Gestionar tareas de mantenimiento sin un sistema adecuado puede resultar en retrasos en reparaciones urgentes o en el olvido de revisiones rutinarias. Antes de que te des cuenta, te encontrarás con averías y equipos frustrados. Aquí es donde entran en juego las órdenes de trabajo.
Las órdenes de trabajo aportan orden y organización a las empresas al ayudar a los equipos a mantenerse encaminados, ahorrar tiempo, evitar averías inesperadas en los equipos y aumentar la productividad en general.
Analicemos todo en esta publicación. Repasaremos qué es una orden de trabajo, exploraremos sus diferentes tipos y cubriremos los detalles esenciales que toda orden de trabajo debe incluir.
¿Qué es una orden de trabajo?
A orden de trabajo Es una solicitud formal que indica las tareas a realizar. Se utiliza principalmente para tareas de mantenimiento o reparación. Indica el problema, quién es responsable de solucionarlo y cómo se realizará. Una orden de trabajo adecuada también incluye las herramientas necesarias para solucionar el problema, una fecha límite y la urgencia del trabajo.
Por ejemplo, supongamos que hay una fuga en una tubería en su empresa. Una orden de trabajo indicaría dónde está la fuga, qué herramientas se necesitan para repararla y qué plomero está asignado para repararla. Este artículo explica cómo crear... ordenes de trabajo perfectas que impulsan una resolución más rápida y mejoran la precisión de los informes.
Al igual que una orden ejecutiva, una orden de trabajo autoriza la acción.
Orden de trabajo vs. solicitud de trabajo
Una solicitud de trabajo es la solicitud inicial de acción. Es una forma de informar al equipo sobre un problema o la necesidad de mantenimiento. Básicamente, se les alerta de un problema que requiere atención. Una orden de trabajo, en cambio, es lo que sigue tras la aprobación de la solicitud. Es un plan de acción detallado.
En pocas palabras, una solicitud de trabajo inicia el proceso, mientras que una orden de trabajo hace que las cosas se hagan.
Tipos de órdenes de trabajo
Existen distintos tipos de órdenes de trabajo dependiendo de la tarea, su urgencia y lo que se pretende lograr con el trabajo.
1. Orden general de trabajo
Este tipo abarca tareas básicas, como limpieza, pintura, cambio de bombillas e instalación de equipos nuevos. Una orden de trabajo general se utiliza para tareas básicas y generales o para aquellas que no requieren una categoría especializada.
2. Orden de trabajo de mantenimiento preventivo
Se crea una orden de trabajo de mantenimiento preventivo para programar las tareas de mantenimiento rutinario de activos y equipos. Esto ayuda a prolongar su vida útil y a mantenerlos en buen estado. Como resultado, se reducen las averías inesperadas y el número de reparaciones importantes, además de ahorrar costos a largo plazo.
3. Orden de trabajo de mantenimiento correctivo
Esta orden de trabajo se emite para facilitar las reparaciones después de que se detecta una falla, ya sea una falla del equipo, un mal funcionamiento del sistema o problemas de instalaciones identificados durante las inspecciones u operaciones diarias.
4. Orden de trabajo de emergencia
Como su nombre indica, las órdenes de trabajo de emergencia priorizan los problemas urgentes que podrían poner en peligro la seguridad o afectar las operaciones. Por ejemplo, cortes de electricidad, fugas de gas o fallos críticos de equipos. Ayudan a minimizar los riesgos y el tiempo de inactividad.
5. Orden de trabajo de inspección
Considere esta orden de trabajo como la revisión periódica de su equipo. Se emite cuando necesita evaluar el estado del equipo, los sistemas o las instalaciones. Su objetivo es detectar pequeños problemas antes de que se conviertan en grandes problemas, como detectar piezas desgastadas antes de que fallen.
Dependiendo de lo que descubra la inspección, puede desencadenar acciones de seguimiento, como programar mantenimiento preventivo o marcar reparaciones urgentes.
6. Orden de trabajo de seguridad
Una orden de trabajo de seguridad se centra en proteger a los equipos de los riesgos laborales. Por ejemplo, reemplazar un suelo resbaladizo, reparar cables eléctricos expuestos, reparar enchufes defectuosos o reemplazar las protecciones de la maquinaria. Ayuda a prevenir accidentes y protege a los equipos de lesiones.
7. Orden de trabajo eléctrica
Una orden de trabajo eléctrica se emite específicamente para tareas relacionadas con sistemas eléctricos, como recableado, reparación de un circuito defectuoso o reemplazo de paneles defectuosos.
8. Orden de trabajo personalizada/especializada
Se desarrolla una orden de trabajo personalizada o especializada para satisfacer tareas únicas o necesidades específicas de la industria, como el mantenimiento del servidor de TI o la configuración de un espacio de trabajo temporal.
¿Qué debe incluir una orden de trabajo?
Aquí está todo lo que debe incluir una orden de trabajo:
| Detalles y descripción del trabajo | Esta sección proporciona detalles claros del trabajo, incluyendo la ubicación y cualquier otra información relevante. Por ejemplo, "Reparar el sensor de la puerta del ascensor en el ala norte". |
| Personal asignado | ¿Quién realiza el trabajo? Podría ser su técnico de mantenimiento interno o un contratista. Debe incluir su nombre y datos de contacto. Así, si hay alguna novedad, sabrá con quién contactar. |
| Cronología y prioridad | Algunos trabajos son urgentes, mientras que otros no. Las órdenes de trabajo deben tener una fecha límite clara para que todos sepan cuándo vencen las tareas. Además, se debe incluir una etiqueta de prioridad para indicar si una tarea es de prioridad baja, media o alta. |
| Materiales y herramientas necesarios | Una orden de trabajo especifica las herramientas, el equipo y los repuestos necesarios para realizar una tarea. Es útil en la etapa de planificación y ayuda a evitar retrasos por falta de suministros. |
| Procedimientos de seguridad (si los hay) | Los protocolos de seguridad deben estar claramente definidos para garantizar la seguridad y el cumplimiento de las normas de todos los involucrados en el lugar de trabajo. Por ejemplo, estos pueden incluir advertencias de peligro, requisitos de EPI o normas de acceso al sitio. |
| Campos de aprobación y firma | Para fines de rendición de cuentas, una orden de trabajo debe incluir la aprobación de un supervisor y las notas del técnico para verificar que el trabajo se realizó satisfactoriamente. |
El proceso de orden de trabajo
Las órdenes de trabajo generalmente pasan por el siguiente proceso de seis pasos:
Paso 1: Identificar la tarea
Toda tarea de mantenimiento comienza cuando un miembro del equipo detecta un problema que requiere atención. Puede ser que un miembro del personal note algo extraño o que un sensor active una alerta. A veces, simplemente aparece un recordatorio de mantenimiento en el sistema.
Paso 2: Enviar o crear la solicitud
Una vez identificado un problema, es necesario registrarlo. Si bien algunas empresas aún dependen de hojas de cálculo o formularios en papel, estos métodos pueden ser lentos y confusos. Un enfoque eficiente es utilizar un sistema de gestión de órdenes de trabajo, donde los equipos pueden ingresar rápidamente una solicitud con toda la información necesaria en tan solo unos clics.
Paso 3: Priorizar y programar
Tras registrar la solicitud, el equipo determina el nivel de urgencia. Los problemas de seguridad o las fallas críticas de los equipos son urgentes y deben priorizarse. Las demás tareas se programan según la prioridad, los recursos disponibles y la carga de trabajo.
Paso 4: Asignar y ejecutar la tarea
Las tareas se asignan al técnico seleccionado. Se le proporciona toda la información relevante, incluyendo lo que debe repararse, la ubicación, las herramientas necesarias, la fecha límite y cualquier otra instrucción específica.
Paso 5: Revisar y cerrar el pedido
Al finalizar una tarea, se revisa para garantizar que el técnico la haya realizado satisfactoriamente. Si todo salió bien, el técnico o supervisor añade las notas finales y cierra la orden de trabajo. Si algo sigue sin estar bien, la orden de trabajo se puede actualizar o reabrir.
Paso 6: Analizar y documentar los resultados
Finalmente, una vez cerrada una orden de trabajo, se convierte en una valiosa fuente de información. Muestra qué se solucionó, cuánto tiempo tardó, qué repuestos se utilizaron y si el mismo problema persiste. Al analizar estos detalles, los equipos pueden identificar patrones, monitorear su rendimiento y tomar decisiones importantes para el futuro.
Beneficios de utilizar software de órdenes de trabajo
Cambiar de métodos obsoletos, como el papel, a un software de órdenes de trabajo marca una gran diferencia. Estos son algunos de los beneficios clave:
- La información importante, como órdenes de trabajo, horarios e historial de mantenimiento, se almacena en una plataforma centralizada.
- Olvídate del papeleo manual. El proceso de aprobación es rápido y confiable.
- La colaboración en equipo mejora la comunicación entre equipos.
- Los supervisores obtienen una visión clara del progreso del trabajo, los retrasos y lo que se ha completado en tiempo real, todo desde un único panel.
- Puede realizar un seguimiento de los costos de mano de obra y materiales, lo que hace que la presupuestación y la planificación sean mucho más fáciles.
- Hace que el proceso de auditoría sea más fluido ya que cada trabajo queda registrado, organizado y listo para el cumplimiento.
- Puede generar informes instantáneamente para realizar un seguimiento del rendimiento, detectar tendencias recurrentes y tomar mejores decisiones.
Cómo eWorkOrders Facilita la gestión de órdenes de trabajo
eWorkOrders No se trata solo del seguimiento básico de tareas. Es una solución integral de gestión de mantenimiento que transforma la forma en que los equipos gestionan el trabajo, los proyectos, los activos y la comunicación. Esto es lo que convierte a nuestros servicios en una innovación:
- Accesibilidad móvil: Cree, actualice y administre órdenes de trabajo desde cualquier lugar, directamente desde su dispositivo móvil o tableta.
- Detalles detallados de la orden de trabajo: Adjunte diagramas, fotografías, archivos, esquemas, notas y manuales para que los técnicos tengan todo lo que necesitan para completar el trabajo.
- Plantillas personalizables: Crea órdenes de trabajo en tan solo unos segundos. Con eWorkOrders Plantillas de órdenes de trabajo, no tienes que empezar desde cero.
- Conserve toda la documentación pertinente: Cargue facturas, cotizaciones, registre números de piezas y cualquier otro documento crítico directamente en cada orden de trabajo.
- Comunicarse con los miembros del equipo: Colaborar con los miembros del equipo y mantener a todos informados para evitar la falta de comunicación.
- La gestión del inventario: Sepa exactamente qué piezas están en stock para evitar retrasos.
- Facilita la presupuestación y la planificación: Realiza un seguimiento del tiempo de inactividad, las horas de mano de obra y los materiales para planificar presupuestos y evitar gastos excesivos.
- Informes y KPI: El sistema genera automáticamente informes con métricas clave, lo que le ayuda a realizar un seguimiento de la eficiencia, identificar patrones y tomar decisiones basadas en datos.
Si desea que la creación y gestión de órdenes de trabajo sea cómoda y eficiente en términos de tiempo, debe proporcionar eWorkOrders Intentalo. Asegúrate de programar una demostración gratuitaGestionar quejas relacionadas con el mantenimiento es más fácil con un sistema centralizado. Seguimiento de quejas en CMMSPara una implementación más fluida, consulte estos 10 consejos prácticos para el éxito de un CMMS.
Pensamientos Finales
Un sistema de órdenes de trabajo mantiene las tareas de mantenimiento al día. Se acabaron las conjeturas y los retrasos. Con las herramientas adecuadas, como eWorkOrdersNo solo está solucionando problemas, sino que también ahorra tiempo, reduce costos y mantiene a su equipo sincronizado.
Preguntas Frecuentes
¿Qué es un ejemplo de una orden de trabajo?
Una orden de trabajo podría ser tan simple como solicitar que el técnico inspeccione y reemplace los filtros HVAC en el edificio, incluido el técnico asignado, las herramientas necesarias (filtros, escaleras) y los pasos de seguridad (apagar la energía en la primera unidad).
¿Cuál es la diferencia entre una orden de compra y una orden de trabajo?
Una orden de compra (OC) es una solicitud de bienes o servicios por parte del comprador. Una orden de trabajo, por otro lado, detalla la tarea de mantenimiento, los recursos necesarios, los datos del técnico y más.
¿Cuáles son las 5 funciones principales de una orden de trabajo?
Las cinco funciones principales de una orden de trabajo son identificar y describir la tarea, asignar la tarea al personal adecuado, asignar recursos, programar y seguir el progreso del trabajo, y registrar cuándo se completa el trabajo y brindar retroalimentación.
¿Cuál es otro nombre para una orden de trabajo?
Una orden de trabajo también se conoce como orden de mantenimiento, orden de trabajo u orden de servicio.
