utilizan actualmente, y la idea de tener que aprender y utilizar software nuevo puede resultar abrumadora y desalentadora.
Estrategias para animar a los empleados
La tecnología sigue desempeñando un papel cada vez más importante en empresas e industrias de todos los tamaños. Los empleados que inicialmente recibieron capacitación en sistemas más antiguos o que son nuevos en un lugar de trabajo con alta tecnología pueden tener dificultades para mantenerse al día o incluso evitar el uso de la nueva tecnología. Darles a sus empleados los recursos que necesitan para aprender y utilizar nuevas tecnologías beneficia a todos.
A continuación se ofrecen algunos consejos para presentar eficazmente software nuevo a los miembros de su equipo.
- Obtenga una comprensión de sus preocupaciones y objeciones.
- Una vez que comprenda la perspectiva del empleado, podrá abordar sus inquietudes e implementar un plan para trabajar con ellos e inspirarlos a comprometerse.
- También debe proporcionar razones claras y convincentes de por qué el nuevo software les resultará beneficioso. Una forma de abordarlo es comunicar los beneficios específicos que aportará a su desempeño y procesos laborales, como mayor eficiencia, mayor precisión y mayor colaboración.
- Otro enfoque es brindar capacitación y soporte integrales para ayudarlos a sentirse cómodos y seguros al usar el software. Algunos proveedores de CMMS como eWorkOrders proporcionar una grabación de su entrenamiento sesión, junto con otros vídeos de ayuda, pantallas de ayuda y soporte técnico.
- Bríndeles un mentor que pueda trabajar con ellos para ayudarlos a comprender el software y aliviar algunas de sus frustraciones. Es más fácil escuchar a un compañero de trabajo que molestar a la dirección.
- Involucrarlos en el proceso de implementación, como probar y proporcionar retroalimentación. Esto puede ayudarlos a sentirse más involucrados en el cambio y motivados para utilizar el nuevo software.
- También es importante considerar el impacto del cambio en las funciones y cargas de trabajo de los empleados y realizar los ajustes necesarios para garantizar que la transición sea lo más fluida posible.
- Para garantizar que el nuevo software no reemplace la gestión de puestos de trabajo es necesario analizar el impacto del software en la fuerza laboral antes de su implementación. Esto permitirá a la empresa ver si hay trabajos que puedan estar en riesgo y planificar en consecuencia.
- Una forma de garantizar que el nuevo software no reemplace los trabajos de los empleados es comunicarles claramente el propósito y la función del software. Enfatice cómo les ayudará en sus funciones actuales y hará que su trabajo sea más eficiente y eficaz, en lugar de reemplazar su trabajo por completo.
- Es importante tener en cuenta que, en algunos casos, la automatización puede provocar la sustitución de algunos puestos de trabajo, pero también crea nuevas oportunidades y roles que requieren nuevas habilidades; es una buena idea tener un plan a largo plazo sobre cómo manejar estos cambios.
- También es una buena idea incluir un programa de reciclaje que ayude a los empleados a adquirir nuevas habilidades y conocimientos que serán beneficiosos para sus funciones futuras en la organización. Esto les ayudará a sentirse más seguros en su trabajo.
- Proporcione información clara y concisa sobre el software: explique cómo el software les ayudará en sus funciones actuales y cómo mejorará su trabajo.
- Proporcionar un canal de comunicación abierto: brindar a los empleados un formulario en el que puedan hacer preguntas e interactuar con sus pares sobre el software. La interacción y las discusiones entre pares pueden ayudar a reducir las frustraciones. La gerencia debe ser parte de este grupo porque ayudará a identificar cualquier problema que deba abordarse y garantizará que los empleados se sientan cómodos usando el software.
- Cree una cultura positiva en torno a la tecnología y el cambio: cree una cultura en la que los empleados se sientan apoyados y alentados a aprender nuevas tecnologías, de esta manera será más probable que se sientan positivos con respecto al nuevo software y estén más dispuestos a aprenderlo.
- Muestre el software en acción. Haga que un técnico experimentado le demuestre cómo mejorará el proceso de trabajo y facilitará su trabajo.
Lograr que los empleados adopten un nuevo software puede ser una tarea desafiante, ya que requiere un cambio en sus hábitos y formas de trabajar. Para aumentar las posibilidades de una adopción exitosa, es importante involucrar a los empleados en el proceso, brindar capacitación y soporte, hacer que el software sea fácil de usar, incentivar la adopción, predicar con el ejemplo, mostrar resultados en tiempo real, abordar inquietudes e identificar las causas fundamentales. de resistencia al cambio. Además, es importante comunicar la beneficios del software y cómo ayudará a los empleados en sus tareas diarias para que se sientan más involucrados en el proceso. Siguiendo estas estrategias, las empresas pueden capacitar a sus empleados para que adopten nuevo software y logren los resultados deseados.
Invierta en sus empleados
Sus empleados son su activo más valioso y, una vez que vean cuánto invierte en ellos, seguirán aportando valor.
Para gestionar adecuadamente a su personal, debe considerar las cosas desde la perspectiva de sus empleados. Cada empleado es diferente y requiere un enfoque diferente de gestión y formación.
Sus empleados son su activo más valioso, y una vez que vean cuánto invierte en ellos, seguirán aportando valor. Invertir en su equipo es un paso importante para garantizar que puedan adoptar nuevos software y tecnologías de forma eficaz. Esto puede incluir formación y soporte para el nuevo software o incluso cursos de actualización sobre el software antiguo, así como crear un entorno de trabajo positivo y de apoyo. Al invertir en su equipo, les proporciona los recursos y el apoyo que necesitan para alcanzar el éxito, lo que a su vez se traducirá en una mayor productividad y satisfacción laboral. Esta inversión también puede contribuir a generar confianza y lealtad, lo que aumentará su predisposición a aceptar el cambio y a estar abiertos a la adopción de nuevos software y tecnologías. En resumen, invertir en su equipo es una decisión empresarial inteligente que se verá recompensada a largo plazo mediante la mejora del rendimiento, la retención de empleados y la satisfacción. Vea cómo las empresas optimizan su proceso de órdenes de trabajo con Historias de éxito de captura de firmas.
Preguntas frecuentes sobre la adopción de CMMS por parte de los empleados
¿Cómo puedo lograr que los empleados se involucren en el uso del nuevo CMMS?
Para aumentar la adopción por parte de los empleados, es fundamental enfatizar los beneficios y la facilidad de uso del sistema CMMS. Describe cómo hará que sus tareas diarias sean más fáciles y eficientes. Mantener una comunicación abierta, involucrar a los empleados en el proceso de selección y capacitación y abordar sus inquietudes. Brinde capacitación continua a través de diversos métodos, como sesiones prácticas, videos y seminarios web.
¿Cómo puedo superar la resistencia al cambio?
La resistencia al cambio es común al implementar un nuevo software. Aborde este problema obteniendo primero la aceptación del liderazgo, quien luego podrá defender la adopción de CMMS.. Comunicar claramente los motivos del cambio y las ventajas de utilizar el nuevo sistema.. Comience poco a poco con un grupo piloto antes de implementarlo con todo el equipo para identificar y resolver problemas tempranamente..
¿Cómo abordo las inquietudes de los empleados sobre el CMMS?
Preste mucha atención a las inquietudes y dudas de los empleados sobre el uso de la nueva GMAO. Realizar encuestas o sesiones de retroalimentación para comprender sus perspectivas.. Luego, aborde detalladamente sus objeciones explicándoles cómo el software puede resolver esos problemas y hacer que su trabajo sea más eficiente.. Invertir tiempo para resolver inquietudes conducirá a una mayor adopción del sistema.
