Para cualquier organización, los retrasos en el mantenimiento desempeñan un papel importante a la hora de determinar la confiabilidad de las condiciones operativas del equipo, la eficiencia del plan de mantenimiento de una organización y las principales áreas de mejora en las operaciones de mantenimiento de una organización. Los trabajos pendientes de mantenimiento son tareas que están listas para realizarse, como desde rutinas de mantenimiento preventivo, tareas de mantenimiento predictivo hasta trabajos de mantenimiento correctivo. Estas tareas son fundamentales para cualquier negocio porque ayudan a prevenir problemas de seguridad, averías, fallas o daños que podrían ponerlo a usted, a su equipo o a sus trabajadores en peligro. Todos sabemos que un cierto nivel de retraso en el mantenimiento es inevitable, pero descuidar estas tareas puede provocar más averías. tiempo de inactividad de activos y una interrupción importante en sus operaciones comerciales. Una de las principales causas de los retrasos son los problemas recurrentes, muchos de los cuales se detallan en nuestro guía de problemas de mantenimiento.
Enfrentar esos retrasos en el mantenimiento de mantenimiento preventivo rutinas, tareas de mantenimiento predictivo, a los trabajos de mantenimiento correctivo: ¿por dónde empezar?
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A continuación, se presentan algunos consejos para comprender mejor qué es un retraso en el mantenimiento, por qué es importante y qué puede hacer para gestionarlo. Utilice esta guía para crear procedimientos de respuesta eficaces y prepararse para... emergencias de mantenimiento inesperadas.
¿Qué es el trabajo pendiente de mantenimiento?
En el diccionario, “atraso” significa una acumulación de trabajo que ha sido aprobado pero no completado. Estas listas están en curso y continúan creciendo hasta que se hayan completado. Los retrasos a veces se miden en horas, minutos, días, semanas o meses.
Dentro de este atraso de órdenes de trabajo que han sido aprobados pero aún no iniciados, hay algunas categorías.
“Atraso planificado,”, que son todas aquellas órdenes de trabajo sobre las que se ha asumido algún compromiso como, por ejemplo, una compra.
"Acumulación de pedidos listos para programar" que son aquellas órdenes de trabajo para las cuales todos los materiales y otros recursos están disponibles para que el trabajo pueda comenzar en cualquier momento.
Gestionar los retrasos puede ser un desafío. Las tareas pendientes deben priorizarse en función de su importancia, materiales y recursos, y deben gestionarse y programarse de forma eficaz para garantizar que las tareas de mantenimiento se realicen a tiempo. La conclusión no es eliminar el trabajo atrasado sino gestionarlo de forma eficaz.
¿Qué causa el retraso en el mantenimiento?
Algunas causas de la acumulación de órdenes de trabajo de mantenimiento incluyen.
- Problemas del equipo que requieren que el mantenimiento lo realice el proveedor o un especialista externo.
- Reducción de personal y técnicos cualificados.
- No hay técnicos de mantenimiento cualificados disponibles.
- Recortes presupuestarios y reducción de gastos.
- Reducción de tamaño o cierre de instalaciones.
- refacciones o los suministros no están en stock o hay un retraso en recibirlos o no están disponibles.
- El equipo no está disponible.
- Aplazar los trabajos de mantenimiento debido a mayores prioridades.
- Órdenes de trabajo duplicadas.
- Mantenimiento reactivo.
- La orden de trabajo ya no es necesaria debido a que la reparación se realizó antes de acceder a la orden de trabajo.
- Alguien se olvidó de las tareas pendientes.
Intentar gestionar estas tareas con hojas de cálculo o papel y lápiz puede ser un desastre. Intentar gestionar las prioridades cambiantes, la pérdida o el archivo incorrecto de las órdenes de trabajo en papel y la gestión de recursos puede consumir mucho tiempo y no es eficiente. Usar un software de gestión de mantenimiento, como un sistema de gestión de mantenimiento computarizado (CMMS), puede ayudarle a gestionar fácilmente todos estos problemas y a mantenerse organizado y al día. Descubra cómo los sistemas CMMS contribuyen a... resiliencia de mantenimiento a través de alertas tempranas y análisis.
¿Cuánto mantenimiento de atrasos es aceptable?
En realidad, la mayoría de las empresas siempre tienen una cierta cantidad de trabajo pendiente. Durante tiempos lentos, la acumulación de órdenes de trabajo para mantenimiento preventivo o trabajo correctivo mantiene ocupados a los técnicos. Algunas empresas permiten de dos a tres semanas para abordar las órdenes de trabajo que están planificadas, pero que no están listas para comenzar porque pueden estar esperando aprobación, materiales o algún otro motivo. Para aquellas órdenes de trabajo que se pueden iniciar en cualquier momento, se pueden programar en un plazo de una a dos semanas.
Reducir el retraso en el mantenimiento
La forma más eficaz de gestionar el trabajo pendiente de mantenimiento es realizar una evaluación para determinar la criticidad de las tareas y los activos.
Revise y analice las órdenes de trabajo pendientes y obtenga una comprensión profunda de sus órdenes de trabajo. Observe sus estrategias de mantenimiento, analice e identifique las causas principales del atraso de su organización y cree inmediatamente un plan de acción para abordar los principales problemas que están causando el atraso.
Las órdenes de trabajo pendientes deben organizarse en categorías separadas que reflejen la prioridad y criticidad de las órdenes de trabajo.
- Las Órdenes de Trabajo de Alto Riesgo tienen un impacto significativo en la operación diaria y podrían tener un impacto importante en la eficiencia general de su organización.
- Para aquellas órdenes de trabajo que son importantes, pero que tienen menos impacto en las operaciones diarias y comerciales.
- Las órdenes de trabajo de bajo riesgo tienen un impacto aún menor en las operaciones diarias o comerciales.
Identifique las causas más críticas de su cartera de pedidos y tome las medidas adecuadas para reducirlas. Si cuenta con recursos limitados, considere la posibilidad de colaborar con proveedores de equipos o contratistas externos para gestionar estas órdenes de trabajo pendientes. Evite los problemas comunes con estas órdenes. Estrategias prácticas de CMMS.
Al evaluar su historial de órdenes de trabajo, es posible que esté perdiendo tiempo en tareas de mantenimiento preventivo (PM) de baja prioridad que se han abordado durante la planificación y programación del mantenimiento preventivo de rutina. Identificar estas tareas y eliminarlas de su lista de tareas pendientes puede brindarle tiempo adicional para concentrarse en tareas más urgentes.
Software de gestión de mantenimiento
Tratar de gestionar una acumulación de órdenes de trabajo mediante hojas de cálculo y órdenes de trabajo en papel le está costando tiempo y dinero. Tratar de priorizar y realizar un seguimiento de las tareas y recursos, almacenándolos en archivadores no es efectivo. Las empresas están utilizando sistemas de gestión de mantenimiento, como un Sistema Computarizado de Gestión de Mantenimiento (CMMS) software para ayudarles a gestionar todas sus operaciones de mantenimiento. El software CMMS está diseñado específicamente para crear y gestionar órdenes de trabajo y retrasos en el mantenimiento. El uso del software CMMS basado en la web facilita compartir trabajos pendientes con los equipos, asignar trabajo y enviar mensajes, recopilar datos y realizar otras tareas relacionadas con el mantenimiento. Al poder acceder a estos datos desde una computadora, teléfono inteligente o dispositivo móvil, los equipos pueden ver de un vistazo cuáles son sus responsabilidades y cuánto tiempo tienen para completar sus tareas.
Con el software CMMS puede generar informes para mostrar órdenes de trabajo atrasadas y luego determinar cuál fue la causa y crear un plan para controlar el trabajo atrasado.
Con el software de gestión de mantenimiento, como un CMMS, los gerentes pueden priorizar y reprogramar trabajos según sea necesario y cerrar órdenes de trabajo redundantes, todo dentro de un sistema centralizado.
Beneficios del trabajo pendiente de mantenimiento
Tener un retraso en el mantenimiento puede ser una señal de que es hora de examinar la planificación, la programación y los recursos del mantenimiento. Es hora de analizar sus órdenes de trabajo, comprender mejor su asignación de recursos, recuperar algunas de esas horas desperdiciadas y tener una acumulación de órdenes de trabajo atrasadas más manejable tanto para su empresa como para los trabajadores de mantenimiento.
Venciendo el desafío del trabajo pendiente con el software de gestión de mantenimiento
Superar el trabajo atrasado en el mantenimiento es definitivamente un desafío; especialmente al prepararse después de la COVID, y luego tener que agregar tareas de rutina y emergencias, puede comenzar a quedarse aún más atrás. Es importante contar con las herramientas adecuadas para ayudar con la planificación, la programación y el equilibrio de recursos para ayudarlo a abordar esas acumulaciones de tareas.
El software CMMS es un sistema eficaz para ayudarle a gestionar todas sus órdenes de trabajo, reducir el trabajo atrasado, gestionar recursos, mejorar la productividad y reducir costes.
En su esfuerzo por superar la acumulación de órdenes de trabajo de mantenimiento, invertir en software CMMS puede ayudarlo a organizar y administrar sus procesos de manera más eficiente al:
- Equilibrar los recursos y los costos de mantenimiento para mantener el trabajo atrasado bajo control.
- Gestionar y priorizar órdenes de trabajo en tiempo real.
- Mantener y acceder al historial que proporciona a los equipos de mantenimiento una mayor visión de la vida útil y el mantenimiento de los activos.
- Evaluar recursos y habilidades y gestionar estos recursos a través de una GMAO ahorra tiempo y dinero. Ser capaz de gestionar la disponibilidad de técnicos cualificados reduce el tiempo de inactividad y aumenta la productividad.
- Algunos software CMMS proporcionan calendarios que facilitan la planificación del mantenimiento y la programación de las próximas tareas.
- Mejor gestión del inventario de repuestos.
- Proporciona informes y análisis que son útiles para comprender el rendimiento de los activos y tomar mejores decisiones comerciales.
El software de gestión de mantenimiento pone la información que los técnicos necesitan en la palma de sus manos.
Conclusión
El trabajo pendiente de mantenimiento tiene un gran impacto en las operaciones comerciales. Es importante minimizar el trabajo atrasado en el mantenimiento tanto como sea posible. Para tener estas tareas bajo control, necesita un software de mantenimiento eficaz, como el software del Sistema computarizado de gestión de mantenimiento (CMMS) para ayudarle en la planificación, programación y organización de recursos y tareas para mantener su negocio en funcionamiento. Una pequeña inversión en un CMMS para administrar sus órdenes de trabajo y tareas de mantenimiento mejora la eficiencia operativa de su equipo, reduce los costos de inventario, minimiza las horas extra, reduce el tiempo de inactividad y también tendrá un equipo de mantenimiento más eficiente y efectivo.
