CMMS frente a hojas de cálculo
¡Administrar sus operaciones de mantenimiento e instalaciones utilizando hojas de cálculo puede costarle más dinero de lo que cree!
Muchas organizaciones comienzan gestionando su mantenimiento y sus instalaciones mediante hojas de cálculo. Las hojas de cálculo son parte de un paquete de software informático estándar y están fácilmente disponibles. A medida que las empresas crecen y se mantienen por delante de la competencia, las hojas de cálculo pueden no ser la forma más eficaz de mantenerse al día con las complicadas exigencias de la gestión de operaciones. ¿Cómo afecta el uso y llenado de hojas de cálculo el tiempo, la precisión, el dinero, la satisfacción del cliente y el negocio en general de su organización?
¿CMMS u hojas de cálculo? La preocupación número uno al implementar una solución de software CMMS es el gasto. ¿Pero es realmente más caro que una hoja de cálculo? ¡Comparemos las ventajas y desventajas para que pueda tomar la decisión comercial correcta, mejorar las operaciones y ahorrar dinero!
Función | CMMS | Las hojas de cálculo |
Funcionalidad | Herramientas, informes y funciones más potentes que proporcionan información en tiempo real para un análisis más profundo. | Proceso manual con capacidades y herramientas de análisis limitadas. |
Fiabilidad de los datos | Los datos se ingresan en una base de datos centralizada a la que pueden acceder muchas personas. Contando siempre con información en tiempo real y actualizada. | La actualización y combinación manual de hojas de cálculo genera errores que provocan faltas de comunicación, desperdicio de recursos, costos adicionales y demoras. |
Laborioso | Los equipos de mantenimiento e instalaciones pueden actualizar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. La información está siempre actualizada y vigente. Se necesitan recursos limitados para utilizar este sistema. | El trabajo manual requiere mucho tiempo para ingresar y fusionar datos. Es posible que se requieran recursos adicionales para gestionar y analizar datos. |
Órdenes de Trabajo | Actualizado electrónicamente desde cualquier lugar en tiempo real. La información, documentos, imágenes, manuales, etc. se almacenan y son accesibles en una base de datos centralizada. | Las copias en papel tienden a perderse, extraviarse o dañarse. Verificar que los datos sean los más actualizados puede resultar difícil y llevar mucho tiempo. No es fácil acceder a manuales, fotografías y otros documentos. |
Mantenimiento preventivo | Con el software CMMS, los usuarios pueden programar fácilmente trabajos de mantenimiento preventivo y notificar automáticamente a los técnicos cuando es necesario realizar algún trabajo. | Las hojas de cálculo no tienen un proceso de notificación para ayudar a los técnicos a administrar sus asignaciones. |
Control de inventario & | Actualizaciones automáticas de inventario, repuestos, proveedores, etc. | Las hojas de cálculo no son flexibles y los recuentos de inventario y repuestos son manuales y no se mantienen actualizados automáticamente. |
Comunicaciones | Las órdenes de trabajo se envían automáticamente al técnico correspondiente. La nueva priorización y distribución de órdenes de trabajo se realiza en tiempo real. | La comunicación es limitada y requiere un proceso manual para contactar a los técnicos ante cualquier cambio. Las hojas de cálculo actualizadas manualmente son propensas a errores y la información no se actualiza en tiempo real. |
Base de datos centralizada | Acceso 24 horas al día, 7 días a la semana a datos desde cualquier lugar y en cualquier momento. | Recopilar y localizar datos de hojas de cálculo es un proceso manual. Los datos no están actualizados y son propensos a errores. |
Actualizaciones en tiempo real | Acceso instantáneo a la actividad y el estado de la orden de trabajo. | Sin actualizaciones en tiempo real. |
Informes y análisis | Cientos de informes para filtrar y extraer los datos relevantes para las organizaciones. Los informes están disponibles en cualquier momento con los datos más actualizados. Los cálculos y análisis se realizan dentro de la estructura de informes. | La información debe actualizarse manualmente, por lo que es posible que los informes no reflejen los datos más recientes. Los cálculos y análisis son manuales y son propensos a errores o equivocaciones. |
Auditorías e Inspecciones | Actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real. Los datos se actualizan y mantienen electrónicamente en una base de datos centralizada. Fácil acceso para crear y extraer datos precisos para auditorías e inspecciones críticas. | Trabajo manual y que requiere mucho tiempo. Las actualizaciones no se realizan en tiempo real y son propensas a errores y hojas de cálculo extraviadas. Los informes son un proceso manual y es posible que la información no esté disponible. |
Satisfacción del Cliente | Los clientes pueden enviar una solicitud de servicio desde cualquier lugar y en cualquier momento. Los clientes pueden mantenerse actualizados con actualizaciones de estado y progreso enviadas por correo electrónico. | Las hojas de cálculo no pueden proporcionar la misma interacción con el cliente que CMMS. Las notificaciones son todos procesos manuales. |
¿Por qué CMMS en lugar de hojas de cálculo?
• Las hojas de cálculo existen desde hace mucho tiempo, pero no ofrecen la flexibilidad y precisión de una solución de software CMMS.
• CMMS agiliza y automatiza los procesos para adaptarse a las operaciones de mantenimiento de su organización.
• CMMS ahorra tiempo y dinero a las organizaciones y aumenta la productividad.
• Se puede acceder fácilmente a un CMMS desde una computadora o dispositivo móvil, lo que brinda a los usuarios las herramientas para actualizar la información en tiempo real.
• La flexibilidad de un CMMS brinda a las organizaciones un sistema que se adaptará a empresas de cualquier tamaño y en cualquier industria.
Hágase las siguientes preguntas:
• ¿Es importante mantenerse por delante de la competencia?
• ¿Quieres que tu equipo trabaje más rápido?
• ¿Quieres que tu equipo sea más eficiente?
• ¿Es importante la gestión de activos?
• ¿Quieres ahorrar tiempo y dinero?
• ¿Es importante responder a los problemas de los clientes?
Si respondió "sí" a alguna de estas preguntas, ¿por qué no nos contacta hoy para una demostración gratuita y hablar con uno de nuestros especialistas en CMMS? El CMMS claramente gana al comparar... Ventajas y desventajas del mantenimiento.
¿Tiene dificultades para adoptar el sistema? Consejos prácticos de CMMS puede ayudar a impulsar la participación. Aprenda cómo herramientas de gestión de activos Impulsar la toma de decisiones informadas y reducir los costos.
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