Un importante Departamento de Obras Públicas (DPW), que presta servicios a un área metropolitana en crecimiento, necesitaba una forma más eficiente de gestionar el mantenimiento de la infraestructura pública. Con el envejecimiento de los activos, la creciente demanda de servicios y el escrutinio regulatorio, el equipo buscó una solución digital. Departamento de Obras Públicas CMMS para agilizar las operaciones y mejorar la rendición de cuentas.
Antes de la implementación, las tareas de mantenimiento se registraban mediante formularios en papel, hojas de cálculo y sistemas aislados. Esto causaba retrasos en la finalización de las órdenes de trabajo, pérdida de documentación y dificultades para priorizar las reparaciones en carreteras, servicios públicos, parques y edificios públicos. El personal dedicaba demasiado tiempo a la entrada manual de datos en lugar de al trabajo práctico.
El equipo se asoció con eWorkOrders Implementar una solución escalable basada en la nube. CMMS para obras públicas que podría unificar operaciones, mejorar la productividad y simplificar los informes. Esto es lo que dijo su equipo directivo tras la implementación.
Desafío de negocio
El Departamento de Obras Públicas (DPW) enfrentó grandes desafíos para mantenerse al día con las necesidades de infraestructura utilizando sistemas obsoletos. Las órdenes de trabajo se perdían o se duplicaban con frecuencia, y solicitudes de servicio Los ciudadanos carecían de un seguimiento adecuado. Los equipos de mantenimiento no podían consultar fácilmente el historial de los activos ni priorizar por urgencia.
Los informes regulatorios también consumían mucho tiempo. Desde las inspecciones de aguas pluviales hasta las comprobaciones de seguridad de los edificios, el personal dependía de registros en papel propensos a errores. La dirección carecía de visibilidad de las métricas de rendimiento o los costos de los distintos departamentos.
El departamento necesitaba un sistema centralizado y fácil de usar. software de mantenimiento de infraestructura pública para mejorar la prestación de servicios, mejorar la transparencia y cumplir con los requisitos de cumplimiento en todos los activos y departamentos.
Solución de software de gestión de mantenimiento DPW
Después de evaluar varios sistemas, el DPW seleccionó eWorkOrders Por su facilidad de uso, acceso móvil y funcionalidades enfocadas en el gobierno, la solución ofreció una manera fluida de gestionar activos, órdenes de trabajo, inspecciones e inventario en todo el departamento.
Los beneficios clave incluyeron:
- Gestión centralizada de órdenes de trabajo por tipo de activo, ubicación o fuente de solicitud (ciudadano, personal o inspección).
- Acceso móvil para que los equipos de campo completen trabajos, tomen fotografías y actualicen el estado en tiempo real.
- Seguimiento de activos e historiales de mantenimiento de carreteras, edificios, sistemas de agua y vehículos de flotas.
- Paneles de control e informes personalizados para respaldar Transparencia del mantenimiento gubernamental y supervisión presupuestaria.
- Programas de mantenimiento preventivo automatizados para reducir las reparaciones de emergencia y extender la vida útil de los activos.
Al consolidar todas las operaciones de obras públicas en una plataforma digital, el departamento obtuvo visibilidad en tiempo real, mejoró la respuesta del servicio y optimizó el uso de recursos.
Implementación
La implementación se completó en menos de dos meses, con el apoyo total de la eWorkOrders El sistema se configuró para cada división del Departamento de Obras Públicas (DPW), incluyendo calles, saneamiento, parques, servicios de agua e instalaciones públicas.
Los equipos se adaptaron rápidamente a la interfaz optimizada para dispositivos móviles, lo que redujo el papeleo y mejoró los tiempos de respuesta. El equipo de TI de DPW agradeció el alojamiento en la nube, que eliminó la necesidad de servidores o soporte interno.
Mantener el cumplimiento y la rendición de cuentas pública
El nuevo sistema facilitó considerablemente la elaboración de informes regulatorios y la transparencia comunitaria. Las inspecciones, certificaciones y registros de servicio ahora son totalmente trazables y se almacenan digitalmente. Los supervisores pueden generar fácilmente informes para los ayuntamientos o auditores.
El software respalda la preparación para auditorías de agencias estatales y federales, al mismo tiempo que ayuda a cumplir con las solicitudes de la Ley de Libertad de Información (FOIA) con una rápida recuperación de datos.
Resultados del uso de un CMMS del Departamento de Obras Públicas
Desde la implementación eWorkOrdersEl Departamento de Obras Públicas ha experimentado avances sustanciales:
• Resolución un 40% más rápida de solicitudes de mantenimiento de los ciudadanos
• Reducción del 30% en las órdenes de trabajo de emergencia gracias a una mejor atención preventiva
• Mejora de la coordinación interdepartamental y del seguimiento de activos.
• Acceso en tiempo real a los datos de rendimiento y al historial de mantenimiento
El departamento ahora opera con más transparencia, eficiencia y confianza, empoderando tanto al liderazgo como a los equipos de primera línea.
Resumen
Al hacer la transición a eWorkOrdersEl Departamento de Obras Públicas pasó de procesos desconectados y con mucho papeleo a una plataforma digital centralizada de gestión de mantenimiento. El diseño intuitivo del software, sus funciones móviles y sus funciones optimizadas para el gobierno contribuyen al mantenimiento de los activos y a los objetivos de servicio público a largo plazo.
“Este CMMS transformó nuestra forma de operar”, dijo el Director del DPW. “Desde las órdenes de trabajo hasta las inspecciones, todo es más rápido, preciso y fácil de gestionar. Es un gran logro para nuestra comunidad”.
Para obtener más información sobre las mejores prácticas en la gestión de activos e infraestructura municipal, visite el sitio web Asociación Americana de Obras Públicas (APWA).
El siguiente estudio de caso es un escenario compuesto basado en clientes de obras públicas del mundo real que utilizan eWorkOrders GMAO.
