Importancia de una orden de trabajo CMMS
Una orden de trabajo es más que papeleo: convierte una solicitud de reparación en un trabajo de mantenimiento documentado, con seguimiento y rendición de cuentas. Aquí te explicamos qué es una orden de trabajo, los tipos que usarás y por qué son importantes las órdenes de trabajo formales.
¿Qué es una orden de trabajo?
Una orden de trabajo de un Sistema de Gestión de Mantenimiento Computarizado (CMMS) puede ser una solicitud de reparación, restauración o reemplazo de equipos o activos. Una solicitud de orden de trabajo para un trabajo que debe realizarse puede programarse o asignarse directamente a un técnico. Más información ¿Qué es una orden de trabajo en CMMS? y cómo impulsa la rendición de cuentas. Estas órdenes de trabajo se pueden generar a través de varios canales:
- Solicitudes de clientes
- Necesidades organizativas internas
- Programas de mantenimiento programado
- Seguimiento de inspecciones o auditorías
Orden de trabajo vs. Solicitud de trabajo: Por qué es importante la distinción
Ambos términos se utilizan indistintamente, pero son etapas diferentes del mismo proceso, y confundirlos es una de las fuentes más comunes de confusión en las operaciones de mantenimiento.
| Petición de trabajo | Orden de trabajo | |
|---|---|---|
| Lo que es | Un informe no verificado indica que algo necesita atención. | Una tarea autorizada, asignada y rastreable |
| ¿Quién puede presentarlo? | Cualquier persona (un empleado, inquilino u ocupante) que note un problema. | Creado a partir de una solicitud aprobada por el personal de planificación/mantenimiento. |
| ¿Ha sido revisado? | No, aún no se ha clasificado, priorizado ni asignado. | Sí, alguien ha decidido que es real, necesario, y quién lo está haciendo. |
| ¿Aparece en los informes/historial? | No hasta que se convierta en una orden de trabajo. | Sí, forma parte del registro de mantenimiento del activo. |
Cada orden de trabajo tiene su origen en una solicitud, pero no todas las solicitudes deben convertirse en órdenes de trabajo: algunas son duplicadas, otras resultan no ser problemas reales y otras se integran en trabajos planificados ya existentes. Esta distinción es importante porque es el punto de control donde se revisa la solicitud antes de asignarle mano de obra y materiales.
El propósito de las órdenes de trabajo
El propósito de una orden de trabajo es iniciar una tarea, aclarar lo que se debe hacer, especificar fechas de finalización y dar instrucciones especiales según sea necesario. El software de gestión de órdenes de trabajo CMMS también ayuda a las organizaciones a gestionar y mantener datos sobre proyectos, así como sobre recursos, gastos y mano de obra. Las organizaciones tienen la flexibilidad de gestionar e influir en el trabajo actual y futuro, analizar datos para realizar mejoras, afectar los gastos, controlar los costos laborales y seguir cumpliendo.
¿Cuáles son los tipos de órdenes de trabajo y funciones de CMMS?
Orden de trabajo estándar
Una orden de trabajo estándar es una tarea de mantenimiento no crítica que no se considera una función de mantenimiento preventivo, de inspección, de emergencia, de seguridad o de mantenimiento correctivo. Algunos ejemplos son:
- Retirando el equipo antiguo,
- Instalación de nuevos equipos
- Los trabajos de mantenimiento no críticos incluyen proyectos cuyo propósito es únicamente de modernización o cosmética.
Mantenimiento preventivo
Esta orden de trabajo brinda a los usuarios la posibilidad de programar tareas de mantenimiento rutinario que se realizan en instalaciones individuales o grupos de activos. La orden de trabajo de mantenimiento preventivo brinda a los usuarios la posibilidad de controlar, planificar, programar e identificar los materiales, las piezas y la mano de obra para realizar el trabajo dentro de un período de tiempo específico. Las ventajas del mantenimiento preventivo son mantener el equipo existente en buenas condiciones de funcionamiento, evitar el tiempo de inactividad del equipo, aumentar la expectativa de vida de los activos, disminuir la cantidad de reparaciones importantes y controlar los gastos.
Una orden de trabajo de mantenimiento preventivo es una herramienta esencial para las organizaciones que buscan:
- Garantizar la eficacia del equipo
- Ampliación de la vida útil de los activos
- Programación de tareas de mantenimiento rutinario
- Controlar gastos
- Prevención de tiempos de inactividad de los equipos
Prepárese para las inspecciones
Al crear una orden de trabajo, puede definir un conjunto de puntos de inspección que requieren que un técnico de mantenimiento audite o inspeccione un activo en función de ese conjunto predeterminado de parámetros. Un ejemplo sería: durante el mantenimiento preventivo o durante una inspección, se requeriría que un técnico de mantenimiento revisara todos los elementos del conjunto de parámetros definidos en la orden de trabajo. Además, si el técnico identifica un problema, se puede crear una nueva orden de trabajo para corregir ese problema.
Reactivo/de emergencia
Una orden de trabajo reactiva o de emergencia se genera cuando se produce una avería en un equipo o un fallo en las instalaciones que crea un entorno inseguro, o cuando es necesario reparar un activo crítico de inmediato. Una orden de trabajo de emergencia se utiliza para registrar y hacer un seguimiento de cualquier trabajo realizado que no se haya planificado de antemano. Las órdenes de trabajo reactivas brindan a los técnicos de mantenimiento la capacidad de:
- Abordar las necesidades de reparación inmediatas
- Registrar y realizar un seguimiento del trabajo no planificado
- Proporcionar información detallada sobre averías y solución.
Mantenimiento correctivo
Se genera una orden de trabajo de mantenimiento correctivo para identificar, aislar y rectificar fallas para que los equipos, máquinas o sistemas puedan restaurarse a su condición óptima. Se planifica y programa una orden de trabajo de mantenimiento correctivo porque la falla fue identificada en un tiempo razonable y no fue considerada una emergencia.
Beneficios de una orden de trabajo
La implementación de un sistema de órdenes de trabajo CMMS ofrece numerosas ventajas:
- Control mejorado:Mejor gestión de las necesidades de mantenimiento
- rendimiento mejorado:Los procesos optimizados conducen a una mayor eficiencia
- Reducción de costes:Asignación optimizada de recursos y mantenimiento preventivo
- Eficiencia aumentada :Las solicitudes de trabajo organizadas garantizan que no se pase nada por alto.
- Horario flexible:El trabajo se puede programar en horarios convenientes.
- Control de costes laborales:Mejora del seguimiento y la gestión de las horas de trabajo
- Cadena de suministro optimizada: Pedidos anticipados de materiales para mejores ofertas
- Seguridad y cumplimiento mejorados:Un enfoque sistemático del mantenimiento garantiza el cumplimiento de las normas de seguridad.
¿Por qué son importantes las órdenes de trabajo?
Las órdenes de trabajo de CMMS son vitales para las organizaciones de todas las industrias debido a su capacidad para:
- Gestionar y controlar el trabajo:Manejar eficientemente las tareas de mantenimiento actuales y futuras
- Facilitar el análisis de datos: Proporcionar información para mejorar los procesos y la toma de decisiones.
- Optimizar la asignación de recursos:Mejorar las estrategias de inversión y el control de gastos
- Garantizar el cumplimiento: Cumplir con los requisitos de seguridad y reglamentarios
- Aumentar la productividad:Habilite actualizaciones en tiempo real y comparta información
- Mejorar la accesibilidad:Permitir la creación de órdenes de trabajo desde cualquier dispositivo, en cualquier lugar y en cualquier momento
- Mejorar la gestión de documentos:Mantener y compartir de forma segura documentos y manuales
El argumento comercial a favor del mantenimiento proactivo y monitorizado
Más allá del caso de la documentación, existe uno financiero directo. El Programa Federal de Gestión de Energía del Departamento de Energía de EE. UU. estudió el retorno de la inversión en operaciones y mantenimiento en las instalaciones federales y descubrió que los programas proactivos de O&M superaron sustancialmente a las soluciones reactivas y costosas en capital: las medidas centradas en O&M arrojaron un promedio de Se ahorran 3.83 dólares por cada dólar invertido., con una simple recuperación de aproximadamente 0.26 años - en comparación con Se ahorran 0.19 dólares por cada dólar invertido. y Recuperación de la inversión en 5.26 año para proyectos de modernización de equipos que aborden los mismos problemas. (Fuente: Departamento de Energía de los Estados Unidos, Programa Federal de Gestión de la Energía — Mejores prácticas de operación y mantenimiento: Guía para lograr la eficiencia operativa, versión 3.0)
Ese estudio no trataba específicamente sobre software de órdenes de trabajo, sino sobre el valor de los programas de operación y mantenimiento proactivos y bien gestionados en general. Pero un sistema formal de órdenes de trabajo es lo que hace posible la ejecución de un programa proactivo: es el mecanismo que convierte la idea de "probablemente deberíamos ocuparnos de eso" en trabajo programado, asignado y con seguimiento, en lugar de un problema que espera hasta agravarse.
Preguntas frecuentes – Órdenes de trabajo
¿Cuáles son las 5 funciones principales de las órdenes de trabajo?
Identificación de tareas:Las órdenes de trabajo definen y describen claramente la tarea de mantenimiento o reparación que debe realizarse. Asignación de recursos:Las órdenes de trabajo ayudan a programar y asignar los recursos necesarios para el trabajo. Despacho de tareas:Una vez creadas, las órdenes de trabajo se utilizan para enviar y comunicar los detalles del trabajo a los técnicos o equipos de mantenimiento asignados. Ejecución de Obra y Documentación:Las órdenes de trabajo sirven como un lugar central para documentar el trabajo realmente completado, el tiempo empleado, las piezas utilizadas y cualquier observación o problema encontrado durante el proceso. Verificación y CierreLas órdenes de trabajo facilitan la verificación de la calidad del trabajo, la recopilación de datos relevantes y el cierre formal de la actividad de mantenimiento.
¿Qué información clave debe incluirse en una orden de trabajo?
Los elementos esenciales incluyen la descripción de la tarea, el nombre del solicitante, el tiempo estimado de finalización, el nombre del asignado, la ubicación de la tarea y los recursos requeridos.
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