Hojas de cálculo vs. CMMS: ventajas de las herramientas de mantenimiento modernas

CMMS frente a hojas de cálculo

¡Administrar sus operaciones de mantenimiento e instalaciones utilizando hojas de cálculo puede costarle más dinero de lo que cree!

Muchas organizaciones comienzan gestionando su mantenimiento y sus instalaciones mediante hojas de cálculo. Las hojas de cálculo son parte de un paquete de software informático estándar y están fácilmente disponibles. A medida que las empresas crecen y se mantienen por delante de la competencia, las hojas de cálculo pueden no ser la forma más eficaz de mantenerse al día con las complicadas exigencias de la gestión de operaciones. ¿Cómo afecta el uso y llenado de hojas de cálculo el tiempo, la precisión, el dinero, la satisfacción del cliente y el negocio en general de su organización?

¿CMMS u hojas de cálculo? La preocupación número uno al implementar una solución de software CMMS es el gasto. ¿Pero es realmente más caro que una hoja de cálculo? ¡Comparemos las ventajas y desventajas para que pueda tomar la decisión comercial correcta, mejorar las operaciones y ahorrar dinero!

Función

CMMS

Las hojas de cálculo

Funcionalidad	Herramientas, informes y funciones más potentes que proporcionan información en tiempo real para un análisis más profundo.	Proceso manual con capacidades y herramientas de análisis limitadas.
Fiabilidad de los datos	Los datos se introducen en una base de datos centralizada a la que pueden acceder muchas personas. De esta forma, siempre se dispone de información actualizada en tiempo real.	La actualización y combinación manual de hojas de cálculo genera errores que provocan faltas de comunicación, desperdicio de recursos, costos adicionales y demoras.
Laborioso	Los equipos de mantenimiento y gestión de instalaciones pueden actualizar la información desde cualquier lugar y en cualquier momento. La información siempre está actualizada. Se requieren pocos recursos para utilizar este sistema.	Introducir y combinar datos manualmente requiere mucho tiempo. Es posible que se necesiten recursos adicionales para gestionar y analizar los datos.
Órdenes de Trabajo	Actualizado electrónicamente desde cualquier lugar en tiempo real. La información, documentos, imágenes, manuales, etc. se almacenan y son accesibles en una base de datos centralizada.	Las copias en papel suelen perderse, extraviarse o dañarse. Verificar que los datos estén actualizados puede ser difícil y llevar mucho tiempo. Los manuales, las imágenes y otros documentos no son fácilmente accesibles.
Mantenimiento preventivo	Con el software CMMS, los usuarios pueden programar fácilmente trabajos de mantenimiento preventivo y notificar automáticamente a los técnicos cuando es necesario realizar algún trabajo.	Las hojas de cálculo no tienen un proceso de notificación para ayudar a los técnicos a administrar sus asignaciones.
Control de inventario y seguimiento de repuestos	Actualizaciones automáticas de inventario, repuestos, proveedores, etc.	Las hojas de cálculo no son flexibles y los recuentos de inventario y repuestos son manuales y no se mantienen actualizados automáticamente.
Comunicaciones	Las órdenes de trabajo se envían automáticamente al técnico correspondiente. La priorización y distribución de las órdenes de trabajo se realizan en tiempo real.	La comunicación es limitada y requiere un proceso manual para contactar a los técnicos ante cualquier cambio. Las hojas de cálculo actualizadas manualmente son propensas a errores y la información no se actualiza en tiempo real.
Base de datos centralizada	Acceso 24 horas al día, 7 días a la semana a datos desde cualquier lugar y en cualquier momento.	La recopilación y localización de datos en hojas de cálculo es un proceso manual. Los datos no están actualizados y son propensos a errores.
Actualizaciones en tiempo real	Acceso instantáneo a la actividad y el estado de la orden de trabajo.	Sin actualizaciones en tiempo real.
Informes y análisis	Cientos de informes para filtrar y extraer los datos relevantes para las organizaciones. Los informes están disponibles en cualquier momento con la información más actualizada. Los cálculos y análisis se realizan dentro de la estructura de informes.	La información debe actualizarse manualmente, por lo que los informes podrían no reflejar los datos más recientes. Los cálculos y análisis son manuales y, por lo tanto, propensos a errores.
Auditorías e Inspecciones	Actualizaciones de órdenes de trabajo en tiempo real. Los datos se actualizan y mantienen electrónicamente en una base de datos centralizada. Fácil acceso para crear y extraer datos precisos para auditorías e inspecciones críticas.	Trabajo manual y lento. Las actualizaciones no son en tiempo real, son propensas a errores y a la pérdida de hojas de cálculo. Los informes se generan manualmente y la información puede no estar disponible.
Satisfacción del Cliente	Los clientes pueden enviar una solicitud de servicio desde cualquier lugar y en cualquier momento. Se les mantendrá informados sobre el estado y el progreso de su solicitud mediante correo electrónico.	Las hojas de cálculo no pueden ofrecer la misma interacción con el cliente que un sistema CMMS. Todas las notificaciones son procesos manuales.

¿Por qué CMMS en lugar de hojas de cálculo?

• Las hojas de cálculo existen desde hace mucho tiempo, pero no ofrecen la flexibilidad y precisión de una solución de software CMMS.
• CMMS agiliza y automatiza los procesos para adaptarse a las operaciones de mantenimiento de su organización.
• CMMS ahorra tiempo y dinero a las organizaciones y aumenta la productividad.
• Se puede acceder fácilmente a un CMMS desde una computadora o dispositivo móvil, lo que brinda a los usuarios las herramientas para actualizar la información en tiempo real.
• La flexibilidad de un CMMS brinda a las organizaciones un sistema que se adaptará a empresas de cualquier tamaño y en cualquier industria.

Hágase las siguientes preguntas:

• ¿Es importante mantenerse por delante de la competencia?
• ¿Quieres que tu equipo trabaje más rápido?
• ¿Quieres que tu equipo sea más eficiente?
• ¿Es importante la gestión de activos?
• ¿Quieres ahorrar tiempo y dinero?
• ¿Es importante responder a los problemas de los clientes?

Si respondió "sí" a alguna de estas preguntas, ¿por qué no nos contacta hoy para una demostración gratuita y hablar con uno de nuestros especialistas en CMMS? El CMMS claramente gana al comparar... Ventajas y desventajas del mantenimiento.

¿Tiene dificultades para adoptar el sistema? Consejos prácticos de CMMS puede ayudar a impulsar la participación. Aprenda cómo herramientas de gestión de activos Impulsar la toma de decisiones informadas y reducir los costos.